Studentenportaal

Accommodatie voor (internationale) gasten

* English version here *

Voor wie?

Internationale (tijdelijke) gasten die (nog) niet aan de UGent zijn gekend.

  • (exchange)PhD-studenten
  • stage-lopende studenten (niet binnen een uitwisseling of diplomacontract)
  • (toekomstige) UGent'ers (personeel) 
  • (tijdelijke) bezoekers 

Locatie beschikbare wooneenheden

Huurfactuur

  • Verifieer de huurprijs van het correcte academiejaar
  • Indien de gast slechts voor een halve maand huurt, dan wordt een halve maand huur aangerekend.
  • De eerste factuur hoeft niet betaald te worden tot 3 weken na de check-in
  • Een interne verrekening binnen de UGent is eventueel mogelijk maar enkel indien de kostenplaats bij de aanvraag wordt meegedeeld.
    Na opmaak van de reservering is een wijziging helaas niet meer mogelijk.

Aanvraagvoorwaarden

Huurperiode

    • De huurperiode voor een studio is min. 2 weken en max. 6 maanden (wijziging: ook voor flats (ook al is het formulier nog niet aangepast))
    • Het is enkel mogelijk te huren per halve maand
    • Inchecken is niet mogelijk tijdens weekends met uitzondering van de maanden februari en september.

    Betaling

    • De huur is verschuldigd vanaf de startdatum van het contract. Alle algemene kosten (internet, water, elektriciteit,…) zijn inbegrepen in de huurprijs.
    • De huur kan, indien gewenst, intern verrekend worden via het WBS-element/de kostenplaats die opgegeven werd bij de aanvraag, de huurder ontvangt geen factuur. Bij een interne verrekening wordt geen waarborg aangerekend, evt. onkosten voor schade worden nadien gefactureerd.
      Wijzigingen van en naar een interne verrekening zijn na opmaak van een overeenkomst niet meer mogelijk.

    Wijzigingen en annuleringen

    • Als je een fout hebt opgemerkt in het formulier of je wenst je inschrijving te wijzigen, reageer dan zo snel mogelijk op de automatische samenvatting die je hebt ontvangen of contacteer accommodatie@ugent.be
      Zolang je geen bevestiging kreeg van accommodatie, is er GEEN wooneenheid aan je toegewezen en kun je de inschrijving nog steeds kosteloos annuleren of wijzigen.
    • Van zodra de reservatie werd bevestigd (via een bevestigingsmail), zijn annuleringen enkel nog gratis tot 3 maand voor de ingangsdatum van de aangevraagde periode.
      Enkel bij onvoorziene visum-problemen (d.w.z. tijdige aanvragen) kan de huurperiode hierna eenmalig nog gratis aangepast worden, mits dit tijdig (minstens 2 weken voor de startdatum van de reservatie) wordt gemeld bij Afdeling Huisvesting. 
    • Indien u de huurperiode wenst te wijzigen, dient u ons hier ten minste 1 maand voor de reeds genoteerde aanvangsdatum van op de hoogte te brengen. Vragen om de huurperiode van een reservatie te wijzigen zullen na deze termijn niet meer worden aanvaard en de huur zal verschuldigd zijn vanaf de originele startdatum.
    • In het geval u de aanvraag annuleert nadat de aanvraag door de afdeling Huisvesting is toegewezen (de aanvrager en de bezoeker ontvangen dan via e-mail een bevestiging van accommodatie), is een annuleringsvergoeding verschuldigd van 100 euro indien er minder dan drie maanden en meer dan twee weken tijd was tussen de annulering en de reservatie.
      Een vrijstelling is voorzien voor aanvragers die in het academiejaar waarvoor ze de aanvraag indienen, niet zullen voldoen aan de toelatingsvoorwaarden om een wooneenheid te huren (of visum-problemen ervaren) én de afdeling Huisvesting hiervan tijdig op de hoogte brengen.
    • Bij een annulering van een reservatie binnen de twee weken voor de ingangsdatum van de overeenkomst, of bij een no-show, wordt bovenop de annuleringsvergoeding een wederverhuringsvergoeding aangerekend van 2 weken huur. Een vrijstelling is enkel mogelijk bij bewijs van force majeure. 
      Een niet tijdig opgestarte visumprocedure valt hier niet onder.
    • Indien de overeenkomst reeds werd getekend, zal een annulering binnen de drie maand voor de ingangsdatum van de overeenkomst in een verbrekingsvergoeding van 2 maanden huur resulteren. Een vrijstelling is voorzien voor aanvragers die in het academiejaar waarvoor ze de aanvraag indienen, niet zullen voldoen aan de toelatingsvoorwaarden om een wooneenheid te huren (niet toegelaten aan UGent, ingetrokken academische mobiliteit...)
    • Vanaf de inwerkingtreding van de huurovereenkomst kan u (of de huurder) de huurovereenkomst beëindigen als de huurder zijn registratie aan de UGent beëindigt. De opzeggingstermijn bedraagt 1 maand. Opzegging moet per mail worden verstuurd naar de afdeling Huisvesting met opgave van de reden en bijvoegen van de nodige bewijsstukken. De opzegperiode van 1 maand gaat in op de eerste dag van de huurmaand, volgend op de ontvangst van de mail of brief.

    Welke doelgroep en aanvraagprocedure

    • PhD Doctoraatsbursalen (met of zonder Dehoussebeurs) worden voor huisvestingsaanvragen aanzien als student.
      Zij beschikken over een "Letter of Admission" en dienen zelf een kameraanvraag in te dienen via de

      OASIS-applicatie voor PhD-studenten.

    • Binnen- en buitenlandse bezoekers van andere universiteiten (al dan niet student of personeel) die niet langer dan 90 dagen doorbrengen aan de UGent en geen inschrijving, (arbeids)contract of diplomacontract zullen ondertekenen, worden aanzien als bezoeker.
      Dit kan in het kader van (en gefinancierd binnen) een wetenschappelijk uitwisselingsproject en geldt ook voor personeelsleden van andere organisaties die tijdelijk aan de UGent verblijven voor overleg omtrent of de uitvoering van een gezamenlijk project met een UGent-promotor.
      Studenten met een contract aan de UGent kunnen echter nooit een bezoekerskaart krijgen.

      Huisvesting voor bezoekers
    • Wie wordt aanzien als (internationaal) personeel?
      • Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP)
      • Administratief & Technisch personeel (ATP)
      • Wetenschappelijk personeel (Wetenschappelijk Medewerker, IOF mandaathouder), behalve doctoraatsbursalen
      • Postdoctoraal onderzoekers (postdoc bursaal, navorser, navorser met externe beurs)
      • Externe medewerkers (UZ proxies, geaffilieerd onderzoekers, ...) 
      • Stagiairs via DPO (gedetacheerde medewerkers)

    Voor bovenstaande doelgroepen kan enkel de ontvangende faculteit de juiste formulieren terugvinden om een huisvestingsaanvraag in te dienen.

    • Alle aanvragen voor een verblijf van internationaal personeel gebeuren door de vakgroep.
    • Gelieve de aanvraagvoorwaarden te lezen vooraleer u een aanvraag indient en deze te communiceren naar uw gast.
      Gelieve duidelijk aan te geven of het verblijf door het personeelslid zelf of door de vakgroep wordt betaald. Wijzigingen hierop zijn nadien niet meer mogelijk.
    • De UGent-account kan reeds tot drie maanden voor de indiensttreding worden aangemaakt voor een nieuw personeelslid via een correcte registratie bij DPO.
      Zonder deze pre-registratie via de vakgroep zal de gast geen toegang hebben tot het internet in de homes en andere Universitaire gebouwen.
    • Een aanvraag kan worden ingediend door eender welke medewerker van de ontvangende vakgroep, via één van onderstaande aanvraagformulieren.

    Aanvraagformulier personeel (NL)

    Vermeld zeker welk type wooneenheid (flat) gewenst is. 

    Contact

    Gerelateerde informatie voor uw gast