Correcte e-mails schrijven

Je hebt een dringende vraag en zou graag de lesgever of een lid van de administratie daarover mailen? Geen probleem! Het is belangrijk dat je dit ook doet. Zo houden we de communicatie open, en helpen we elkaar verder. Besef ook dat je sneller antwoord zal krijgen als je de boodschap duidelijk en verzorgd verpakt. Correct mailen kan je leren door onderstaande regels te volgen.

Wanneer je deze hyperlink hebt ontvangen, betekent dat dat je mail niet op een goede manier is geschreven. Lees de regels hieronder en pas je schrijfstijl aan in de toekomst. Afhankelijk van je faculteit kiest de ontvanger van je mail voor de zachte of de harde aanpak. Bij de harde aanpak zal je je e-mail moeten herschrijven en opnieuw verzenden.

10 tips

1. Schrijf enkel noodzakelijke e-mails. Vraag je af of de informatie niet op Ufora of op de website van je faculteit staat. E-mails worden in principe binnen een redelijke termijn beantwoord. Een vraag kan je ook steeds persoonlijk stellen aan de lesgever, voor of na de les.

2. Gebruik je UGent-e-mailadres.

3. Vul een kort en duidelijk onderwerp in: vermeld eerst het opleidingsonderdeel (exact, zoals op de studiefiche)  en dan een korte omschrijving van je vraag.

   bv. Natuurkunde II - vraag over Hoofdstuk 3
   Overzicht van de historische kritiek - vraag leerstof examen
   Sociolinguïstiek - probleem groepswerk
   Instrumentele analyse II - onduidelijkheid opdracht

4. Schrijf een gepaste aanspreking: indien je deze kent,  vermeld dan de academische titel / ‘heer’ of ‘mevrouw’ plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan zo aan. Schrijf nooit enkel ‘Geachte’ of ‘Beste’ zonder naam of ander zelfstandig naamwoord. Als je een e-mail stuurt naar een onbekend persoon, vermijd dan het best 'Beste mevrouw' of 'Beste meneer' omdat je waarschijnlijk de genderidentiteit van die persoon niet kent. Opteer voor een neutrale aanspreektitel zoals 'Beste collega' of schrijf 'Beste + voor- en achternaam'.

   bv. Geachte mevrouw De Keyser
   Geachte professor Van de Walle
   Geachte dr. De Vos
   Beste collega
   Beste Kim Callens
   

5. Hou het kort en bondig.

6. Verzorg de vorm: schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens.

7. Verzorg de schrijfstijl: gebruik geen informele spreektaal, geen dialect. Denk daarbij aan je toon: ga na of je taalgebruik respectvol is.
8. Sluit je bijlage in. Controleer de bijlage voor je op 'Verzend' klikt.
9. Gebruik een gepaste slotgroet. Onderteken met ‘Met vriendelijke groeten’, ‘Met vriendelijke groet’ ... en niet met ‘m.v.g.’ of onbestaande afkortingen zoals ‘gr.’, ‘mvrgr’ … Onderteken met je voornaam, je familienaam, je opleiding en opleidingsjaar. Doe dat bij voorkeur met een automatische e-mailhandtekening. Als je naar een medewerker van de studentenadministratie een e-mail stuurt, vermeld je jouw studentennummer. Bijv.:

   Liesbeth De Corte                                                 Nathan Maeterlinck
   1ste ba - kunstwetenschappen                            2de ba - ing. – elektronica

   Nina Bloem                                                            Thom Barnabiski
   1ste ma - letteren - Duits-Spaans                        2de ma - bio-ir. - milieu

10. Lees je e-mail na op taal- of tikfouten, vooraleer je die verzendt.

Geadresseerden

Wanneer je een e-mail stuurt naar meerdere personen, zet je die niet noodzakelijk allemaal in het aan-veld. De personen die betrokken zijn bij de inhoud van je e-mail maar die je niet rechtstreeks aanspreekt, plaats je in het cc-veld (carbon copy). Personen in het bcc-veld (blind carbon copy) zijn onzichtbaar voor de andere geadresseerden.

Ben je docent?

Wijs je studenten op bovenstaande e-mailetiquette wanneer ze je een minder goede e-mail sturen.

Zet je e-mailhandtekening in de nieuwe huisstijl.

Bron

Leen Pollefliet – hoofdlector Communicatie – Faculteit Ingenieurswetenschappen en architectuur