De leeszaal van de bibliotheek kan gebruikt worden door de Faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur voor de organisatie van lezingen, symposia, vergaderingen en recepties, buiten de openingsuren van de bibliotheek.
De organisator kan de bibliotheek in gebruik nemen ten vroegste een half uur na sluitingstijd van de bibliotheek. Een activiteit kan van start gaan ten vroegste één uur na sluitingstijd van de bibliotheek, van maandag tot donderdag vanaf 19u, op vrijdag vanaf 17u, niet op zaterdag en zondag.
Bij reservatie dient een einduur vermeld te worden. Alle activiteiten, inclusief de ingebruikname, het wegnemen van eventuele installaties en het herstellen van de oorspronkelijke situatie, dienen afgelopen te zijn tegen 24u.
De capaciteit van de zaal is beperkt tot 90 personen.
Reserveren
De Faculteitsbibliotheek beheert de reservatiekalender. Aanvragen voor gebruik worden ingediend minimum drie weken vooraf aan het evenement via het online reserveringsformulier. Binnen de twee werkdagen ontvangt de aanvrager een bevestiging van de reservatie.
Infrastructuur
Er staan 4 niet-verplaatsbare leestafels en er zijn 40 stoelen beschikbaar. Projectieapparatuur, spreekgestoelte en geluids- en videoapparatuur zijn niet beschikbaar. De organisator dient het nodige technische materiaal, onder eigen verantwoordelijkheid, mee te brengen en gebruiksklaar te maken. Apparatuur kan worden aangesloten op de stopcontacten van de vloerdozen (capaciteit 2 P-20 A). Bij het verlaten van de bibliotheek wordt alle apparatuur terug afgebroken en meegenomen. De ruimte kan niet verduisterd worden.
Een receptie met catering kan onder voorwaarde dat de logistiek ervan in de gang achteraan of in vergaderlokaal 100.062 buiten de bibliotheek gebeurt. De cateraar krijgt enkel toegang tot de bibliotheekruimte voor de bediening van de gasten. Het materiaal wordt buiten de bibliotheek opgesteld. Het leveren van cateringbenodigdheden gebeurt via de gang aan de achterzijde van de bibliotheek. Hiervoor dient de organisator en/of cateraar af te spreken met de dagverantwoordelijke.
De bibliotheek wordt in dezelfde toestand als deze bij ingebruikname verlaten.
Personeelsinzet
Ombouw van de bibliotheek tot ceremoniële ruimte en vice versa (duur 2x1u inzet van 2 personen). De Faculteitsbibliotheek is verantwoordelijk voor de ombouw van de bibliotheek tot ceremoniële ruimte en doet hiervoor een beroep op de inzet van jobstudenten. De onkosten hiervoor worden doorgerekend aan de organisator.
Dagverantwoordelijke per evenement: Per activiteit wordt door de Faculteitsbibliotheek een dagverantwoordelijke aangesteld. De dagverantwoordelijke houdt toezicht tijdens de voorbereiding en de duur van het evenement. De dagverantwoordelijke ontvangt de sleutel en bezorgt deze terug. Hij/zij opent de bibliotheek bij aanvang van de activiteit en sluit af na afloop. Hij/zij kijkt toe op de integriteit van de collectie, maar ook op de orde en netheid van het lokaal. De Faculteitsbibliotheek doet hiervoor een beroep op jobstudenten. De onkosten hiervoor worden doorgerekend aan de organisator.
Administratie: De Faculteitsbibliotheek volgt het gebruik administratief op (aanvraag jobstudenten, aanvraag extra poetsdienst, contact huisbewaarder).
Tarief
Er dient geen huurgeld betaald te worden, enkel de onkosten gemaakt voor de inzet van de jobstudenten en huisbewaarder worden doorgerekend aan de organisator.
