Procedures voor de terugvordering van kosten

1. Vraag erkenning aan via Oasis. Het totale aantal terugbetaalbare cursussen is beperkt tot drie gespecialiseerde cursussen en één vaardigheidstraining (alleen cluster Onderzoek & Valorisatie). Als je aanvraag goedgekeurd wordt, dan krijg je een bevestigingsmail die je daarvan op de hoogte stelt.
2. Registreer voor de cursus: dit verloopt via de organisatoren van de cursus in kwestie.
3. Vraag de vakgroep om de opleidingskosten te betalen, en bezorg hen de bevestigingsmail waaruit blijkt dat je erkennings- en financieringsaanvraag goedgekeurd is (cf. stap 1). Zorg ervoor dat de opleidingskosten vooraf betaald worden. Gebruik hiervoor bij voorkeur een E-kas (E/xxxxx/xx) van uw vakgroep of promotor. Als je geen toegang hebt tot een E-kas, neem dan contact op met ariane.dhaese@ugent.be.
4. Vorder na afloop van de cursus de opleidingskosten terug. De doctoraatsstudenten dienen de volgende documenten uiterlijk drie maanden na voltooiing van de cursus in te leveren:

• A) bewijs van succesvolle deelname
• B) SAP bewijs van betaling van een E-kas van de vakgroep of de promotor (enkel Universiteit Gent). Als de opleidingskosten betaald werden door de werkgever (andere dan Universiteit Gent): gelieve doctoralschools@UGent.be te contacteren
• C) de bevestigingsmail uit stap 1

De documenten dienen opgestuurd te worden naar het Doctoral Schools Kantoor, Dienst Onderzoek, Universiteitstraat 8, 9000 Gent, doctoralschools@UGent.be.

Voor alle vragen over de terugbetalingsprocedure, gelieve een e-mail te sturen naar doctoralschools@UGent.be.

BELANGRIJK: De documenten moeten uiterlijk drie maanden na de succesvolle voltooiing van de cursus naar de Dienst Coördinatie Doctoral Schools worden opgestuurd. Onvolledige dossiers worden niet aanvaard.