Vacatures

Word jij Praktijkassistent?

Wil jij

• je steentje bijdragen aan de opleiding tandheelkunde?
• je kennis en ervaring overbrengen naar jonge tandartsen in opleiding?
• de toekomstige tandartsen mee coachen?
• minstens 1x per week breder kijken dan de muren van je eigen praktijk?
• andere collega’s ontmoeten?

Aanbod:

• 10, 20 of 30%
• Gratis of gereduceerde inschrijving nascholingscursussen NTUGent
• Toegang tot personeelsactiviteiten en wetenschappelijke literatuur
• Door het contact met collega’s en studenten zelf elke dag bijleren!

Administratief Medewerker Onderwijs en Vakgroep

Administratief medewerker onderwijs en vakgroep Functiedetails | Universiteit Gent

Jouw opdracht

Vanuit een klein secretariaatsteam sta je samen met jouw collega’s in voor de algemene administratieve en logistieke ondersteuning van de vakgroep Mondgezondheidswetenschappen. Je komt hierbij in contact met verschillende stakeholders, waaronder professoren, onderzoekers, tandartsen, verpleegkundigen, studenten, technici, .... Dit alles gebeurt in nauwe samenwerking met de dienst Tand-, Mond- & Kaakziekten van het UZ Gent. Je rapporteert rechtstreeks aan de vakgroepmanager.

Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:

Onderwijsadministratie en logistieke ondersteuning: 

• Je staat in voor algemene administratieve en logistieke ondersteuning binnen het onderwijs dat georganiseerd wordt vanuit de vakgroep Mondgezondheidswetenschappen. Dit omvat onder meer agendabeheer, verslaggeving, gegevens verzamelen en verifiëren, lokaalboekingen, bestelling en opvolging catering, postbedeling, deelname permanentie van het secretariaat, …
• Je staat in voor logistieke en administratieve opvolging van masterproeven, seminaries, stages, cursussen, …
• Daarnaast neem je ook piekgebonden taken op, zoals de ondersteuning van de organisatie van examens (examenvragen verzamelen, examens aanmaken in programma Curios, bundels printen, planning en deelname examentoezicht, …), proclamatie, helpen bij de opstart van het academiejaar, …

Administratieve ondersteuning van de vakgroep:

• Je helpt bij de administratie en logistieke organisatie van events, zoals personeelsdag, visiedag, PhD verdedigingen, congressen, research day, …
• In functie van de noden notuleer je tijdens vergaderingen, sta je in voor verslaggeving van vergaderingen.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij dienstreizen, zoals boeking hotel, vervoer, …
• Je werkt taakoverschrijdend samen met andere ATP-leden en fungeert als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten binnen de vakgroep Mondgezondheidswetenschappen. 

De functie-invulling is dynamisch zodat een accuraat antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen de vakgroep Mondgezondheidswetenschappen.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Leen De Rooms via leen.derooms@ugent.be. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs. 
• Eerdere werkervaring in een soortgelijke functie (algemene administratieve ondersteuning) is een groot pluspunt. 
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands. 
• Je hebt kennis van de gebruikelijke softwaretoepassingen (MS Office). 

Vaardigheden en attitudes

• Je bent administratief sterk. Je bent ordelijk, goed georganiseerd en je voelt je thuis in administratieve processen.
• Je staat garant voor een professionele en dienstverlenende instelling waarbij je helder en correct communiceert.
• Je bent een teamspeler. Je bent bereid om te overleggen met collega’s, samen te werken en taken over te nemen indien nodig. 
• Na een inwerkperiode kan je zelfstandig (terugkerende) taken uitvoeren.
• Je bent flexibel in die zin dat je bereid bent om nieuwe taken op te nemen, tijdelijk bij te springen bij collega’s en je aan te passen aan de situatie. 
• Je bent bereid om bij te leren. Dit betekent dat je openheid toont naar nieuwe werkmethodes en -systemen en bereid bent om deel te nemen aan opleidingen.
• Je kan vlot schakelen tussen diverse taken en slaagt erin het helikopterzicht te behouden.
• Je bent eerlijk, betrouwbaar en integer. 
• Je bent plichtbewust en discreet.
• Je werk geeft je voldoening waarbij je een positieve werkattitude hebt.

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse C. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van hoger secundair onderwijs.

Bezorg ons ten laatste op 05-01-2025 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.

Wil je op de hoogte gehouden worden van openstaande vacatures of graag nu al aan de slag als vrijwilliger? Contacteer ons via info.ge36@ugent.be