Hernieuwing van de aanstelling van een doctor-assistent

Doctor-assistenten worden aangesteld voor maximaal twee termijnen van ten hoogste drie jaar.
De aanstelling voor de tweede periode kan slechts na een gunstige evaluatie van de ge­leverde wetenschap­pe­lijke on­derzoekspresta­ties. In geval van zwangerschap of langdurige en ernstige ziekte tijdens de eerste of de tweede termijn van het mandaat worden de doctor-assistenten voor een bij­komende termijn van één jaar aangesteld.

Procedure voor de hernieuwing van de aanstelling van een doctor-assistent

• De doctor-assistent(e) die in aanmerking komt voor mandaathernieuwing ontvangt ongeveer 3 maanden voor het einde van zijn/haar mandaat een automatische e-mail vanuit Apollo waarin aangekondigd wordt dat zijn/haar activiteitenverslag in de e-HR-toepassing "Evaluatieproces" in Apollo klaar staat om ingevuld te worden. De doctor-assistent(e) krijgt 2 weken de tijd om het activiteitenverslag in te vullen en door te sturen naar de vakgroepvoorzitter.
  
  In het activiteitenverslag vermeldt de doctor-assistent(e) welk percentage van de totale tijd besteed werd aan de verschillende taken tijdens de vorige termijn van het mandaat (standaard worden de percentages vanuit de laatste taakomschrijving overgenomen). Dit omvat de volgende elementen:
  • onderwijs: overzicht van de taken i.v.m. medewerking aan het onderwijs van de vakgroep gedurende het aflopende mandaat (opgave van de opleidingsonderdelen waarvoor de doctor-assistent als verantwoordelijk lesgever, medelesgever of begeleider is opgetreden), uitgesplitst per academiejaar);
  • onderzoek: omschrijving van het onderzoek, gesitueerd in het geheel van het onderzoek van de betrokken onderzoekseenheid; overzicht van de wetenschappelijke publicaties met opgave van titel, auteurs en bibliografische gegevens; overzicht van wetenschappelijke activiteiten (studieverblijven in het buitenland, door betrokkene georganiseerde internationale en nationale congressen en symposia, deelname aan nationale en internationale congressen, symposia en lezingen, lezingen aan universiteiten en wetenschappelijke instellingen, verworven kredieten, toelagen en schenkingen, dagelijkse leiding van master- en doctoraatsproefschriften …); overzicht van de wetenschappelijke onderscheidingen;
  • dienstverlening: overzicht van de interne en/of externe dienstverlenende activiteiten.
• Van de doctor-assistent(e) wordt eveneens verwacht dat
  • hij/zij in Apollo zijn/haar persoonlijke gegevens controleert en eventueel corrigeert in de e-HR-toepassing 'Mijn gegevens' in Apollo
  • hij/zij aan de personeelsdienst, indien het werkrooster wijzigt, een  gewijzigd werkrooster doorgeeft volgens de  procedure op https://www.ugent.be/intranet/nl/loopbaan/verlof/werkrooster.htm
• Na het doorsturen van het activiteitenverslag door de doctor-assistent(e) in Apollo ontvangt de vakgroepvoorzitter hierover een e-mail. De vakgroepvoorzitter organiseert een vakgroepraadvergadering voor de bespreking van de mandaathernieuwing.
• De hernieuwing van de aanstelling van de doctor-assistent(e) wordt in de vakgroepraad besproken; indien de doctor-assistent(e) lid is van de vakgroepraad verlaat hij/zij bij de behandeling van dit punt de vergadering (gelieve dit ook te notuleren!). De vakgroepvoorzitter bezorgt het elektronisch (uittreksel uit het) vakgroepraadverslag aan het decanaat. Dit verslag omvat de volgende elementen:
  • de motivering voor de hernieuwing van de aanstelling;
  • de evaluatie van de onderwijsactiviteiten en van de geleverde onderzoeksinspanningen tijdens de vorige termijn(en);
  • een indicatie van het percentage van de tijd dat betrokkene aan onderzoek kan spenderen (i.e. minstens 70%).

• De vakgroepvoorzitter voert eveneens het gunstig of ongunstig advies i.v.m. de mogelijke hernieuwing van het mandaat van de doctor-assistent(e) in via de e-HR-toepassing "Evaluatieproces" in Apollo.

• De decaan ontvangt automatisch een e-mail om aan te geven dat het advies van de vakgroepraad werd ingevoerd.
• De AAP-commissie onderzoekt de aanvraag tot hernieuwing van het doctor-assistentenmandaat en beslist over de hernieuwing van het mandaat. De AAP-commissie rapporteert over haar beslissing op de eerstvolgende vergadering van de Faculteitsraad.
• Zowel de doctor-assistent als de vakgroepvoorzitter ontvangen een automatische e-mail die de beslissing m.b.t. een al dan niet hernieuwing van het mandaat meedeelt.  Het besluit evenals de motiveringen van vakgroepraad en van de Commissie van Drie zijn vanaf dan consulteerbaar via Apollo.