Neerlegging en beoordeling

Belangrijke data

• Neerleggen van het doctoraat:
  via de faculteitsraad, volg de timing voor het indienen van voorbereidende stukken voor de raad. Zorg ervoor dat de gegevens tegen dan in Plato ingevuld zijn en dat ook de digitale versie van het doctoraat tegen dan in Plato opgeladen is. De eventuele nodige papieren exemplaren kunnen tot 16u de dag vóór de Faculteitsraad ingediend worden bij de facultaire studentenadministratie
• Schriftelijke beoordelingen:
  de experten in de leescommissie laden minimum 7 werkdagen vóór de eerste zitting hun schriftelijke beoordelingen op in Plato. De rapporteur doet dit minimum 4 werkdagen vóór de eerste zitting. De doctoraatsstudent en alle leden van de examencommissie kunnen de verslagen minimum 4 werkdagen vóór de eerste zitting via Plato raadplegen
• Eerste gedeelte van de verdediging (eerste zitting):
  minimum 30 kalenderdagen en maximum 90 kalenderdagen na de faculteitsraad (opgelet: indien binnen deze termijnen een kerst-, paas- of zomerreces valt, kunnen deze termijnen worden verlengd met de duur van het reces)
• Openbare verdediging (tweede zitting):
  minimum 5 kalenderdagen en in principe binnen de 60 kalenderdagen na de eerste zitting, behoudens akkoord van de doctoraatsstudent met een aangepaste datum
• Getuigschrift doctoraatsopleiding:
  alle doctoraatsstudenten ontvangen (automatisch) het certificaat van de doctoraatsopleiding na een succesvolle verdediging van hun proefschrift. Het certificaat erkent de opleiding(en) die doctoraatsstudenten hebben gevolgd

Bijkomende publicatievoorwaarde

De faculteit hanteert de regel dat een proefschrift maar kan worden neergelegd op voorwaarde dat de doctoraatsstudent minstens één aanvaarde peer reviewed publicatie heeft (artikel of hoofdstuk in een boek). Deze publicatie moet bij de neerlegging van het proefschrift opgeladen zijn in Biblio (de academische bibliografie van de UGent).

• Bij een joint PhD geldt de regelgeving van de universiteit waar het proefschrift wordt verdedigd.
• Overgangsmaatregel voor wie volledig op eigen middelen doctoreert. Doctoraatsstudenten die al vóór het academiejaar 2023-2024 als doctoraatsstudent waren ingeschreven (en dit ononderbroken bleven/blijven), die het schrijven van hun doctoraat exclusief met eigen middelen financieren en die dit attesteren met een verklaring op eer van de promotor en van henzelf, zijn vrijgesteld van de bijkomende publicatievoorwaarde.

Doctoraat op artikels

Een proefschrift dat is gebaseerd op artikels in wetenschappelijke tijdschriften moet aan een aantal specifieke criteria voldoen. De vaststelling dat een neergelegd proefschrift aan elk van deze criteria beantwoordt, doet op geen enkele wijze afbreuk aan de autonome bevoegdheid van de examencommissie om te beslissen over de vraag of een proefschrift ontvankelijk is.

Neerlegging

Alvorens het proefschrift kan worden beoordeeld, moet het officieel worden neergelegd op de faculteitsraad. De faculteitsraad beslist over de aanvaarding van de neerlegging en legt de samenstelling vast van de examencommissie die je proefschrift zal beoordelen. De neerlegging wordt voorafgegaan door een advies van de leden van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en je moet voldoen aan de bijkomende publicatievoorwaarde.

• Verdere info voor de doctoraatsstudent
• Verdere info voor de administratief verantwoordelijk promotor

In het geval van een joint PhD geldt de regelgeving van de universiteit waar het proefschrift wordt verdedigd. Opgelet: ook wanneer de verdediging niet aan de UGent plaatsvindt, moet het proefschrift voor de aanvang van het doctoraatsexamen aan de UGent worden neergelegd. Neerleggen van een joint PhD met externe verdediging kan niet via Plato, maar enkel via het formulier neerlegging doctoraat met verdediging buiten UGent (.doc).

Samenstelling examencommissie

Een examencommissie telt vijf tot acht stemgerechtigde leden:

• voorzitter: vaste voorzitter per vakgebied (tenzij anders aangeduid door de decaan), stemgerechtigd
• leescommissie: drie, bij voorkeur vier en maximum zes leden, aangeduid op basis van hun bijzondere expertise met betrekking tot het proefschrift, stemgerechtigd
• rapporteur: lid aangeduid door de opleiding, stemgerechtigd

Minstens de helft van deze leden is aangesteld aan de UGent. Ten minste twee van deze leden komen van buiten de faculteit, ten minste één van buiten de UGent. DBC-leden kunnen nooit meer dan de helft van het aantal leden van de leescommissie vormen en kunnen niet optreden als voorzitter of rapporteur. Minstens de helft van de leden heeft een doctoraat. Coauteurs van een publicatie die integraal deel uitmaakt van het proefschrift kunnen geen deel uitmaken van de stemgerechtigde leden van de examencommissie. De examencommissie kan worden aangevuld met de promotor(en), maar deze zijn niet-stemgerechtigd.

Eerste beoordeling

Met uitzondering van de voorzitter stelt elk stemgerechtigd lid van de examencommissie een schriftelijke beoordeling van het proefschrift op. De (drie tot zes) leden die werden aangesteld omwille van hun bijzondere expertise met betrekking tot het proefschrift (de zgn. ‘leescommissie’), beoordelen het volledige proefschrift en besteden daarbij extra aandacht aan de hoofdstukken die aansluiten bij hun expertise. Ook het door de opleiding voorgedragen ander stemgerechtigd lid (de ‘rapporteur’) brengt kort verslag uit, op basis van de expertenverslagen.

Deze schriftelijke beoordelingen van de leescommissie en de rapporteur worden respectievelijk minimum zeven en vier werkdagen vóór de bijeenkomst voor de eerste beoordeling opgeladen in Plato.

De doctoraatsstudent en alle leden van de examencommissie kunnen de verslagen minimum 4 werkdagen vóór de eerste zitting via Plato raadplegen. Indien één of meerdere verslagen niet tijdig worden overgemaakt, kan de doctoraatsstudent vragen om de bijeenkomst voor de eerste beoordeling uit te stellen.

De eerste beoordeling van het proefschrift vindt plaats ten minste 30 kalenderdagen en ten hoogste 90 kalenderdagen na de aanstelling van de examencommissie. Deze maximale termijnen worden geschorst door de recessen: indien binnen deze termijnen een kerst-, paas- of zomerreces valt, kunnen deze termijnen worden verlengd met de duur van het reces.

De bijeenkomst van de examencommissie voor de eerste beoordeling van het proefschrift is niet openbaar. Tijdens deze bijeenkomst hoort de examencommissie de doctoraatsstudent over het proefschrift en beoordeelt zij het proefschrift en de waarde van het onderzoek. De bijeenkomst bestaat uit drie fases, waarbij de doctoraatsstudent enkel tijdens de tweede fase aanwezig is:

• De leden van de examencommissie overlopen en bespreken de opgestelde verslagen.
• De doctoraatsstudent wordt door de examencommissie gehoord. Dit gebeurt in het Nederlands of het Engels, tenzij anders vastgelegd door de faculteitsraad. Alle commissieleden dienen de gebruikte taal (minstens passief) te kennen. Er vindt een inhoudelijke discussie plaats tussen de leden van de examencommissie en de doctoraatsstudent.
• De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren op basis van (1) de schriftelijke beoordelingen opgesteld door de stemgerechtigde leden en (2) het horen van de doctoraatsstudent.

De examencommissie kan slechts geldig vergaderen indien ten minste drie vijfden van de stemgerechtigde leden, al dan niet via videoconferentie, aanwezig zijn. Leden van de examencommissie dienen gedurende de ganse bijeenkomst minimaal telefonisch bereikbaar te zijn. Na goedkeuring door de examencommissie wordt het deliberatieverslag via Plato aan de doctoraatsstudent en de promotoren bezorgd.

De deliberatie levert één van de volgende uitspraken op:

• Toelating tot het tweede examengedeelte, waarna een datum voor de openbare verdediging wordt afgesproken. De examencommissie kan aan de doctoraatsstudent vragen om vooraf kleine correcties aan te brengen.
• Toelating tot het tweede examengedeelte na het aanbrengen van correcties in het proefschrift. Deze moeten binnen een redelijke door de examencommissie opgelegde termijn kunnen worden uitgevoerd. Er wordt tegelijk een datum voor de openbare verdediging voorgesteld.
• Geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen.

In het tweede geval dient de doctoraatsstudent het proefschrift opnieuw in binnen de opgelegde termijn en wordt hieraan een begeleidend schrijven toegevoegd waarin wordt geduid hoe en waar de gevraagde correcties werden aangebracht (of waarom bepaalde correcties niet werden aangebracht). Indien aan de gevraagde correcties onvoldoende gevolg werd gegeven, kan de examencommissie vooralsnog beslissen om geen toelating te geven tot het tweede examengedeelte.

In het derde geval kan de doctoraatsstudent in overleg met de promotor(en) beslissen om het onderzoek verder te zetten en kan een herwerkt proefschrift in een latere fase opnieuw worden neergelegd.

Openbare verdediging

In het tweede examengedeelte verdedigt de doctoraatsstudent mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. De openbare verdediging duurt één tot twee uren. De zitting start met een korte uiteenzetting van maximum 20 minuten door de doctoraatsstudent, waarna de leden van de examencommissie vragen kunnen stellen. De zitting verloopt in het Nederlands of in het Engels, tenzij door de faculteitsraad anders vastgelegd.

De datum van deze openbare verdediging kan pas definitief worden vastgelegd na de deliberatiebeslissing over de eerste beoordeling door de examencommissie. De openbare verdediging vindt ten vroegste vijf kalenderdagen na deze deliberatiebeslissing plaats en in principe binnen de 60 kalenderdagen na deze beslissing, behoudens akkoord van de doctoraatsstudent met een aangepaste datum.

De examencommissie kan slechts geldig vergaderen indien ten minste drie vijfden van de stemgerechtigde leden, al dan niet via videoconferentie, aanwezig zijn.

Bij een positieve beslissing van de examencommissie na de openbare verdediging kan één van de promotoren een laudatio uitspreken over de doctoraatsstudent en het proefschrift.

Praktische organisatie

Eerste beoordeling

De promotor en de doctoraatsstudent staan in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling. Indien bepaalde leden van de examencommissie via videoconferentie aan de eerste beoordeling deelnemen, wordt dit aangeduid in Plato. De voorzitter van de examencommissie zorgt voor de verspreiding van de videolink.

Openbare verdediging

De promotor en de doctoraatsstudent staan in voor de praktische organisatie van de openbare verdediging (vastleggen en opstellen zaal, eventuele aanvraag videoconferentie, catering, eventuele receptie achteraf, etc.).

Reis- en verblijfskosten van de externe leden van de examencommissie

Voor praktische zaken omtrent de reis- en verblijfskosten van de externe leden van de examencommissie kan contact worden opgenomen met de administratief verantwoordelijk promotor van het proefschrift.

Toga’s

Aan de faculteit Letteren en Wijsbegeerte is het gebruikelijk dat de leden van de examencommissie een toga dragen (indien zij daartoe gemachtigd zijn), maar dit is niet verplicht. Vaak wordt de keuze aan de doctoraatsstudent gelaten. Toga’s in de kleuren van de faculteit kunnen worden gereserveerd en afgehaald op het Onthaal (Blandijnberg 2, lokaal 100.016, contactadres: logistiek.lw@ugent.be). De administratief verantwoordelijk promotor neemt hiervoor het initiatief.

Baret en cadeautje van de faculteit

De baret en het cadeautje van de faculteit voor de geslaagde doctoraatsstudent wordt vóór de tweede zitting (openbare verdediging) door de voorzitter van de examencommissie bij de facultaire studentenadministratie opgehaald.