Mijn rol als expert in de examencommissie

Als lid van de examencommissie ben je verantwoordelijk voor de beoordeling van het proefschrift van de doctoraatsstudent. De examencommissie telt vijf tot acht stemgerechtigde leden en bestaat uit een voorzitter, drie tot zes experten (waaronder jezelf) die samen de zgn. ‘leescommissie’ vormen, en één vertegenwoordiger van de opleiding die ‘rapporteur’ wordt genoemd. Daarnaast kunnen de promotoren van het proefschrift de zittingen van de examencommissie bijwonen, echter zonder stemrecht. Van zodra de examencommissie door de faculteitsraad is samengesteld, treden de voorzitter van de examencommissie en/of de facultaire studentenadministratie (FSA) als je contactpersoon op.
Het volledige proces nadat het proefschrift is 'neergelegd’, verloopt via Plato. Je zal het opgeladen proefschrift daar kunnen downloaden en de verslagen kunnen raadplegen. Ook alle communicatie verloopt via Plato.
Met uitzondering van de voorzitter stelt elk stemgerechtigd lid van de examencommissie voorafgaand aan het doctoraatsexamen een schriftelijke beoordeling van het proefschrift op. Je beoordeelt het volledige proefschrift en besteedt extra aandacht aan de hoofdstukken die het meest aansluiten bij je expertise. Het verslag van een expert telt doorgaans ongeveer 1.500 woorden en wordt in principe in het Nederlands of in het Engels opgesteld. Indien het proefschrift een andere taal tot voorwerp heeft, kan van deze bepaling worden afgeweken. Alle commissieleden dienen de gebruikte taal (minstens passief) te kennen. In de schriftelijke beoordeling worden sterktes en zwaktes van het proefschrift vermeld (bv. over het literatuuroverzicht, de methodologie, de analyse, de discussie, de conclusie, het bronnengebruik), alsook een aantal mogelijke aandachtspunten voor de doctoraatsstudent. Je laadt jouw verslag minstens zeven werkdagen voor de eerste zitting op in Plato. De rapporteur stelt een beknopt verslag op van de leesverslagen van de experten van de examencommissie. De doctoraatsstudent en de leden van de examencommissie kunnen minstens 4 werkdagen vóór de eerste zitting alle verslagen via Plato raadplegen. Indien de student niet alle verslagen tijdig ontvangt, kan de student verzoeken om de eerste bijeenkomst uit te stellen.
Het doctoraatsexamen zelf bestaat uit twee aparte zittingen die telkens worden gevolgd door een beraadslaging en een beoordeling: (1) de (besloten) eerste beoordeling van het proefschrift door de examencommissie, en (2) de openbare verdediging van dit proefschrift. Voor een doctoraat op artikels zijn er enkele specifieke criteria.
Als lid van de examencommissie woon je de twee zittingen van de examencommissie bij. Indien je één van de vergaderingen via videoconferentie wil bijwonen dan meld je dit aan de administratief verantwoordelijk promotor en voorzitter van de examencommissie. De voorzitter van de examencommissie staat in voor het communiceren van de videolink. Wanneer je verhinderd bent om een zitting bij te wonen, meld je dit onverwijld aan de voorzitter van de examencommissie.
Tijdens de eerste zitting toetsen de leden van de examencommissie de kennis en de competenties van de doctoraatsstudent door middel van een gesprek. Er vindt er een inhoudelijke discussie plaats tussen de leden van de examencommissie en de doctoraatstudent. Aansluitend wordt er gedelibereerd op basis van (1) de schriftelijke beoordelingen en (2) het horen van de doctoraatsstudent. De leden van de examencommissie beslissen met gewone meerderheid, onthoudingen niet meegerekend. Indien er na een tweede stembeurt een tweede keer staking van stemmen zou optreden, wordt conform het Onderwijs- en Examenreglement van de UGent in het nadeel van de doctoraatsstudent beslist. De deliberatie levert één van volgende uitspraken op:
- De standaard optie:
  Toelating tot het tweede examengedeelte (openbare verdediging), eventueel na het aanbrengen van kleine correcties.
- De optie als er enkele grotere problemen worden geconstateerd:
  Toelating tot het tweede examengedeelte na het aanbrengen van correcties in het proefschrift.
- De optie als er zware, moeilijk op te lossen problemen worden geconstateerd:
  Geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen.

De uitslag van de deliberatie wordt gemotiveerd en samen met de aanwezigheidslijst opgenomen in een deliberatieverslag, dat door de voorzitter wordt opgeladen in Plato. Langs deze weg wordt het verslag aan de doctoraatsstudent bezorgd.

Tijdens de tweede zitting (de openbare verdediging, die één tot twee uren duurt), verdedigt de doctoraatsstudent mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. De zitting start met een korte uiteenzetting door de doctoraatsstudent gedurende maximum 20 minuten, waarna de leden van de examencommissie vragen kunnen stellen. De zitting verloopt in het Nederlands of in het Engels, tenzij anders vastgelegd. Alle commissieleden dienen de gebruikte taal (minstens passief) te kennen.
Of de (daartoe gemachtigde) leden van de examencommissie tijdens de openbare verdediging wel of geen toga dragen, is een keuze die meestal aan de doctoraatstudent wordt overgelaten. Indien nodig, kan de faculteit een toga in de kleuren van de faculteit ter beschikking stellen. De administratief verantwoordelijk promotor zal dit voor jou regelen.
Voor praktische zaken (bv. reis- en verblijfskosten) kan je contact opnemen met de administratief verantwoordelijk promotor.
De examencommissie delibereert onmiddellijk na de openbare verdediging in geheime zitting over het geheel van het examen. De leden van de examencommissie beslissen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend, over het wel of niet toekennen van de academische graad van doctor. Indien er na een tweede stembeurt een tweede keer staking van stemmen zou optreden, wordt in het nadeel van de doctoraatsstudent beslist.

De beslissing wordt gemotiveerd en samen met de aanwezigheidslijst opgenomen in een deliberatieverslag, dat door de voorzitter wordt opgeladen in Plato. Langs deze weg wordt het verslag aan de doctoraatsstudent bezorgd.

De examenbeslissing wordt door de voorzitter onmiddellijk na de deliberatie publiek bekendgemaakt, aansluitend op de tweede zitting. De doctoraatsstudent wordt geslaagd of niet geslaagd verklaard; er worden geen graden van verdienste of felicitaties toegekend. Bij een positieve beslissing kan één van de promotoren een laudatio uitspreken en ontvangt de doctoraatsstudent het diploma, een baret en een cadeautje van de faculteit.