Schenkingen

Begrenzing aard collecties:

• Voor boeken die ouder zijn dan 100 jaar en voor tijdschriften verwijst de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte (LWBib) naar de Boekentoren. Het is vervolgens aan de collectiebeheerder van de Boekentoren om een inschatting te maken of de aangeboden collectie door de Boekentoren wordt opgenomen.
• Voor zaken anders dan boeken of audiovisuele materialen verwijst LWBib naar het archief van de UGent en/of naar het GUM.

Procedure:

• Een schenking gebeurt door de persoon die de collectie heeft samengesteld en wordt steeds bemiddeld door een ZAP-lid van de faculteit (de bemiddelaar) of door de collectiebeheerder van de Boekentoren.
• De bemiddelaar stelt een voorstel tot schenking op. In dit voorstel:
  • wordt de meerwaarde van de aangeboden collectie aangetoond (meerwaarde voor actueel onderzoek aan de faculteit en/of het unieke karakter van de aangeboden schenking en/of de volledige dekking van een onderwerp door de schenking en/of draagt bij aan de uitbouw van een speerpuntcollectie).
  • geeft de betrokken collectieverantwoordelijke (verbonden aan de vakgroep) aan dat hij/zij akkoord gaat met de opname van de schenking en engageert hij/zij zich om een vergelijkbaar aantal boeken uit de openkast-collectie te deselecteren.
• Dit voorstel wordt geëvalueerd door de collectiemedewerkers binnen LWBib. Onderlinge afspraken tussen leden van vakgroepen of onderzoeksgroepen met potentiële schenkers zijn niet bindend.
• Alvorens wordt overgegaan tot een schenking dient de bibliothecaris zijn akkoord te geven en wordt er een schenkingsovereenkomst tussen de schenker en LWBib ondertekend waarin de modaliteiten van de schenking worden vastgelegd.
• De schenker of de bemiddelaar onderzoeken zelf of de aangeboden titels reeds aanwezig zijn in de collectie van de UGent. Boeken die reeds aanwezig zijn, worden niet aanvaard.
• De schenker of de bemiddelaar is verantwoordelijk voor de logistiek (verpakking, vervoer en tijdelijke stockage van de schenking).

Expertise

• LWBib is steeds bereid de schenker en/of de bemiddelaar advies te geven en know-how en expertise ter beschikking te stellen om mee naar oplossingen te zoeken