Doctoral School

Informatie voor promotoren

Call for initiatives

De Doctoral School roept ZAP-leden en postdoctorale onderzoekers op om cursusfinancieringsaanvragen in te dienen voor cursussen die tegemoetkomen aan de bestaande trainingsnoden bij jonge onderzoekers.

De Doctoral School voorziet financiering voor vier verschillende formats:

(1) Verdiepende cursussen als deel van de Doctoraatsopleiding: cf. Oproep: Verdiepende cursussen + aanvraagformulier (wederkerende deadlines: 15 februari, 31 mei, 15 oktober)

(2) Multi- or Interdisciplinaire Seasonal Schools: cf. Oproep: seasonal schools  + aanvraagformulier (wederkerende deadlines: 15 februari, 15 oktober)

(3) ‘Meet the Expert’ activiteiten : cf. Oproep: ‘Meet the Expert' activiteiten (rollende deadline: indienen ten laatste 1 maand voor de start van de geplande activiteit)

(4) ‘Meet the PhD Jury’ in het kader van een doctoraatsverdediging: cf. Oproep: ‘Meet the PhD Jury’ activiteiten (rollende deadline: indienen ten laatste 1 maand voor de start van de geplande activiteit)

Cursusfinancieringsregels

 

Specialist course/Transferable skill seminar

Seasonal school

Meet the expert/Meet the PhD jury

Min. contact uren

15 voor een specialist course, 6 voor een transferable skill

20

1,5

Max. financiering[1]

€6000

€20000 (+€3000 voor een outreach event)

€1200

Algemene criteria

  1. Initiatieven dienen:

    • verband te houden met lopend doctoraatsonderzoek en een redelijk aantal UGent doctorandi aan te spreken
    • internationale experten uit te nodigen waar relevant en mogelijk
    • gratis zijn voor doctorandi van Vlaamse kennisinstellingen
    • opgesteld te worden in samenwerking met doctorandi waar mogelijk, of in de eerste plaats door doctorandi met ondersteuning van senior onderzoekers

Financieringsrichtlijnen

Als richtlijn geldt dat de totale financiering niet meer zou mogen bedragen dan 600 euro per UGent doctoraatsstudent.

De financiering kan worden gebruikt om het volgende te dekken:

  • Lichte versnaperingen, zoals koffiepauzes of zelfbediening (broodjes)lunches, tijdens de cursus (max. €15 per persoon per dag)
  • Huur van leslokalen of andere locaties (beperkt tot de tarieven in het relevante UGent-reglement); vervoerskosten voor excursies; essentieel cursusmateriaal
  • In de regel wordt aan lesgevers een forfaitair bedrag van € 100/uur betaald.[2] Mits inhoudelijke motivatie kan dit worden verhoogd tot € 200/uur voor internationale experten.
  • De reiskosten voor lesgevers worden enkel aan "economy" tarieven gefinancierd. Reiskosten dienen in verhouding te staan tot het niveau van deelname aan de cursus
  • De verblijfskosten van lesgevers mogen niet meer dan 150 euro per nacht bedragen en kunnen maximaal de duur van de cursus + één nacht dekken.
  • We vragen om de kosten te prefinancieren op een UGent (E/01) budget, en ze op het einde gebundeld terug te vorderen. De terugbetaling gebeurt enkel op basis van voorgelegde facturen en betalingsbewijzen van reëel gemaakte kosten, en enkel voor de in de begroting voorziene posten. Merk op dat we kosten die geprefinancierd werden door externe organisaties zoals VZW's niet kunnen terugbetalen, enkel kosten die op een UGent-budget geprefinancierd werden.

Financieringsrestricties

Financiering kan niet worden gebruikt ter dekking van:

  • Diners, uitgebreidere lunches, recepties

Prioriteitsrichtlijnen

Interdisciplinaire of interuniversitaire initiatieven (vooral met andere Vlaamse universiteiten) met actieve deelname van de partnerinstelling

Aanvraagformulieren

Specialist course formulier / Transferable skills formulier

Seasonal school application formulier

Call for ‘Meet the Expert' activiteiten

Call for ‘Meet the PhD Jury’ activiteiten

[1] In uitzonderlijke omstandigheden kan er financiering toegekend worden die hoger ligt dan de in deze tabel genoemde maximumbedragen. Als u van plan bent een voorstel in te dienen waarin om meer financiering dan het maximumbedrag wordt gevraagd, bespreek dit dan met de Doctoral School voordat u uw voorstel indient en zorg ervoor dat uw voorstel een inhoudelijke motivatie bevat waarom de cursus in aanmerking zou moeten komen voor extra financiering.

[2] Docenten van Vlaamse universiteiten worden geacht les te geven als onderdeel van hun aanstelling en het verdient daarom de voorkeur dat zij niet worden betaald om PhD-cursussen te geven; eventuele betalingen kunnen worden toegekend aan individuele projectfondsen die zij beheren of aan hun onderzoeksgroep.

Interuniversitaire Call: vormingsactiviteiten voor PhD’s en postdocs georganiseerd door wetenschappelijke vakverenigingen en expertisecentra 

De indieningsdeadline voor de call van 2025 is voorbij

Vele wetenschappelijke vakverenigingen en expertisecentra organiseren reeds vormingsactiviteiten die interessant kunnen zijn voor doctorandi en postdocs. Merk op dat enkel (Vlaamse/Belgische) wetenschappelijke verenigingen in aanmerking komen voor deze oproep. Andere soorten organisaties (bv. centers of excellence, lokale onderzoeksgroepen die een interuniversitaire samenwerking wensen, organisatoren van (internationale) conferenties, ...) moeten een aanvraag indienen bij andere financieringskanalen, zoals oproepen van lokale Doctoral Schools.

Om dit soort activiteiten verder aan te moedigen en te ondersteunen, hebben de Vlaamse Doctoral Schools besloten om hiervoor beurzen ter beschikking te stellen van maximum 5.000€ per activiteit van 1 dag en maximum 8.000€ voor een activiteit van meerdere dagen (het precieze toegekende bedrag zal afhankelijk zijn van de ingediende begroting). Voorbeelden van initiatieven zijn workshops, summer schools, conferenties, ….

Graag willen wij ook uw organisatie uitnodigen om initiatieven in te dienen.

De ontvankelijkheidscriteria zijn:

  •  Actieve deelname van jonge onderzoekers (bv. via hands-on activiteiten, poster- of mondelinge presentatie)
  • Participatie van jonge onderzoekers van minimaal drie Vlaamse universiteiten (bij voorkeur van alle vijf)
  • De activiteit moet passen in één of meerdere categorieën vermeld in deze bijlage.
  • Jonge Vlaamse onderzoekers (PhD/postdocs) kunnen gratis of tegen een beperkte deelnamekost deelnemen.
  • Het initiatief moeten plaatsvinden tussen 01/01/2025 en 31/12/2025.

Het toegekende budget is in de eerste plaats bedoeld om de vervoerskosten (economy class voor vluchten), hotel-/verblijfskosten (max. 250€ per dag) en het honorarium (max. 250€) van gerenommeerde internationale gastsprekers/wetenschappers te dekken. De beurs kan niet worden gecombineerd met andere financiering door lokale Doctoral Schools. (Meer informatie over de voorwaarden en subsidiabele kosten vindt u in het bijgevoegde aanvraagformulier).

Het aanvraagformulier vraagt u om de volgende informatie aan te leveren:

  • Voorziene datum/periode en plaats activiteit
  • Omschrijving van de activiteit
  • Geanticipeerd deelnemersaantal jonge Vlaamse onderzoekers (PhD/postdoc). Indien dit event in voorgaande jaren ook al heeft plaatsgevonden, gelieve het programma en het aantal deelnemers (totaal en aantal Vlaamse PhD/postdocs) te vermelden.
  • Een gedetailleerd budget. Terugbetaling van reiskosten en verblijf gebeurt op grond van originele facturen.

Nuttige informatie