Hernieuwing van de aanstelling van een praktijkassistent

Praktijkassistenten kunnen voor hernieuwbare termijnen van minimum één en maximum vijf jaar worden aangesteld.

Procedure voor de hernieuwing van de aanstelling van een praktijkassistent

De praktijkassistent(e) die in aanmerking komt voor mandaathernieuwing ontvangt ongeveer 3 maanden voor het einde van zijn/haar mandaat een automatische e-mail vanuit Apollo waarin aangekondigd wordt dat zijn/haar activiteitenverslag in de e-HR-toepassing "Evaluatieproces" in Apollo klaar staat om ingevuld te worden. De praktijkassistent(e) krijgt 2 weken de tijd om het activiteitenverslag in te vullen en door te sturen naar de vakgroepvoorzitter.

Het activiteitenverslag van de praktijkassistent(e) omvat de volgende elementen:

het overzicht van de onderwijstaken (de betrokkenheid bij de begeleiding van de oefeningen van opleidingsonderdelen)
het overzicht van de overige beroepsactiviteiten en de relevantie ervan voor het uitoefenen van het mandaat van praktijkassistent

hij/zij in Apollo zijn/haar persoonlijke gegevens controleert en eventueel corrigeert in de e-HR-toepassing 'Mijn gegevens' in Apollo
hij/zij aan de personeelsdienst, indien het werkrooster wijzigt, een gewijzigd werkrooster doorgeeft volgens de procedure op https://www.ugent.be/intranet/nl/loopbaan/omzettingaanstellingspercentage

Na het doorsturen van het activiteitenverslag door de praktijkassistent(e) in Apollo ontvangt de vakgroepvoorzitter hierover een e-mail. De vakgroepvoorzitter organiseert een vakgroepraadvergadering voor de bespreking van de mandaathernieuwing.
De hernieuwing van de aanstelling van de praktijkassistent(e) wordt in de vakgroepraad besproken; indien de praktijkassistent(e) lid is van de vakgroepraad verlaat hij/zij bij de behandeling van dit punt de vergadering (gelieve dit ook te notuleren!).
Uiterlijk anderhalve maand voor het einde van het mandaat van de praktijkassistent(e) bezorgt de vakgroepvoorzitter elektronisch het (uittreksel uit het) vakgroepraadverslag aan het decanaat. Dit verslag omvat de volgende elementen:

de motivering voor de hernieuwing van de aanstelling;
de periode waarvoor de hernieuwing van de aanstelling wordt gevraagd (min. 1 jaar; max. 5 jaar)
de evaluatie van de prestaties tijdens de vorige termijn(en); de evaluatie moet in het bijzonder aandacht besteed worden aan de inbreng van praktische ervaring.

De vakgroepvoorzitter voert eveneens het gunstig of ongunstig advies i.v.m. de mogelijke hernieuwing van het mandaat van de praktijkassistent(e) in via de e-HR-toepassing "Evaluatieproces" in Apollo.
De decaan ontvangt automatisch een e-mail om aan te geven dat het advies van de vakgroepraad werd ingevoerd.
De AAP-commissie onderzoekt de aanvraag tot hernieuwing van het praktijkassistentenmandaat en beslist over de hernieuwing van het mandaat. De AAP-commissie rapporteert over haar beslissing op de eerstvolgende vergadering van de Faculteitsraad.
Zowel de praktijkassistent als de vakgroepvoorzitter ontvangen een automatische e-mail die de beslissing m.b.t. een al dan niet hernieuwing van het mandaat meedeelt. Het besluit evenals de motiveringen van vakgroepraad en van de Commissie van Drie zijn vanaf dan consulteerbaar via Apollo.