Joint PhD

Wat is een joint PhD

Een joint PhD (= gezamenlijk doctoraat; cotutelle doctoraat) is een doctoraatstitel die wordt uitgereikt door twee (of meer) instellingen die de verantwoordelijkheden voor de begeleiding en coördinatie van het doctoraatstraject van een onderzoeker delen en die een gezamenlijke examenprocedure organiseren.

Een joint PhD wordt mogelijk gemaakt door een partnerschapsovereenkomst tussen de doctoraatskandidaat, de promotoren (één aan elke instelling) en de respectieve instellingen voor hoger onderwijs. Aan de kandidaat kan worden uitgereikt

een gezamenlijk diploma: er wordt één diploma uitgereikt, ondertekend door elke instelling;
een dubbel diploma: er worden twee diploma's uitgereikt, die naar elkaar verwijzen en duidelijk de naam van elke partnerinstelling vermelden, zodat ze niet kunnen worden verward met twee afzonderlijke diploma's.

In beide gevallen wordt de uitdrukking "joint PhD" gebruikt. In beide gevallen wordt de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de betrokken instellingen uitdrukkelijk op het diploma of de diploma's vermeld.

NB: een dubbel diploma mag niet worden verward met een "dubbel doctoraat": twee afzonderlijke doctoraatsdiploma's die aan dezelfde doctoraatskandidaat worden uitgereikt voor twee verschillende doctoraatstrajecten.

Wie kan een joint PhD doen?

Zowel kandidaten van de Universiteit Gent als kandidaten van andere universiteiten kunnen de procedure voor een joint PhD opstarten.

Om een joint PhD met de Universiteit Gent te doen, gelden bepaalde minimumvoorwaarden, die aan andere universiteiten anders kunnen zijn. Om de kwaliteit van het doctoraat te garanderen, moet de overeenkomst voor een joint PhD dan ook zorgvuldig onderhandeld worden, waarbij er ook moet op gelet worden dat er geen vertraging optreedt. Het moet voor alle partijen duidelijk zijn wat er verwacht wordt van de joint ¨PhD - in het bijzonder in het belang van de kandidaat.

Waarom een joint PhD?

Alle betrokken partijen - kandidaten, promotoren en universiteiten - hebben baat bij de samenwerking die een joint PhD met zich meebrengt.

Voor de kandidaten betekent een joint PhD, naast het behalen van een diploma dat het prestige geniet van meer dan één universiteit of instelling, ook de blootstelling aan verschillende wetenschappelijke omgevingen en methodologieën en de toegang tot bijkomende middelen.
Joint PhDs cultiveren geavanceerde onderzoeksvaardigheden, maar stimuleren ook de verwerving van overdraagbare vaardigheden op het gebied van loopbaanbeheer, leiderschap en persoonlijke efficiëntie, en communicatie, en tonen aan dat de kandidaten in staat zijn tot internationale mobiliteit en samenwerking. Bovendien genereert een joint PhD een breed netwerk van academische collega's en mentoren, wat de ondersteuning op professioneel vlak bevordert en ook de horizon van toekomstige werkvooruitzichten verruimt.
Voor promotoren kan het opzetten van een joint PhD de samenwerking met specifieke collega's of met een grotere onderzoeksgroep versterken en opwindende nieuwe mogelijkheden bieden op het vlak van internationaal netwerken. Het begeleiden van een joint PhD traject kan ook mogelijkheden openen voor het verkrijgen van competitieve onderzoeksbeurzen of het opzetten van nieuwe projecten.
Voor universiteiten verhoogt het ondersteunen van joint PhD-overeenkomsten niet alleen hun aantrekkelijkheid voor ambitieuze kandidaten en promotoren, maar versterkt het ook hun internationaliseringsprofiel en zet het hen op de kaart als instellingen die competitief onderzoek en onderwijs op hoog niveau stimuleren, terwijl het ook signaleert dat ze bereid zijn kennis te delen en geschikt zijn voor wereldwijde partnerschappen.

Wanneer een joint PhD doen?

Een joint PhD kan

vanaf het begin van het doctoraatstraject worden opgezet
een joint PhD worden in de loop van het doctoraatstraject
ten laatste één jaar voor het einde van het traject worden opgestart (zoals bepaald in het Onderwijs- en Examenreglement Doctoreren, Art. 39, §4)

Procedure (algemeen)

De onderhandelingen tussen de partnerinstellingen worden geformaliseerd in een joint PhD-overeenkomst - doorgaans gecoördineerd door administratief personeel van de respectieve universiteiten. Elke overeenkomst wordt individueel opgesteld en ondertekend door de doctoraatskandidaat, de respectieve promotoren, de decaan van de betrokken faculteit van de Universiteit Gent en de vicerector/voorzitter/rector van elke deelnemende universiteit of instelling. De overeenkomst bevat elementen zoals: vorm van de graad, auteurschap voor publicaties en intellectuele eigendom, samenstelling van de jury, plaats van verdediging, studiegeld, enz.

De procedure voor het opstellen van een joint PhD overeenkomst met de Universiteit Gent als een van de partnerinstellingen varieert lichtjes naargelang waar de kandidaat ingeschreven is op het moment van het opstarten van de joint PhD aan een internationale universiteit of aan een andere Vlaamse universiteit. Als je twijfelt over welke procedure op je van toepassing is, neem dan contact op met de Joint PhD-coördinatoren van de Universiteit Gent: jointphd@ugent.be.

Kandidaten moeten toegelaten zijn tot, en ingeschreven zijn aan de Universiteit Gent vooraleer een joint PhD kan worden afgerond - maar de procedure voor een joint PhD kan worden opgestart vooraleer de inschrijving voltooid is. Het is vaak verstandig om dit te doen, aangezien de onderhandeling van een joint PhD-overeenkomst veel tijd in beslag kan nemen.

Wanneer je je joint PhD wenst stop te zetten, zal je zowel je joint PhD-overeenkomst als je inschrijving als doctoraatsstudent formeel moeten beëindigen. Voor het beëindigen van je joint PhD-overeenkomst neem je contact op met jointphd@ugent.be; het beëindigen van je inschrijving als doctoraatsstudent doe je aan de hand van deze stopzettingsprocedure.

Procedure voor joint PhD met niet-Vlaamse partnerinstellingen

Onderstaande stappen zijn van toepassing op alle kandidaten die een joint PhD-overeenkomst met de Universiteit Gent en een niet-Vlaamse instelling wensen te ondertekenen.

Als je ingeschreven bent aan de Universiteit Gent, kan je naar stap 4 springen.

Zoek en contacteer een promotor aan de Universiteit Gent, en zorg ervoor dat je aan beide instellingen een promotor hebt. Let op: het hebben van een promotor aan een andere instelling maakt van je doctoraat niet automatisch een joint PhD. Tijdens je onderzoek kan je samenwerken met een externe promotor. In dat geval moet een overeenkomst inzake de intellectuele eigendomsrechten worden opgesteld. Indien de betrokkenheid van beide instellingen groot is, is het de moeite om de mogelijkheid te onderzoeken om er een joint PhD van te maken met een gezamenlijk diploma als eindresultaat.
Zorg ervoor dat aan de minimum voorwaarden van de Universiteit Gent wordt voldaan.
Houders van een buitenlands masterdiploma dienen een toelatingsprocedure te doorlopen waarbij de academische aspecten (gelijkwaardigheid van je diploma, onderzoeksvoorstel, talenkennis) worden geëvalueerd. Na afronding van de toelatingsprocedure ontvang je een toelatingsbrief van het inschrijvingsbureau. Met deze toelatingsbrief kun je je inschrijven en een visum aanvragen (indien van toepassing). Het is ook mogelijk dat je financierende instelling een kopie van de toelatingsbrief opvraagt als bewijs dat je bent toegelaten.
Bovenstaande toelatingsprocedure geldt niet voor houders van een masterdiploma uitgereikt door de BENELUX (België, Nederland of Luxemburg).
Jouw promotor zal de aanvraagprocedure moeten opstarten in Oasis: Oasis.ugent.be.
Na registratie in Oasis ontvangt je een uitnodiging van de Joint PhD-coördinatoren om enkele specifieke gegevens over jouw project in te vullen in een sjabloon voor een partnerschapsovereenkomst.
Deze informatie moet worden teruggestuurd naar jointphd@ugent.be, samen met de contactgegevens van de Joint PhD-coördinatoren bij de partnerinstelling.
De Joint PhD-coördinatoren gaan na of er een reeds bestaande partnerschapsovereenkomst bestaat tussen jouw faculteit van de Universiteit Gent en de partnerinstelling. Zo niet, dan ontvangt de promotor een infoblad in de plaats. Vervolgens wordt een samenwerkingsovereenkomst onderhandeld door de Joint PhD-coördinatoren, samen met een student-specifieke bijlage. Indien er een reeds bestaande samenwerking is, volstaat een student-specifiek aanhangsel om de overeenkomst af te ronden.
De Joint PhD-coördinatoren zullen namens de doctorandus de onderhandelingen met de partnerinstelling leiden, in samenspraak met de betrokken faculteit aan de Universiteit Gent.
Zodra de verantwoordelijken van beide partnerinstellingen (bv. de faculteit, doctoraatsschool, of gelijkwaardig) een definitief voorstel van de joint PhD-overeenkomst hebben goedgekeurd, kan het document ondertekend worden.
De handtekeningen worden verkregen van alle betrokken partijen (rectoren, decanen, promotoren, en de doctoraatskandidaat). Het ondertekeningsproces wordt beheerd door de Joint PhD-coördinatoren, en afhankelijk van de regels van de partnerinstelling kan dit handmatig op papier of elektronisch gebeuren.
je bent verplicht om je elk academisch jaar opnieuw in te schrijven totdat je jouw doctoraat met succes hebt verdedigd.

Onderhandelingen kunnen veel tijd in beslag nemen, dus start de procedure tijdig - ten laatste één jaar voor de beoogde verdedigingsdatum.

Procedure voor Joint PhD met Vlaamse Universiteiten (VLIR)

Onderstaande stappen gelden voor kandidaten verbonden aan één van de andere Vlaamse universiteiten (Universiteit Antwerpen, Vrije Universiteit Brussel, Universiteit Hasselt en KU Leuven).

Als je aan de Universiteit Gent bent ingeschreven, mag je naar stap 3 springen.

Zorg ervoor dat je aan beide instellingen een promotor hebt.
Zorg ervoor dat aan de minimale voorwaarden van de Universiteit Gent is voldaan.
In joint PhD-overeenkomsten tussen Vlaamse instellingen kan de doctorandus vrijgesteld worden van het betalen van studiegeld aan één van de instellingen. Indien dit het geval is, zal dit vermeld worden in de joint PhD-overeenkomst.
Je promotor zal de aanvraagprocedure in Oasis moeten opstarten: Oasis.ugent.be.
Na registratie in Oasis zal je een uitnodiging ontvangen van de Joint PhD-coördinatoren om enkele specifieke gegevens over jouw project in te vullen in een sjabloon voor een partnerschapsovereenkomst.
Gelieve de bijlage terug te sturen naar jointphd@ugent.be.
De Joint PhD-coördinatoren zullen de onderhandelingen leiden in naam van de kandidaat met de partnerinstelling, in samenspraak met de betrokken faculteit aan de Universiteit Gent.
Zodra de verantwoordelijken van beide partnerinstellingen (bv. de faculteit, doctoraatsschool, of gelijkwaardig) een definitief voorstel van de joint PhD-overeenkomst hebben goedgekeurd, kan het document ondertekend worden.
De handtekeningen worden verkregen van alle betrokken partijen (rectoren, decanen, promotoren, en de doctoraatskandidaat). Het ondertekeningsproces wordt beheerd door de Joint PhD-coördinatoren, en afhankelijk van de regels van de partnerinstelling kan dit handmatig op papier of elektronisch gebeuren.
je moet zich elk academiejaar opnieuw inschrijven tot je jouw doctoraat met succes verdedigd hebt.

Onderhandelingen kunnen veel tijd in beslag nemen, dus begin de procedure tijdig - ten laatste een jaar voor de beoogde verdedigingsdatum.

Voorwaarden

De Universiteit Gent heeft minimumvoorwaarden vastgelegd waaraan voldaan moet zijn vooraleer een joint PhD-overeenkomst tot stand kan komen.

De doctorandus moet

een goedgekeurd doctoraatsonderzoeksvoorstel hebben aan de Universiteit Gent (in de overeenkomst wordt de datum van toelating door de faculteit vermeld)
een promotor hebben in elke samenwerkende instelling
zich formeel inschrijven aan elke instelling en bijgevolg het studiegeld betalen
onderzoek uitvoeren aan elke instelling gedurende ten minste zes maanden
het doctoraat verdedigen aan één van de partnerinstellingen

Voor een volledig overzicht van het doctoraatsreglement van de Universiteit Gent, zie het Onderwijs- en Examenreglement Doctoreren, artikels 38 tot 58.

Mensenrechteneffectenrapportage

Om de Universiteit Gent in staat te stellen eventuele negatieve gevolgen voor de mensenrechten te vermijden, wordt de (kandidaat-)promotor aan de Universiteit Gent verzocht het Rapportageblad Mensenrechtentoetsing in te vullen.

Indien nodig kunnen (kandidaat-)promotoren zich voor advies over de mensenrechtenimpactanalyse wenden tot het Comité Mensenrechtenbeleid Internationalisering van de Universiteit Gent door een e-mail te sturen naar mensenrechtenbeleid@ugent.be.

De Universiteit Gent kiest er bewust voor om samenwerking niet uit te sluiten op basis van criteria die betrekking hebben op het land waarin een partner gevestigd is. Dit sluit echter niet uit dat de Universiteit Gent op elk moment in de toekomst zou kunnen beslissen om zich aan te sluiten bij een academische boycot tegen een bepaald land.

Financiering voor doctoraten

Op de webpagina financieringsmogelijkheden vindt je een overzicht van de verschillende financieringsmogelijkheden voor onderzoek aan de Universiteit Gent.

Aangezien de tewerkstellingssituatie aan de Universiteit Gent en alle gerelateerde sociale zekerheidsconsequenties variëren naargelang de wijze waarop het doctoraatsonderzoek gefinancierd wordt, wordt de doctoraatsonderzoeker verzocht contact op te nemen met dpo@ugent.be. Zij zullen alle nodige informatie verstrekken, rekening houdend met elk specifiek geval.

Lees meer over de richtlijnen en procedures voor financiering van inkomende mobiliteit.

Contact

jointPhD@UGent.be