Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen logo faculty

Uitwisseling voor vakken

Click here for the English version.

Tijdslijn

Een beknopt stappenplan vind je in de figuur. Daaronder staat meer uitleg bij elke stap. Download de tijdslijn.

Deze tijdslijn is zowel geldig voor uitwisseling in het 1ste als in het 2de semester.

Tijdslijn vakken

1. Info & Voorwaarden

Infosessies

Voorwaarden

Ben je niet zeker of je in aanmerking komt om op uitwisseling te gaan? Controleer zeker de voorwaarden waaraan je moet voldoen om te mogen vertrekken:

2. Bestemming

Bestemming kiezen

Bezoek onze International Office Partners pagina om de partnerinstellingen voor jouw opleiding te bekijken.

Als je geen UGent account hebt: neem gerust contact met ons op via om de lijsten met bestemmingen per opleiding te krijgen.

Bij je uitwisselingsaanvraag zal je gevraagd worden om een top 3 in te geven. Houd bij de keuze van je bestemmingen zeker rekening met:

  • Taal waarin de lessen worden gegeven. Wil je graag de lokale taal leren voor je vertrek? Via het Universitair Centrum voor Talenonderwijs kan je als uitwisselingsstudent aan verminderd tarief les volgen.
  • Vakken die je kan volgen aan de gastinstelling (meer info over het samenstellen van je curriculum in uitwisseling kan je verder op deze pagina vinden)
  • Academische kalender van de partnerinstelling. Als het semester bij de partner start tijdens de examenperiode van UGent kan je aan de lesgever vragen om je examen te verplaatsen, maar lesgevers zijn niet verplicht om hierop in te gaan. Soms is het ook mogelijk om het examen op afstand af te leggen onder toezicht van een contactpersoon bij de partnerinstelling.

Selectie bestemming

  • Als je voldoet aan de voorwaarden (die hierboven vermeld worden), zijn er geen verdere selectiecriteria om op uitwisseling te mogen gaan.
  • Selectie is enkel nodig indien er meer studenten voor een bepaalde bestemming hebben gekozen dan er beschikbare plaatsen zijn. In dit geval gebeurt de selectie in de eerste plaats op basis van je behaalde examenresultaten, in de tweede plaats op basis van motivering. De meeste studenten zullen naar hun 1ste keuze kunnen gaan.
  • Als je niet geselecteerd bent voor je 1ste keuze, kom je automatisch in aanmerking voor je 2de of 3de keuze.
  • Eind februari wordt bekendgemaakt naar welke bestemming je op uitwisseling mag gaan.

3. Financiering

Afhankelijk van je bestemming zijn er verschillende financieringsmogelijkheden. Meer info vind je via deze links:

Binnen de Europese Unie voorziet het Erasmus+ programma 50 euro extra en tot 4 dagen extra individuele ondersteuning voor je duurzame reis.

Meer informatie vind je in de Erasmus Study Stappenplan (zoek naar Green travel).

4. Uitwisselingsaanvraag in Oasis

Als je je bacheloropleiding niet aan UGent hebt gevolgd: vul eerst een inschrijvingsaanvraag in om je in Oasis te kunnen aanmelden. Daarna kan je de procedure volgen zoals hieronder beschreven.

Aanvraagprocedure

Ga naar oasis.ugent.be. Ga in het linkermenu naar het academiejaar van je uitwisseling, en selecteer 'Uitwisseling'.

Voor elke bestemming uit je top 3 moet je een uitwisselingsaanvraag in Oasis opmaken. Je moet dus ook voor elke bestemming een aparte motivatie schrijven.

In de Oasis handleiding vind je algemene instructies voor het vervolledigen van je uitwisselingsaanvraag. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Mobiliteitsdoel: selecteer 'Cursussen (incl. bachelor- / masterproef)'
  • Financieringskanaal: dit is afhankelijk van je bestemming
    • binnen Europa: Erasmus+ studies
    • Zwitserland: SEMP
    • buiten Europa: Beurs voor buiten Erasmuszone
  • Geplande begin- en einddatum: op onze International Office Partners pagina vind je een link naar de academische kalender of de algemene website van de gastinstelling waar je dit kan vinden. Dit hoeft nog niet precies te zijn, de effectieve begin- en einddatum kan later worden ingevuld.
  • Curriculum in uitwisseling: moet voorlopig nog niet worden ingevuld (zie 'Curriculum in uitwisseling samenstellen' verder op deze pagina)

Praktische infosessie

  • Bekijk de presentaties van de praktische infosessie op deze site.
Deadline ingeven in Oasis = 31 januari 2025 (zowel voor uitwisseling in 1ste als 2de semester)

5. Beursaanvraag (enkel nodig voor bestemmingen buiten Europa)

Studenten die binnen Europa op uitwisseling gaan en financiering via Erasmus+ of SEMP ontvangen, moeten geen aparte aanvraag voor een beurs indienen.

Voor studenten die buiten Europa op uitwisseling gaan: volg de richtlijnen die op de webpagina van de afdeling internationalisering worden vermeld. Meer over de UGent beurzen voor buiten de Erasmus+ zone vind je hier. 

Je vraagt een beurs voor buiten de Erasmuszone aan vanaf je een uitwisselingsaanvraag indient op Oasis met als financieringskanaal ‘beurs voor buiten de Erasmuszone’. Voor de selectie kijkt men ten eerste naar de academische motivatie die je in Oasis zou moeten geschreven hebben bij je uitwisselingsaanvraag. Dit is dus niet een motivatie voor je beurs, maar wel waarom die bestemming een academische meerwaarde voor jou is. Daarnaast worden ook enkele plus- en minpunten meegenomen in de selectie van de beurzen, wat die plus- en minpunten zijn kan je lezen in het document 'Richtlijnen voor studenten voor beurzen buiten de Erasmus+ zone'.

Deadline voor de uitwisselingsaanvraag met academische motivatie = 31 januari 2025
Deadline voor bijkomstige zaken i.v.m. selectie van beurzen =  Zie document 'Richtlijnen voor studenten voor beurzen buiten de Erasmus+ zone'

6. Curriculum in uitwisseling samenstellen

Infosessie

Bekijk de presentatie van de infosessie via deze site.

Procedure

  1. Bekijk via de International Office Partners pagina de studiegids van de gastinstelling en indien beschikbaar: de cursussen die ooit werden gevolgd aan je gastinstelling.
  2. Stel voor jouw uitwisseling een eigen programmavoorstel samen volgens het Excel sjabloon dat je hier kan downloaden.
    Houd hierbij rekening met:
    regels voor curriculum in uitwisseling voor studenten Biowetenschappen (campus Schoonmeersen)
    regels voor curriculum in uitwisseling voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (campus Coupure)
  3. Verstuur ten laatste 1 april jouw programmavoorstel volgens het sjabloon naar het aanspreekpunt internationalisering van jouw masteropleiding.
    Voor studenten in de bacheloropleiding: selecteer het aanspreekpunt internationalisering van de masteropleiding die je zal volgen. Hier kan je een overzicht vinden van alle aanspreekpunten per opleiding.
  4. Wanneer de opleidingsverantwoordelijke akkoord is met je voorstel, vul je curriculum in uitwisseling in via Oasis ten laatste 1 juni. Instructies hiervoor vind je in de Oasis handleiding.
  5. Laad je goedgekeurde (en dus ondertekende) programmavoorstel op bij de documenten bij je uitwisselingsaanvraag, als type 'Andere'. Noteer bij commentaar: 'Programmavoorstel'.
    Hiervoor moet het excel document naar pdf worden omgezet. Let er op dat de hyperlinks naar de studiefiches in het pdf document nog aanklikbaar zijn!
  6. De opleidingsverantwoordelijke zal online via Oasis je curriculum in uitwisseling goedkeuren (als dit overeenstemt met het besproken programmavoorstel). Je zal hiervan een automatische e-mail ontvangen. Daarna komt automatisch een handtekening en stempel van UGent op je learning agreement dat je via Oasis kan downloaden.
Deadline versturen programmavoorstel naar het aanspreekpunt internationalisering  = 1 april 2025
Deadline invullen curriculum in uitwisseling in Oasis = 1 juni 2025

7. Learning agreement

Een learning agreement is een contract tussen 3 partijen: de thuisinstelling (UGent), de ontvangende instelling en de student. Hierin worden afspraken vastgelegd over welke vakken de student aan de ontvangende instelling zal volgen en welke erkenning de student hiervoor krijgt in het curriculum aan de thuisinstelling.

Je learning agreement wordt automatisch ingevuld met de info die je in Oasis hebt ingegeven bij je curriculum in uitwisseling. Wanneer je een mail hebt ontvangen dat je positief advies hebt gekregen op je curriculum in uitwisseling zal er ook automatisch een handtekening en stempel van UGent op je learning agreement komen. 

Nadat er een positief advies is gegeven, hoef je het learning agreement niet onmiddellijk af te drukken om het te laten ondertekenen door de gastinstelling. Bekijk eerst hun instructies hierover. 

Wanneer je learning agreement door de 3 partijen (UGent, student, gastinstelling) ondertekend is, laad het dan in OASIS als type 'Learning agreement'. 

8. Applicatie bij gastinstelling

  • De centrale afdeling Internationalisering zal je nomineren bij de partnerinstelling. Voor uitwisseling in het 1ste semester gebeurt dit tegen uiterlijk half april. Voor uitwisseling in het 2de semester gebeuren de nominaties na de zomervakantie.
  • Daarna ontvang je een bericht van de partnerinstelling met instructies over hun application procedure.
  • Mocht je tegen midden mei (voor uitwisseling in het 1ste semester) of midden november (voor uitwisseling in het 2de semester) nog geen mail van de partnerinstelling ontvangen hebben , geef ons dan aub een seintje.
Respecteer de deadline van de gastinstelling!

Veel gevraagde documenten bij de inschrijving:

  • Bewijs van nominatie bij eigen universiteit: kan je zelf in Oasis downloaden via 'Attesten'.
  • Transcript of Records (= puntenlijst): kan je zelf in Oasis downloaden via 'Curriculum bewerken' en 'Puntenlijst afdrukken'. Let erop dat je de webpagina in het Engels instelt, dit kan je rechtsboven aanpassen.
  • Language certificate: als je geen officieel taalcertificaat hebt, vul dan het gepaste sjabloon in. Pas dit zoveel mogelijk aan naar jouw specifieke situatie en verstuur naar , wij zorgen voor een handtekening en stempel.

9. Confirmation of study period

  • Druk het document 'Confirmation of study period' af via Oasis.
  • Laat het luik arrival zo snel mogelijk ondertekenen eens je ter plekke bent aangekomen en laad het op in Oasis als type 'Verblijfsperiode-aankomst'.
  • Laat het luik departure ondertekenen voor je naar huis terugkeert en laad in Oasis op, als type 'Verblijfsperiode-vertrek'.

10. Wijziging curriculum in uitwisseling & learning agreement

Procedure

Als je niet alle vakken uit je voorziene curriculum in uitwisseling kan volgen bij de gastinstelling, volg dan deze stappen voor het wijzigen van je learning agreement.

  1. Na aankomst bij de gastinstelling: maak een nieuw programmavoorstel (zie sjabloon) en duid hierop aan wat er veranderd is ten opzichte van je oorspronkelijke programma.
  2. Verstuur je voorstel naar de opleidingsvoorzitter. 
  3. Na goedkeuring van je nieuwe programma moet je curriculum aangepast worden (dit moet niet in je curriculum in uitwisseling, maar in je gewone UGent curriculum):
    • als je curriculum nog niet goedgekeurd werd kan je het zelf nog aanpassen in je curriculum via Oasis. 
    • als je curriculum wel al goedgekeurd werd, verstuur je nieuwe programma naar out.fbw@ugent.be en je curriculum zal aangepast worden.
  4. Druk je 'learning agreement' of 'learning agreement wijzigingen' af via Oasis. 
  5. Laat het ondertekenen door de gastinstelling en laad het opnieuw op in Oasis.
Deadline wijzigingen 1ste semester = 15 november 2024
Deadline wijzigingen 2de semester = 11 maart 2025

Document 'Learning agreement wijzigingen'

Wat staat er op een document 'learning agreement wijzigingen'?

  • In de eerste tabel staat je oorspronkelijke learning agreement (vóór de wijzigingen)
  • In de volgende tabel staan de wijzigingen die aan je curriculum werden aangebracht
    (= geschrapte en toegevoegde vakken)

11. Transcript of records

Vraag de gastinstelling om je punten zo snel mogelijk door te sturen naar Als je de puntenlijst zelf hebt ontvangen, laad ze op in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag als type 'Transcript of Records' (puntenlijst moet ondertekend en gestempeld zijn!).

Je punten moeten ten laatste worden doorgegeven 1 week voor de bekendmaking van de examenresultaten. De examenresultaten die niet beschikbaar zijn voor de deliberaties 1ste zittijd worden behandeld tijdens de deliberaties 2de zittijd. Na de 2de zittijd wordt je deliberatie uitgesteld tot het volgende academiejaar.

De originele puntenlijst moet per post worden verstuurd naar de faculteit:
Faculty of Bioscience Engineering
Faculty Education Services
Coupure links 653 - room A0.104
9000 Ghent, Belgium

Puntenomzetting

De resultaten behaald in het buitenland worden omgezet naar UGent resultaten op basis van de facultaire omzettingstabel. Deze tabel dient als leidraad voor de omzetting. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door de facultaire Exchange examencommissie die om gemotiveerde redenen over een andere omzetting kan beslissen.

FAQ's

Mag ik verschillende keren op uitwisseling tijdens mijn opleiding?

  • Ja, een combinatie van uitwisseling voor vakken en masterproef en/of stage is mogelijk. Voor elk type mobiliteit gelden andere regels en procedures, die je op deze website kan vinden.
  • Twee keer op uitwisseling gaan voor vakken is niet toegestaan.

Wat als ik herexamens heb van UGent-vakken?

  • Bekijk de voorwaarden voor uitwisseling.
  • Je mag vragen een herexamen vroeger af te leggen, als je niet aanwezig kan zijn doordat het semester in je gastinstelling al is gestart (zie OER artikel 2, §6). Neem hiervoor contact op met de lesgever en met . Lesgevers zijn niet verplicht een alternatief examenmoment te voorzien.

Wat als ik herexamens heb aan de gastinstelling?

  • Het examenreglement van de gastinstelling is van toepassing op de vakken die je bij hen volgt.
  • Neem steeds contact op via indien je niet geslaagd bent voor één (of meerdere) uitwisselingsvak(ken).

Wat als ik al op uitwisseling moet vertrekken tijdens de examenperiode?

  • Als het semester aan de gastinstelling vroeger start dan aan de UGent, kan je vragen om je examen(s) te verplaatsen. Dit kan eventueel ook buiten de examenperiode (bv. in de inhaalweek). Lesgevers zijn niet verplicht een alternatief examenmoment te voorzien.
  • Het is ook mogelijk om je examen in het buitenland af te leggen, op hetzelfde moment zoals in Gent, onder toezicht van een contactpersoon bij de partnerinstelling. 
  • Stuur hiervoor een mail naar de lesgever en out.fbw@ugent.be.

Hoeveel studiepunten komen in mijn curriculum?

  • Je krijgt in je curriculum het aantal studiepunten van de uitwisselingsvakken zoals ze aan de partnerinstelling gelden.
  • Uitwisselingsvakken waarvoor je niet geslaagd bent zullen achteraf uit je curriculum gehaald worden en dus niet meetellen voor het behalen van je diploma.

Ben ik door UGent verzekerd tijdens mijn verblijf in het buitenland?

  • Voor je ziekteverzekering moet je bij je eigen ziekenfonds langsgaan om te informeren wat de voorwaarden zijn voor terugbetaling van kosten in het buitenland. Zorg dat je zeker een Europese Ziekteverzekeringskaart hebt, herkenbaar aan de blauwe kleur.
  • Voor de ongevallenverzekering gelden dezelfde voorwaarden als wanneer je aan de UGent les volgt.
  • Voor studenten die naar het buitenland gaan is er ook reisbijstand voorzien door UGent.
  • Denk zeker ook eens na over extra verzekeringen.

Wanneer wordt mijn Erasmusbeurs betaald?

De Afdeling Internationalisering is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmusbeurs. Meer info daarover vind je op deze website. Voor vragen kan je terecht bij .

LET OP: deze info is enkel van toepassing voor financiering via Erasmus+ studies

  • Als je in het 1ste semester op uitwisseling gaat, kan je een eerste storting verwachten in de tweede helft van november als alle formaliteiten vervuld zijn.
  • Als je in het 2de semester op uitwisseling gaat, kan je een eerste storting verwachten op het einde van de 2e verblijfsmaand, ook op voorwaarde dat alle formaliteiten vervuld zijn.
  • Als beurs- en bijna-beursstudenten kan je bij de Sociale Dienst een voorschot op je Erasmusbeurs vragen. Ook als het gezinsbudget het voorschieten van de Erasmusbeurs niet kan dragen, is na individueel financieel onderzoek een voorschot mogelijk. Lees hier de voorwaarden.

Hoe zit het met terugbetaling indien ik toch geen toestemming krijg om op uitwisseling te vertrekken (door bv. reisrisico)?

  • Financiële compensaties kunnen enkel gegarandeerd worden indien is voldaan aan verschillende voorwaarden. 
  • Er is een terugbetaling mogelijk van maximum €4500.

Vragen?

Neem gerust contact op via out.fbw@ugent.be of maak een afspraak via dit online afsprakensysteem!