Mijn rol als doctoraatsstudent

Je zorgt voor de gedegen uitvoering van je doctoraatsonderzoek, zodat het kan resulteren in een proefschrift.
Als onderzoeker volg je de ALLEA-gedragscode voor wetenschappelijke integriteit. Deze wordt toegelicht tijdens het verplicht te volgen introductietraject voor doctoraatsstudenten.
Je schrijft je elk jaar (opnieuw) in als doctoraatsstudent, ook in het academiejaar waarin je je proefschrift neerlegt en verdedigt. Je inschrijving kan worden geweigerd wanneer je een negatief advies krijgt over je jaarlijks zelfreflectierapport of, in het geval van een gezamenlijk doctoraat, indien niet langer is voldaan aan de contractuele bepalingen van het gezamenlijk doctoraat. Enkel bij de eerste en de laatste inschrijving ben je inschrijvingsgeld verschuldigd.
Eenmaal ingeschreven kan je gebruik maken van het vormingsaanbod van de Doctoral School. In voorkomend geval bespreek je de inhoud van je opleidingspakket met je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC).
Je maakt je datamanagementplan (DMP) en zorgt ervoor dat je (indien nodig) je ethisch advies op zak hebt. Je houdt je datamanagementplan (DMP) up-to-date.
Een goede samenwerking met je promotor(en) is belangrijk. Mogelijke afspraken daarvoor vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren.
Je rapporteert regelmatig, op eigen initiatief of desgevraagd, over de vorderingen van het onderzoek aan de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) en/of de promotor(en) en je legt jaarlijks (tussen 1 april en 30 juni) een zelfreflectierapport voor aan je DBC op basis waarvan je een advies krijgt over je doctorale werkzaamheden. Bij een gunstig (positief) advies word je uitgenodigd om je voor het volgend academiejaar opnieuw in te schrijven. Bij een ongunstig (negatief) advies kan je je niet of niet onmiddellijk herinschrijven en wordt eerst bijkomend overleg opgestart. Bij een eerste inschrijving voor het doctoraat en de doctoraatsopleiding na 31 mei word je het eerste jaar vrijgesteld van dit zelfreflectierapport en kan je je zonder bijkomende voorwaarden opnieuw inschrijven voor het komende academiejaar. Je eerste zelfreflectierapport omvat minstens een werkplan voor je doctoraatsonderzoek.
Zorg ervoor dat je tijdig voldoet aan de bijkomende publicatievoorwaarde. Als je doctoreert op artikels, moet je aan deze voorwaarden voldoen.
Als je proefschrift afgewerkt is en je je proefschrift wil neerleggen op de faculteitsraad, heb je een advies nodig van je doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). Je administratief verantwoordelijk promotor neemt hiervoor het initiatief.
Je legt je proefschrift neer op een faculteitsraad:
- Controleer vooraf in Oasis of je voor het huidige academiejaar bent ingeschreven. Je dient in te schrijven tot en met het academiejaar waarin jouw openbare verdediging plaatsvindt. Kijk ook na of je voor het juiste vakgebied bent ingeschreven. Indien dit niet het geval is dan mail je het formulier wijziging van de beoogde doctorstitel naar fsa.lw@ugent.be, waarna de FSA deze wijziging op de faculteitsraad voorbrengt.
- Het indienen van je doctoraatsproefschrift en het volledige proces ‘neerleggen proefschrift’ verloopt via Plato. Ook alle communicatie verloopt via Plato.
- Zorg ervoor dat de gegevens in Plato ingevuld zijn en dat ook de digitale versie van het doctoraat in Plato opgeladen is. Bij het opladen van je proefschrift in Plato voeg je een Nederlandstalige en Engelstalige samenvatting toe, al dan niet in het proefschrift zelf (300 tot maximum 500 woorden), in een toegankelijke taal geschreven, zonder jargon. Zowel jij als jouw promotor(en) dienen de gegevens voor akkoord in Plato te ondertekenen (eerder kan jouw aanvraag niet worden verwerkt). De deadline hiervoor is de uiterste datum voor het indienen van voorbereidende stukken voor de faculteitsraad.
  - Je start de procedure op in Plato > Mijn informatie > Mijn doctoraat
  - Jouw administratief verantwoordelijk promotor vult waar nodig gegevens aan in Plato > Mijn studenten > Doctoraten
  - Verdere toelichting over het in te vullen sjabloon in Plato zie stappenplan neerlegging doctoraat
- Wanneer je proefschrift is gebaseerd op artikels, dienen al je aanvaarde publicaties te zijn opgeladen in Biblio (de academische bibliografie van de UGent). Nog niet aanvaarde publicaties mogen niet in Biblio worden opgeladen. Voor publicaties met meerdere auteurs laad je in Plato ook het formulier authorship protocol op.
- De eventuele nodige papieren exemplaren van je proefschrift dien je, tot 16u de dag vóór de Faculteitsraad, in bij de facultaire studentenadministratie (FSA). Het aantal exemplaren wordt je door de facultaire studentenadministratie (FSA) meegedeeld. Indien je wenst dat de facultaire studentenadministratie (FSA) het exemplaar voor jouw promotor(en) verstuurt, dien je ook deze extra exemplaren op dat moment in.
- Joint PhD. Ook bij een proefschrift dat je verdedigt aan een partnerinstelling in het kader van een joint PhD, dien je het proefschrift vooraf neer te leggen op een vergadering van de faculteitsraad Letteren en Wijsbegeerte van de UGent, en dit vóór de start van het doctoraatsexamen. Indien je je proefschrift verdedigt aan de UGent, geldt de volledige regelgeving van de UGent, en wordt er rekening gehouden met de bepalingen vermeld in de samenwerkingsovereenkomst.
Wanneer de faculteitsraad je proefschrift ontvankelijk verklaart, zal de raad ook je examencommissie en de datum van de eerste beoordeling bevestigen. Datum, uur en locatie van de eerste beoordeling worden je door de facultaire studentenadministratie (FSA) bezorgd.
Je bereidt je voor en bent aanwezig op de eerste beoordeling van je proefschrift. Voor de voorbereiding kan je gebruik maken van de schriftelijke beoordelingen van de leden van de examencommissie, die je minstens 4 werkdagen vooraf door de facultaire studentenadministratie (FSA) worden bezorgd. Tijdens de eerste (niet-openbare) beoordeling vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen jou en de leden van de examencommissie.
Afhankelijk van het resultaat van de eerste beoordeling door de examencommissie, werk je je proefschrift bij en/of bereid je je voor op de openbare verdediging van je proefschrift. Datum, uur en locatie van de openbare verdediging worden samen met jou bepaald, aansluitend op de eerste beoordeling. In het geval dat je wordt gevraagd om correcties aan te brengen aan je proefschrift, dien je het proefschrift opnieuw op te laden in Plato binnen de opgelegde termijn en voeg je een begeleidend schrijven toe waarin je duidt hoe en waar de gevraagde correcties werden aangebracht (of waarom bepaalde correcties niet werden aangebracht).
Samen met je administratief verantwoordelijk promotor sta je in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling en de openbare verdediging.
Nadat je de toelating hebt gekregen tot de openbare verdediging van je proefschrift, word je uitgenodigd om het resterende inschrijvingsgeld te betalen. Zorg voor een snelle betaling: dit verhoogt de kans dat je je doctoraatsdiploma meteen meekrijgt na de succesvolle openbare verdediging van je proefschrift.
Minimum twee kalenderdagen vóór de openbare verdediging laad je de definitieve versie van je proefschrift op in Plato en voeg je opnieuw (de eventueel aangepaste) Nederlandstalige en Engelstalige samenvatting toe, al dan niet in het proefschrift zelf (300 tot maximum 500 woorden).
Tijdens de openbare verdediging geef je eerst een korte presentatie van je doctoraatsonderzoek, gedurende maximum 20 minuten. Hierna zullen de leden van de examencommissie je vragen stellen.
Indien gewenst, kan je op de openbare verdediging een papieren versie van je definitieve proefschrift aan de leden van de examencommissie overhandigen.
Als je slaagt, leg je tijdens de openbare verdediging een belofte met betrekking tot wetenschappelijke integriteit af.
Aansluitend op de openbare verdediging wordt het resultaat van de beoordeling publiek bekendgemaakt. Aan de UGent worden er in het kader van een doctoraat geen graden van verdienste toegekend of felicitaties geproclameerd. Je wordt geslaagd of niet geslaagd verklaard.
Na het behalen van jouw doctorstitel ontvang je het diploma, een baret en een cadeautje van de faculteit.