Reserveren, voorwaarden en prijzen

Reserveren

Interesse om een zaal te gebruiken?

• Vul het online aanvraagformulier in.

Timing

Wees er vlug bij. Hoewel de UGent voorrang heeft op de zalen, komen ze tweemaal per jaar vrij voor aanvragen voor derden:

• Op 1 januari komen de zalen vrij voor de periode juli - december
• Op 1 juli komen de zalen vrij voor de periode januari - juni 

Voorwaarden

1. Elke zaal heeft een vaste opstelling. De gebruiker zet de opstelling na de activiteit terug.
2. De aangegeven capaciteit per zaal kan om veiligheidsredenen nooit overschreden worden.
3. De factuur wordt na de activiteit verzonden en dient uiterlijk 10 dagen na ontvangstdatum te worden betaald.

Prijzen

Organiseert u vanuit de UGent een activiteit in De Krook? Dan betaalt u de prijs aan kortingstarief. Zaal De Blauwe Vogel is in sommige gevallen, na goedkeuring, gratis voor UGent.

* Indien uw activiteit plaatsvindt na het sluitingsuur van Bibliotheek De Krook is er een extra kost van 40 euro per uur. Bibliotheek De Krook is van maandag tot en met zaterdag open tot 19u en op donderdag tot 21u.

* Een dagdeel in zaal De Blauwe Vogel bedraagt vijf aaneensluitende uren. Een dagdeel in alle andere zalen bedraagt drie aaneensluitende uren. De prijs voor een volledige dag bestaat uit de prijs van 2 dagdelen.

Samenwerken met UGent in De Krook

Activiteiten van de UGent vallen standaard onder Kortingscategorie 2. In sommige gevallen is, na goedkeuring, het gebruik van De Blauwe Vogel gratis. Dat geldt niet voor de overige zalen.

Ook kan je samenwerken met UGent in De Krook om jouw event te organiseren. Dat betekent dat we, indien gewenst, mee kunnen nadenken over het format van je activiteit, dat je bovenop gratis gebruik van zaal Blauwe Vogel ook kan beroep doen op onze technische ondersteuning en gebruik kan maken van streaming- en opname apparatuur, en we kunnen ondersteunen bij de communicatie van je activiteit.

Drie formules

Sinds academiejaar 2021-2022 voert UGent in De Krook een heldere inhoudelijke koers in functie van Comon. Er zijn drie formules waarop het UGent-personeel een beroep kan doen op het team van UGent in De Krook voor de organisatie van events in De Krook. De dienstverlening per formule verschilt:

• Formule 'Zaalverhuur': gebruik van zaal De Blauwe Vogel aan kortingstarief; technische ondersteuning tegen betaling.
• Formule 'Samenwerking met UGent in De Krook': gratis gebruik van zaal De Blauwe Vogel, met technische ondersteuning en mogelijkheid tot gratis streaming via de vaste streamingsapparatuur in zaal Blauwe Vogel; mee nadenken over communicatiestrategie; aankondiging via digitale schermen in De Krook.
• Formule 'Samenwerking met Comon': idem.

Criteria

De formule wordt bepaald op basis van de volgende criteria. Deze evaluatie gebeurt door het team van UGent in De Krook, en waar nodig in overleg met de partners Bibliotheek De Krook, imec, Avansa en Comon.

• Is het event gericht op het brede publiek?
• Is het event laagdrempelig genoeg voor het brede publiek?
• Is het event gericht op het creëren van maatschappelijke impact?
• Hoe arbeidsintensief is de organisatie van dit event voor ons team?
• Past het event binnen het jaarthema van Comon? > enkel voor formule 'Samenwerking met Comon'

Aanvragen

Vul deze informatie in via de velden 'Doelgroep' en 'Doelstelling' in het online aanvraagformulier. Of contacteer line.windey@ugent.be