De bibliotheek voor medewerkers

Organisatie

Bibliotheekverantwoordelijke, collectieverantwoordelijken, vakreferenten

De faculteitsbibliotheek staat in voor het logistieke en financiële beheer van de deelcollecties, maar het collectie- en aankoopbeleid blijven in handen van de vakgroep (binnen de grenzen opgelegd door de faculteit).

De vakgroep stelt hiervoor een ZAP-medewerker aan die als bibliotheekverantwoordelijke instaat voor de coördinatie en voor de contacten met de faculteitsbibliotheek.

Daarnaast heeft elke deelcollectie een eigen collectieverantwoordelijke. Ook de Afrikaanse geschiedenis heeft een eigen collectieverantwoordelijke, hoewel deze collectie voorlopig nog geïntegreerd is in de hoofdcollectie Nieuwste Geschiedenis.

Ten slotte zijn er vakreferenten. Zij staan in voor het opvolgen en aankopen van nieuwe  publicaties of oudere werken die in de collectie ontbreken. Het is de taak van vakreferenten om lijsten te maken met nieuw verschenen of ontbrekende titels. Na feedback en goedkeuring door de collectieverantwoordelijke plaatsen zij dan de bestellingen.

Bibliotheekcommissie

De bibliotheekverantwoordelijke, de collectieverantwoordelijken en de vakreferenten vormen samen met de vakgroepvoorzitter en -secretaris de bibliotheekcommissie van de vakgroep.

Deze staat in voor de interne verdeling van het vakgroep-collectiekrediet, het vastleggen van de beleidsprincipes inzake collectievorming, en het uitwerken van alle nodige praktische afspraken. Dit alles gebeurt in overleg met (en met ondersteuning van) de faculteitsbibliotheek.

Bibliotheekverantwoordelijke

Julie Birkholz

Collectieverantwoordelijken

Vakreferenten

Aankopen (acquisitiebeleid)

Hoe gaat dat?

Behalve in uitzonderlijke omstandigheden moeten alle aankopen gebeuren via het online bestelformulier.

Dit geldt ook voor individuele E-Boeken. De procedure hiervoor is exact dezelfde. Maar let op: E-Boeken voor particulieren zijn meestal goedkoper dan de print-versie, maar voor instellingen ligt de prijs van een E-Boek vaak (veel) hoger.

Waar komt het geld vandaan?

Er zijn drie geldstromen die bibliotheekaankopen financieren: het vakgroepcollectiekrediet, persoons- of projectgebonden gebonden middelen, en het centrale (facultaire) collectiekrediet.

• Het eigen (vakgroep-)collectiekrediet

Jaarlijks wordt door de faculteit een voorafname (momenteel 30%) afgehouden van de werkingsmiddelen toegekend aan de vakgroep. Dit wordt als (deel)collectiekrediet bij de faculteitsbibliotheek geplaatst. Het mag enkel gebruikt worden voor de aanschaf van boeken, tijdschriften, databanken, en eventueel andere bibliotheekmedia.

De faculteit staat in voor de financiële administratie van dit krediet, maar de vakgroep (via de bibliotheekcommissie) beslist over de besteding ervan.

Een belangrijk deel van het budget (bijna 30%) wordt uitgegeven aan tijdschriften en reeksen. De rest wordt verdeeld over de vier hoofdcollecties en de collectie vakdidactiek.

Omdat dit budget heel erg beperkt is, mogen in principe enkel de vakreferenten of de collectieverantwoordelijken bestellingen plaatsen. Aankoopsuggesties per mail zijn echter steeds welkom. Zij kunnen gericht worden aan de collectieverantwoordelijken of rechtstreeks aan de vakreferenten .

• Persoons- of projectgebonden kredieten

Het vakgroep-collectiekrediet volstaat niet. Bijna twee derde van onze bibliotheekaankopen worden met projectgelden of persoonsgebonden kredieten (zoals de bench fees van FWO of BOF) gefinancierd.

Enkel projectleiders of mandaathouders kunnen over deze gelden beschikken. Toch is er ook hier is er een taak weggelegd voor vakreferenten. Zij kunnen relevante titels suggereren aan mandaathouders en  projectleiders. Deze kunnen op hun beurt toestaan dat de vakreferenten bestellingen plaatsen met dat geld.

Bent u projectleider of beschikt u over persoonsgebonden kredieten? Dan gaat het natuurlijk het snelste als u zelf het boek bestelt  (of hiertoe opdracht geeft aan de projectmedewerker).

Tijdschriftabonnementen en ‘standing orders’ op reeksen neemt u best niet ten laste van projectmiddelen. Dat creëert problemen wanneer het project afgelopen is. Abonnementen kunnen niet automatisch worden overgenomen door de vakgroep.

Wat als je geld over hebt op het einde van je project of mandaat?

• Regel één: begin er op tijd aan. De faculteitsbibliotheek staat niet in voor de financiële administratie van project- of persoonsgebonden middelen. Dat wil zeggen dat er geen bestelbon kan opgemaakt worden die het geld voor de aankoop vastlegt. Als het boek met de factuur arriveert na de afloopdatum van uw project, kan de betaling dus niet meer uitgevoerd worden. De leveringsduur van boeken verschilt sterk van leverancier tot leverancier (en van boek tot boek). Reken dus steeds op minimaal één maand voor de factuur op de vakgroep toekomt en kijk extra goed uit in vakantieperiodes.
• Regel twee: als het om grote bedragen gaat en je weet niet meteen waaraan het geld te besteden, maar er is nog tijd genoeg om het op te maken, contacteer dan een collectieverantwoordelijke en zeg dat bestellingen voortaan ten laste van dat krediet geplaatst mogen worden.
• Regel drie: als het om grote bedragen gaat en de tijd dringt, contacteer dan de bibliotheekverantwoordelijke van de vakgroep . Zelfs als de tijdnood groot is, zijn er op maat oplossingen mogelijk.

• Het centrale (facultaire) collectiekrediet

Sommige aankopen zijn te duur of te vakgroep-overschrijdend om met vakgroep- of project/persoonsgebonden middelen gefinancierd te worden. Om deze toch te kunnen aankopen krijgt elke faculteit van het rectoraat een eigen centraal collectiekrediet.

Dit geld wordt administratief beheerd door de Boekentoren. De besteding ervan ligt in handen van een facultaire bibliotheekcommissie.

Je kan aankoopsuggesties doen via acquisitie.flw@ugent.be. Je krijgt dan een invulformulier toegestuurd waarin je de nodige argumenten en informatie kunt opgeven om de facultaire bibliotheekcommissie te overtuigen.

Opgelet: er zijn altijd meer aanvragen dan er geld beschikbaar is. Zorg er dus voor dat je een overtuigend dossier kunt samenstellen.

Wat je niet mag doen en wat je beter niet doet

Privé-bibliotheken aanleggen met overheidsgeld is onwettig

Projectgeld en persoonsgebonden kredieten zijn overheidsgeld. Aankopen met deze middelen worden wettelijk eigendom van de UGent. Het aanleggen van privébibliotheken met dit geld is misbruik maken van overheidsmiddelen. Het is juridisch strafbaar en moreel laakbaar. Het is net zo goed diefstal als wanneer je boeken uit de bibliotheek zou ontvreemden.

Schaduwbibliotheken zijn onwenselijk

Het plaatsen van boeken in kantoorruimtes van de vakgroep kan legitiem zijn wanneer het gaat om essentiële werkinstrumenten, of afgevoerde dubbels.  Maar het creëren van ‘schaduwbibliotheken’ in kantoorruimtes van de vakgroep is onwenselijk. Het leidt tot dubbel-aankopen en de werken zijn enkel beschikbaar voor insiders.

Als medewerker kan u een boek van de faculteitsbibliotheek zes maanden ontlenen en het drie maal verlengen. Dat zou ruim moeten volstaan voor normale werken. Gaat het essentiële werkinstrumenten, probeer het werk dan dubbel aan te kopen (één maal voor de bibliotheek, één maal voor de vakgroep), maar toets dit af met de bibliotheekverantwoordelijke en laat de titel registreren in Aleph.

Vermijd eigen (online) aankopen

Als je zelf een boek online aankoopt, ligt het misschien sneller op jouw bureau, maar het duurt vaak maanden tot jaren (!) voor het in de bibliotheek belandt en dus ook voor anderen beschikbaar is.

De acquisitiedienst van de faculteitsbibliotheek staat in voor alle aankopen van bibliotheekmateriaal. Zij plaatst de bestellingen ingevoerd in het online bestelformulier. Dit gebeurt via Aleph, zodat het werk onmiddellijk in de catalogus is opgenomen (met de code ON ORDER). Wanneer de bestelling toekomt, wordt deze genummerd en in de kast met nieuwe aanwinsten geplaatst. Dubbelaankopen worden zo vermeden en er wordt heel wat werk mee uitgespaard.

Als het om een dringende aankoop gaat, kunt u dit melden op het online bestelformulier. De bestelling wordt dan binnen de 24u geplaatst en na aankomst binnen de 48 uur verwerkt en voor jou gereserveerd (dit zijn de reële cijfers voor 2016, geen streefcijfers) De leveringsduur verschilt sterk van de ene leverancier tot de andere, maar je kan in het bestelformulier aangeven welk leverancier (volgens jou) de snelste is. Ook de acquisitiedienst maakt gebruik van Amazon voor spoedbestellingen!

We vatten het nog even samen