Mijn rol als administratief verantwoordelijk promotor

Als administratief verantwoordelijk promotor sta je in voor de ondersteuning, opvolging en beoordeling van de doctoraatsstudent doorheen de gehele studie- en onderzoeksperiode. Mogelijke afspraken voor een goede samenwerking vind je in het charter voor doctoraatsstudenten en promotoren.
Je maakt deel uit van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC). De DBC is samen met de doctoraatsstudent verantwoordelijk voor de inhoudelijke invulling van het opleidingspakket in het kader van de doctoraatsopleiding. Je houdt daarbij rekening met de eventuele bepalingen met betrekking tot de verplichte doctoraatsopleiding. Als lid van de DBC ben je ook lid van de beoordelingscommissie die een advies uitspreekt over de volledigheid van het curriculum van de doctoraatsopleiding en het verworven hebben van alle onderdelen ervan, met uitzondering van de verdediging van het proefschrift.
De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) brengt jaarlijks een advies uit over de vorderingen in het onderzoek en de doctoraatsopleiding op basis van het zelfreflectierapport van de doctoraatsstudent. Als administratief verantwoordelijk promotor verzamel je de opmerkingen en suggesties van de andere leden van de DBC en verwerk je deze in een globaal advies dat je via Oasis aan de Doctoral School bezorgt. In het advies dient uitdrukkelijk te worden vermeld of het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt binnen een redelijke termijn. De DBC draagt er zorg voor dat het advies het onderwerp uitmaakt van een gesprek met de doctoraatsstudent, waarin eventuele bijkomende argumenten van de doctoraatsstudent worden gehoord. De Doctoral School bezorgt het advies van de DBC aan de doctoraatsstudent.
- Als de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordeelt dat het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een gunstig (positief) advies uit over het zelfreflectierapport. Het gunstig advies gaat gepaard met een toelating tot herinschrijving voor het komende academiejaar en kan ook gepaard gaan met aanbevelingen of vereisten.
- Als de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordeelt dat het onderzoek onvoldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een ongunstig (negatief) advies uit over het zelfreflectierapport. Je motiveert dit ongunstig advies in een verslag waaruit blijkt dat de doctoraatsstudent werd gehoord en voldoende mogelijkheden heeft gekregen om voortgang te boeken in het onderzoek. Het is vervolgens de decaan die – na consultatie van de Bijzondere Commissie Doctoraten – beslist of de doctoraatsstudent zich wel of niet kan herinschrijven.
- Als een promotor bij de beoordeling van het zelfreflectierapport aangeeft niet langer voor de begeleiding van het doctoraat te willen instaan terwijl de overige leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) oordelen dat het onderzoek binnen een redelijke termijn voldoende doctoraatskansen biedt, breng je als administratief verantwoordelijk promotor schriftelijk een ongunstig advies uit over het zelfreflectierapport waaruit wel blijkt dat het onderzoek voldoende doctoraatskansen biedt. Op voordracht van de Bijzondere Commissie Doctoraten stelt de faculteitsraad dan een nieuwe promotor aan.
De doctoraatsbegeleidingscommissie (DBC) geeft een advies over het neerleggen van het proefschrift bij de faculteitsraad. Als administratief verantwoordelijk promotor vraag je hiervoor het akkoord aan de verschillende leden van de DBC. Je geeft dit advies in Plato in.
Het volledige proces ‘neerleggen proefschrift’ verloopt vervolgens via Plato. Via Plato zal je het opgeladen proefschrift kunnen downloaden en de verslagen kunnen raadplegen. Ook alle verdere communicatie verloopt via Plato.
- Als het proefschrift klaar is voor de neerlegging, start de doctoraatsstudent de procedure op in Plato.
- Jij vult waar nodig gegevens aan in Plato > Mijn studenten > Doctoraten.
- Volg hierbij de timing voor het indienen van voorbereidende stukken voor de faculteitsraad. Zorg ervoor dat alle gegevens tegen dan in Plato zijn ingevuld en dat de digitale versie van het doctoraat tegen dan in Plato is opgeladen. Alle interne promotoren en de doctoraatsstudent dienen in Plato de gegevens voor akkoord te ondertekenen (eerder kan de aanvraag niet worden verwerkt). De eventuele nodige papieren exemplaren kunnen tot 16u de dag vóór de faculteitsraad worden ingediend bij de facultaire studentenadministratie (FSA).
- Verdere toelichting over het in te vullen sjabloon in Plato zie stappenplan neerlegging doctoraat.
Samen met je doctoraatstudent en in samenspraak met de voorzitter en de leden van de examencommissie stel je de datum voor de eerste beoordeling voor. Je houdt daarbij rekening met de beschikbaarheid van alle betrokkenen en met de vereiste dat de experten in de examencommissie (de zgn. ‘leescommissie’) hun schriftelijk verslag minstens zeven werkdagen vóór de eerste zitting in Plato dienen op te laden.
De taal/talen die tijdens de eerste beoordeling en openbare verdediging wordt/worden gehanteerd, moeten door alle leden van de examencommissie minstens passief gekend zijn.
De faculteit werkt met een lijst van vaste voorzitters voor de doctoraatsexamencommissie. Indien de vaste voorzitter(s) van het betrokken vakgebied niet beschikbaar is/zijn, dien je een vaste voorzitter van een ander vakgebied aan te duiden.
Samen met de doctoraatsstudent sta je in voor de praktische organisatie van de eerste beoordeling en de openbare verdediging.
Je maakt geen deel uit van de stemgerechtigde leden van de examencommissie. De faculteitsraad kan je echter toestemming geven om op te treden als niet-stemgerechtigd lid van de examencommissie. In dit geval kan je ook de deliberaties naar aanleiding van de eerste beoordeling en de openbare verdediging als waarnemer bijwonen.
Bij een positieve beslissing van de examencommissie na de openbare verdediging spreek jij of één van de andere promotoren een laudatio uit over de doctoraatsstudent en het proefschrift.