Registratie en inschrijven

Belangrijke data

• Aanvraag indienen om een doctoraat te mogen starten:
  via de faculteitsraad, volg de timing voor het indienen van voorbereidende stukken voor de raad
• Herinschrijven en laatste inschrijving:
  binnen de jaarlijkse inschrijvingsperiode
• Aanvraag tot wijziging van je inschrijving:
  via de faculteitsraad, volg de timing voor het indienen van voorbereidende stukken voor de raad

Eerste inschrijving

De eerste stap bij een doctoraat is het bekomen van de facultaire toelating tot inschrijving. Studenten die een Belgisch of een internationaal masterdiploma behaalden volgen dezelfde procedure.

Hoe?

• Je administratief verantwoordelijk promotor (of proxy) start de procedure via Oasis op. Je ontvangt een mail nadat je promotor alle noodzakelijke gegevens met betrekking tot het doctoraat invulde (onderwerp, begeleiders, type financiering enz).
• Je controleert deze gegevens en voegt verdere informatie toe met betrekking tot jouw persoonlijke situatie.
• Nadat alle gegevens en documenten toegevoegd zijn in Oasis dient de promotor de elektronische aanvraag in bij de faculteit. De facultaire studentenadministratie (FSA) brengt je aanvraag voor op de faculteitsraad en deelt je naderhand de beslissing mee.
• Indien je je voor een joint PhD wil inschrijven, moet je een aantal bijkomende richtlijnen volgen.
• Indien je je voor een interdisciplinair doctoraat wil inschrijven, moet je een aantal bijkomende richtlijnen volgen.

De deadline voor het voltooien van je aanvraag in Oasis is de uiterste datum voor het indienen van voorbereidende stukken voor de faculteitsraad. Op basis van de documenten geeft de faculteitsraad een positief of negatief advies over je aanvraag tot doctoreren.

Doctoraat in de Kunsten. Bemerk dat de faculteitsraad bij dit type doctoraat enkel over een aanvraag tot eerste inschrijving kan beslissen indien er een advies is van de School of Arts van de HoGent.

Na de faculteitsraad ontvang je een e-mail met het advies van de faculteitsraad. Het advies van de faculteitsraad kan gekoppeld zijn aan de verplichting om een doctoraatsopleiding te volgen.

• Bij een positief advies ontvang je een mail met gegevens om je inschrijving te voltooien. Studenten met een internationaal diploma ontvangen bij een positief advies een Letter of Admission met gegevens om je inschrijving te voltooien.
• Bij een negatief advies kan je de nodige aanpassingen doorvoeren. In voorkomend geval wordt je aanvraag opnieuw behandeld op een volgende faculteitsraad.

Bij de eerste inschrijving betaal je de helft van het reguliere inschrijvingsgeld.

Jaarlijkse herinschrijving

Elk academiejaar moet je je opnieuw inschrijven en dit tot je doctoraatsproefschrift met succes is verdedigd. Deze verplichting geldt voor alle doctoraatsstudenten, ongeacht de aanstellingsvorm en de financieringsbron.

Belangrijk: je administratief verantwoordelijk promotor moet op basis van een uitspraak van de leden van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) een gunstig advies bij je zelfreflectierapport registreren alvorens je kan herinschrijven.

• Bij een ongunstig advies beslist de decaan binnen de 60 kalenderdagen of de doctoraatsstudent zich wel of niet kan herinschrijven voor het volgende academiejaar, na consultatie van de Bijzondere Commissie Doctoraten.
• Indien een promotor niet langer voor de begeleiding van het doctoraat wenst in te staan en indien blijkt dat het doctoraatsonderzoek toch binnen een redelijke termijn kan worden afgewerkt, brengt de administratief verantwoordelijk promotor een ongunstig advies uit. In dit geval vraagt de Bijzondere Commissie Doctoraten informatie op bij de leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en formuleert zij een advies aan de faculteitsraad, die kan beslissen om een nieuwe promotor aan te stellen.

Een jaarlijkse herinschrijving is gratis en dient te gebeuren binnen de klassieke inschrijvingsperiode (jaarlijks vanaf 15 juni en vóór 1 oktober). Buiten deze periode ben je gebonden aan de regels van laattijdig inschrijven en dien je contact op te nemen met de Doctoral Schools (doctoralschool@ugent.be) om te kunnen herinschrijven.

Laatste inschrijving

Ook in het jaar waarin je je proefschrift zal verdedigen, moet je herinschrijven. Een inschrijving voor het doctoraatsexamen is immers enkel mogelijk indien je op dat ogenblik bent ingeschreven als doctoraatsstudent. Zorg er dus voor dat je op het moment van je openbare verdediging ingeschreven bent voor het lopende academiejaar. Tijdens de laatste inschrijvingsperiode ben je het resterende inschrijvingsgeld verschuldigd. Je krijgt een uitnodiging tot betaling nadat je de toelating hebt gekregen om je proefschrift openbaar te verdedigen. Zorg voor een snelle betaling: dit verhoogt de kans dat je je doctoraatsdiploma meteen meekrijgt na de succesvolle openbare verdediging van je proefschrift.

Je inschrijving wijzigen

Het kan soms nodig zijn om wijzigingen aan je inschrijving aan te brengen (de beoogde doctorstitel verandert, je promotor wordt vervangen, de taal van het proefschrift wijzigt, etc.). Elke wijziging aan de gegevens van je inschrijving moet officieel worden geregistreerd.

Bij een wijziging van de beoogde doctorstitel, binnen dezelfde faculteit, dien je contact op te nemen met de centrale studentenadministratie. Indien je een doctorstitel beoogt die door een andere faculteit wordt aangeboden, dien je opnieuw de procedure ‘eerste inschrijving’ te doorlopen. In Oasis geeft je administratief verantwoordelijk promotor aan dat je reeds als doctoraatsstudent was ingeschreven.

Voor een wijziging van een promotor, de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC), de taal van het proefschrift, het onderwerp of onderzoeksthema, vul je het aanvraagformulier wijziging in. Je bezorgt het formulier via fsa.lw@ugent.be aan de facultaire studentenadministratie (FSA) die de wijziging aan de faculteitsraad voorlegt. Volg de timing voor het indienen van voorbereidende stukken voor de faculteitsraad. 

Een aanvraag tot wijziging kan steeds worden ingediend. Na de beslissing van de faculteitsraad ontvang je hierover een mail van de facultaire studentenadministratie (FSA).

Doctoraat in de Kunsten. Bemerk dat de faculteitsraad enkel kan beslissen over een aanvraag tot wijziging van je inschrijving indien er een advies is van de School of Arts van de HoGent.

Inschrijvingsgeld en bench fee

Inschrijvingsgeld

De doctoraatsstudent schrijft zich jaarlijks in voor het doctoraat en voor de doctoraatsopleiding. Bij de eerste inschrijving betaalt de doctoraatsstudent de helft van het reguliere inschrijvingsgeld. Alle tussentijdse inschrijvingen zijn gratis. Nadat het doctoraat is neergelegd wordt de doctoraatsstudent uitgenodigd om het resterende inschrijvingsgeld te betalen.

Bench fee

Om te voorkomen dat studenten zich aanmelden om te doctoreren zonder dat zij over de nodige werkingsmiddelen beschikken, heeft de UGent met ingang van het academiejaar 2017-2018 een bench fee regeling ingevoerd: aan doctoraatsstudenten die geen arbeidsrechtelijke overeenkomst hebben met de UGent, het FWO of VLIR-UOS, wordt een werkingsbudget van 4.480 euro per aangevat academiejaar gevraagd.

Het grootste deel van deze middelen wordt ter beschikking gesteld van de promotor om de student toe te laten op kwaliteitsvolle wijze onderzoek te verrichten (gebruik studiematerialen, labo’s, apparatuur, deelname aan congressen of seminaries, etc.).

De promotor kan de doctoraatsstudent vrijstellen van het betalen van de bench fee (vraag via de inschrijvingsaanvraag in Oasis). Doctoraatsstudenten die via hun (externe) financiering een bench fee krijgen, worden in de regel niet vrijgesteld.