Hernieuwing van de aanstelling van een assistent

Assistenten worden aangesteld voor een termijn van twee jaar, die tweemaal kan worden hernieuwd.
Een verlenging van de aanstelling van een lid van het assisterend academisch personeel kan slechts na een gunstige evaluatie.
Bij uitzonderlijk geachte omstandigheden kan een lid van het assisterend academisch personeel voor een bijkomende termijn van één jaar worden aangesteld. In het geval van zwangerschap of langdurige en ernstige ziekte tijdens de eerste, de tweede of de derde termijn van het mandaat worden de assistenten voor een bijkomende ter­mijn van één jaar aangesteld.
Voor de berekening van de maximaal toelaatbare aanstellingsduur van assistenten wordt de periode gedurende dewelke de betrokkene een studietoelage van een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap genoot voor de voorbereiding van een doctoraal proefschrift, in rekening gebracht.

Procedure voor de hernieuwing van de aanstelling van een assistent

• De assistent(e) die in aanmerking komt voor mandaathernieuwing ontvangt ongeveer 3 maanden voor het einde van zijn/haar mandaat een automatische e-mail vanuit Apollo waarin aangekondigd wordt dat zijn/haar activiteitenverslag in de e-HR-toepassing "Evaluatieproces" in Apollo klaar staat om ingevuld te worden. De assistent(e) krijgt 2 weken de tijd om het activiteitenverslag in te vullen en door te sturen naar de vakgroepvoorzitter.
  
  In het activiteitenverslag vermeldt de assistent(e) welk percentage van de totale tijd besteed werd aan de verschillende taken tijdens de vorige termijn van het mandaat (standaard worden de percentages vanuit de laatste taakomschrijving overgenomen). Dit omvat de volgende elementen:
  • onderwijs: overzicht van de taken i.v.m. bijstand bij het onderwijs van de vakgroep, uitgesplitst per academiejaar (overzicht van de bijdragen tot onderwijs, bij welke cursussen werden oefeningen begeleid, welke thesisstudenten werden begeleid ...);
  • onderzoek: titel van het doctoraat; omschrijving van de vorderingsstaat van het doctoraatsonderzoek; aanvullingen bij het overzicht van de wetenschappelijke publicaties die standaard vanuit de academische bibliografie worden overgenomen in het activiteitenverslag; overzicht van de wetenschappelijke activiteiten, studieverblijven in het buitenland, deelname aan (inter)nationale congressen, symposia en lezingen (indien een actieve bijdrage werd geleverd wordt vermeld of de bijdrage is gebeurd op uitnodiging van de organisatoren); overzicht van wetenschappelijke onderscheidingen ...;
  • dienstverlening: overzicht van de medewerking aan de interne en/of externe dienstverlening.
• Van de assistent(e) wordt eveneens verwacht dat
  • hij/zij in Apollo zijn/haar persoonlijke gegevens controleert en eventueel corrigeert in de e-HR-toepassing 'Mijn gegevens' in Apollo
  • hij/zij aan de personeelsdienst, indien het werkrooster wijzigt, een  gewijzigd werkrooster doorgeeft volgens de procedure op https://www.ugent.be/intranet/nl/loopbaan/verlof/werkrooster.htm
• Na het doorsturen van het activiteitenverslag door de assistent(e) in Apollo ontvangt de vakgroepvoorzitter hierover een e-mail. De vakgroepvoorzitter organiseert een vakgroepraadvergadering voor de bespreking van de mandaathernieuwing.
• De hernieuwing van de aanstelling van de assistent(e) wordt in de vakgroepraad besproken; indien de assistent(e) lid is van de vakgroepraad verlaat hij/zij bij de behandeling van dit punt de vergadering (gelieve dit ook te notuleren!).
• Uiterlijk anderhalve maand voor het einde van het mandaat van de assistent(e) bezorgt de vakgroepvoorzitter elektronisch het (uittreksel uit het) vakgroepraadverslag aan het decanaat. Dit verslag omvat de volgende elementen:
  • de motivering voor de hernieuwing van de aanstelling;
  • de evaluatie van de onderwijsondersteunende activiteiten en van de geleverde onderzoeksinspanningen tijdens de vorige termijn(en);
  • de vooruitzichten op het effectief behalen van een doctoraat;
  • een indicatie van het percentage van de tijd dat betrokkene aan onderzoek kan spenderen (i.e. minstens 50%).
• De vakgroepvoorzitter voert eveneens het gunstig of ongunstig advies i.v.m. de mogelijke hernieuwing van het mandaat van de assistent(e) in via de e-HR-toepassing "Evaluatieproces" in Apollo.
• De decaan ontvangt automatisch een e-mail om aan te geven dat het advies van de vakgroepraad werd ingevoerd.
• De AAP-commissie onderzoekt de aanvraag tot hernieuwing van het assistentenmandaat en beslist over de hernieuwing van het mandaat. De AAP-commissie rapporteert over haar beslissing op de eerstvolgende vergadering van de Faculteitsraad.
• Zowel de assistent als de vakgroepvoorzitter en de decaan ontvangen een automatische e-mail die de beslissing m.b.t. een al dan niet hernieuwing van het mandaat meedeelt.  Het besluit evenals de motiveringen van vakgroepraad en van de Commissie van Drie zijn vanaf dan consulteerbaar via Apollo.