Wat te doen bij afwezigheid?

Afwezig tijdens lessen, practica, oefeningen...

Een korte ziekteperiode die alleen impact heeft op theoretische lessen hoef je niet te melden.
Een langere ziekteperiode meld je het best aan de Facultaire Studentenadministratie (FSA) van de faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur (contactgegevens FSA, alle campussen).

Afwezig tijdens examens (periodegebonden evaluatie), tijdens tussentijdse testen, practica, oefeningen met verplichte aanwezigheid, of andere vormen van niet-periodegebonden evaluatie

Verwittig onmiddellijk de facultaire studentenadministratie (afwezig.ea@ugent.be) én de verantwoordelijke lesgever.

In je e-mail naar de studentenadministratie vermeld je verplicht:

• je naam en studentnummer
• je opleiding
• de gemiste examens of testen (inclusief de data van afname)
• de naam van de verantwoordelijke lesgever

In een aparte bijlage voeg je ook meteen een scan of een foto toe van het attest of bewijsstuk waarmee je je afwezigheid staaft voor de betreffende periode. We aanvaarden enkel attesten en bewijsstukken in pdf of jpg-formaat. Het originele attest hou je bij, maar hoef je niet langer op te sturen naar de dienst, tenzij dit specifiek wordt gevraagd.

Als het gaat om een gegronde afwezigheid bij periodegebonden evaluatie, dan vraag je meteen aan de examinator of aan de verantwoordelijk lesgever of een inhaalexamen binnen dezelfde examenperiode kan worden georganiseerd. In gezamenlijk overleg, en met kennisgeving aan het examensecretariaat, kan eventueel een andere evaluatievorm worden gebruikt.

Als het gaat om een gegronde afwezigheid tijdens niet-periodegebonden evaluatie, dan beslist de lesgever of een inhaalmoment mogelijk is, en in welke vorm.

Als gegronde redenen worden beschouwd:

• ziekte of ongeval die de deelname aan het examen verhinderen;
• het overlijden tijdens de betrokken examenperiode van een bloed- of aanverwant in de eerste of tweede graad (ouders, kinderen, grootouders, kleinkinderen, broer, zus) of van een persoon die met de student samenwoont;
• gerechtelijke redenen (bv. oproeping of dagvaarding voor een rechtbank);
• overlapping tussen examens, andere dan inhaalexamens, binnen een geïndividualiseerd traject (GIT) of modeltraject met keuzevakken (ook major/minorvakken). Met overlapping wordt bedoeld dat twee of meer examens op dezelfde dag doorgaan. De student moet hierbij voorrang geven aan het voorafgaand opleidingsonderdeel in volgorde van de modeltrajectjaren of het plichtvak (bij modeltraject). M.a.w. de student geeft voorrang aan het opleidingsonderdeel uit het laagste modeltrajectjaar en plichtvakken gaan boven keuzevakken.
• de student heeft een schriftelijk examen, ander dan een inhaalexamen, in het avondexamenblok van een dag en een schriftelijk examen, ander dan een inhaalexamen, in het ochtend examenblok van de volgende kalenderdag. In voorkomend geval geeft de student voorrang aan het opleidingsonderdeel uit het laagste modeltrajectjaar of het plichtvak (bij modeltraject);
• andere vormen van overmacht (een gebeurtenis die niets van doen heeft met de student, en die redelijkerwijze niet voorzien, verhinderd of overwonnen kon worden);
• verplichte quarantaine of isolatie.

Elke gegronde afwezigheid vereist een geldig en origineel attest of bewijsstuk, dat uiterlijk binnen de drie werkdagen (per e-mail) moet worden bezorgd aan het examensecretariaat. Bij ziekte of ongeval (of bij positieve coronatest) is een medisch attest vereist van een arts die verklaart dat hij/zij de student ten laatste op de dag van het gemiste examen/evaluatie effectief heeft onderzocht en de ziekte of de gevolgen van het ongeval zelf heeft vastgesteld. Een attest waarin enkel de verklaring van de student wordt gemeld (“dixit-attest”) of een attest dat na de ziekte of het ongeval geschreven werd (“post factum-attest”) wordt niet aanvaard. Een medisch attest over het beoefenen van (bepaalde) sportactiviteiten dient een specificiëring te bevatten van welke handelingen de student verhinderd is uit te voeren.

Zie ook artikel 75 van het Onderwijs- en examenreglement (OER).