Inspiratiekader People management en Leiderschap

Algemeen

De UGent kiest voor een organisatiecultuur gericht op vertrouwen gekoppeld aan verantwoordelijkheid. Elke leidinggevende heeft een sleutelrol om dit te helpen realiseren. Daarom is people management en leiderschap een expliciet resultaatsgebied in de loopbaan van elk ZAP-lid.

Binnen een context van onderwijs, onderzoek en institutioneel en maatschappelijk engagement neemt elk ZAP-lid leidinggevende taken op en is verantwoordelijk voor het creëren en bestendigen van een veilige en stimulerende werkomgeving en het bevorderen van het (psychosociaal) welzijn van de medewerkers.

De UGent gaat uit van een visie op ’wendbaar leidinggeven’. De principes van deze visie zijn uitgewerkt in dit inspiratiekader.

Het vertrekpunt voor een wendbare leidinggevende is zelfreflectie, vanuit dit zelfinzicht kan je een authentieke stijl van wendbaar leidinggeven ontwikkelen. De UGent verwacht dat elk ZAP-lid reflecteert over de eigen sterktes en groeipunten en op basis hiervan desgevallend keuzes maakt. Dit inspiratiekader biedt hierbij hulp.  

• Het geeft inspiratie voor het kwalitatief beschrijven van de ambities in people management en leiderschap (inpassingstekst):
  1. Wie wil ik zijn als leidinggevende? Hoe wil ik dat mijn medewerkers mij ervaren? Waarom geef ik leiding? Waar geloof ik in? Wat heb ik nodig als leidinggevende?
  2. Welke rol(len) neem ik nu al (vaker) op? Wat doe ik typisch vanuit die rollen? Welke rollen wil ik meer/minder opnemen? Hoe kan ik dat realiseren?
  3. Hoe stel ik me wendbaar op? Hoe hou ik rekening met wat ikzelf, mijn medewerkers, het team en de organisatie nodig heeft? Hoe stem ik mijn leidinggevende stijl daarop af door voldoende vertrouwen te schenken, richting te geven en te verbinden?
  4. Wat wil ik in de toekomst nog bereiken? Wat wil ik eventueel anders aanpakken?

• Het geeft een woordenschat voor het kwalitatief beschrijven van de activiteiten en realisaties op het vlak van people management en leiderschap (reflectieverslag en evaluatierapport):
  1. Wat heb ik bereikt op het vlak van people management en leiderschap in de voorbije periode? Wat is het effect van mijn leidinggevende stijl? Hoe ervaren mijn collega’s, medewerkers en studenten mijn leidinggevende stijl? Hoe weet ik dat ze me zo ervaren?
  2. Hoe heb ik me ontwikkeld als wendbaar leidinggevende? Hoe kan ik dit illustreren? Wat was het resultaat (of waarom bleef het resultaat uit)?

Het inspiratiekader is cumulatief noch limitatief. Het dient ter inspiratie en mag niet opgevat worden als een checklist van elementen die allemaal verwezenlijkt moeten worden.

Het resultaatsgebied people management en leiderschap

Wat omvat people management en leiderschap? 

Leidinggeven aan de UGent omvat een brede waaier aan verantwoordelijkheden, engagementen, vaardigheden en competenties. Leidinggevenden worstelen vaak met de veelheid aan taken en het spanningsveld daartussen: controleren versus vertrouwen, aansturen versus coachen, individu versus team. Om people management en leiderschap vorm te geven en te ontwikkelen wordt gewerkt met rollen zoals manager, coach, leider, expert en ondernemer. Deze opdeling is louter structurerend en biedt slechts richting en handvatten om bewuster om te gaan met de veelheid aan taken en verantwoordelijkheden. De omschrijving van de 5 leidinggevende rollen geeft een antwoord op de vraag: wat verwacht de UGent van leidinggevenden?

Hoe geef je invulling aan de rollen? 

Vanuit elk van de rollen heeft de wendbare leidinggevende oog voor wat die zelf, elke medewerker, het team en de organisatie nodig heeft, en probeert de aanpak hier maximaal op af te stemmen. Dit gebeurt door te vertrekken vanuit de 3 basishoudingen: vertrouwen schenken, verbinden en richting geven. Zo streeft de wendbare leidinggevende ernaar om de medewerkers in staat te stellen zichzelf te zijn (autonomie), authentieke relaties op te bouwen (verbondenheid) en zichzelf te ontplooien (competentie). Op die manier bevordert de wendbare leidinggevende zowel het welbevinden, de samenwerking als de prestaties van de medewerkers en het team.

Is elke rol belangrijk?

Elke leidinggevende heeft één of meerdere rollen waarin men zich comfortabeler voelt of sterker is. De keuze van de UGent voor talent en diversiteit maakt dat een leidinggevende vanuit de eigen authenticiteit en de noden van het team rollen kiest en opneemt. Het zwaartepunt kan verschillen per functieniveau en is afhankelijk van de organisatorische context.

De nadruk op een bepaalde rol mag echter niet leiden tot een eenzijdige invulling van people management en leiderschap. Een wendbare leidinggevende kan schakelen tussen de verschillende rollen in functie van de omstandigheden en noden. Ook kunnen de rollen verdeeld worden over het team, waarbij alle verantwoordelijkheden op teamniveau op een kwalitatieve manier worden opgenomen. Een wendbaar leidinggevend team is dus een complementair leidinggevend team, waarbij ieder vanuit de eigen sterkte(s) werkt.

Vanuit elke rol creëert een wendbaar leidinggevende en een complementair leidinggevend team een veilige en stimulerende werkomgeving en bevordert die het psychosociaal welzijn van de medewerkers waaraan men leiding geeft.

Ontwikkeling als wendbaar leidinggevende

Leidinggeven houdt flink wat uitdagingen in die zelden een eenvoudige aanpak vragen. Leidinggeven houdt niet in dat je een supermens bent die alle problemen (moeiteloos) oplost. De UGent ondersteunt leidinggevenden en geeft hen de kans om te groeien in het opnemen van hun verantwoordelijkheden, afgestemd op het functieprofiel. Leidinggevenden kunnen zich zowel verbredend als verdiepend ontwikkelen. Verdiepen houdt in dat leidinggevenden extra vaardigheden ontwikkelen bij gedrag waar ze reeds sterk in zijn. Verbreden is het aanscherpen van vaardigheden die nog minder ontwikkeld zijn.

De UGent verwacht dat leidinggevenden investeren in hun persoonlijke groei door middel van feedback, training, ervaringsuitwisseling,  coaching …. Om leidinggevenden hierin te ondersteunen is er een breed vormingsaanbod.

• Toolbox voor leidinggevenden

Uitgebreide omschrijving van de 5 leidinggevende rollen

Leider

Als leider geef je richting aan collega’s, medewerkers en studenten opdat strategische en beleidsmatige (onderzoeks- en onderwijs)doelstellingen behaald worden. Je motiveert via een inspirerend toekomstig doel en linkt individuele ambities hieraan. Je creëert betrokkenheid en samenwerking door o.a. inspraak en transparantie. Je neemt verantwoordelijkheid op en neemt (moeilijke) beslissingen.

Enkele voorbeelden:

• Ontwikkelen van een strategie voor de onderzoeksgroep/vakgroep/opleiding (samen met medewerkers) in lijn met de faculteit/universiteit: Waar doen we het voor? Waar staan we voor? Waar gaan we voor?
• Het linken van operationele beslissingen aan de strategie;
• Acties ondernemen zodat de visie gedragen wordt en vertaald wordt naar de concrete werksituatie;
• Samen met de collega’s gemeenschappelijke waarden definiëren en afspraken maken opdat ze gerespecteerd worden;
• Fungeren als rolmodel: zelf een voorbeeldfunctie uitoefenen in b.v. Open Science;
• Opnemen van verantwoordelijkheid m.b.t. onderzoeks- en onderwijsbeleid in de faculteit/universiteit;
• Vertegenwoordigen van de universiteit in het maatschappelijke discours en bijdragen aan het publieke imago van de instelling;
• ...

Manager

Als manager coördineer je de opdrachten opdat collega’s, medewerkers en studenten (samen) tot een goed resultaat komen. Je runt de onderzoeksgroep/vakgroep/faculteit/opleiding door de zaken goed te plannen en te organiseren. Je delegeert, legt prioriteiten, evalueert, stuurt bij en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de optimale inzet van mensen, tijd en middelen.

Enkele voorbeelden:

• Binnen samenwerkingsrelaties wederzijdse verwachtingen expliciteren en bespreken;
• Medewerkers aanmoedigen om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen binnen een duidelijk afsprakenkader;
• Duidelijk afspreken over het tijdstip en over de rapportering van de resultaten;
• In overleg de taken verdelen over medewerkers rekening houdend met werklast, individuele talenten en voorkeuren;
• Prioriteiten in opdrachten voor zichzelf en voor de medewerkers bepalen (op basis van belangrijkheid en urgentie);
• Verantwoordelijkheid nemen en medewerkers corrigerend aanspreken op het niet naleven van gemaakte afspraken, het stellen van onrespectvol gedrag …;
• Resultaten opvolgen vanuit een evenwicht tussen vertrouwen en controle;
• ...

Coach

Als coach begeleid je collega’s, medewerkers en studenten opdat ze groeien in het opnemen van hun verantwoordelijkheden. Je geeft feedback, je gaat in dialoog en je zoekt samen naar oplossingen. Je stimuleert de ontwikkeling door leerkansen te creëren en in te zetten op talenten. Je hebt expliciet oog voor hun (psychosociaal) welzijn en neemt hierin een proactieve verantwoordelijkheid op. Je bent toegankelijk, empathisch en ondersteunend. Je bouwt actief aan een team dat samenwerkt en elkaar ondersteunt in een veilige en stimulerende werkomgeving, waarin je zelf een voorbeeldrol speelt.

Enkele voorbeelden:

• Feedback geven over sterktes en groeipunten van de medewerkers zodat ze beter worden in hun job en bij uitbreiding een open, stimulerende werkomgeving creëren waar medewerkers en studenten onderling feedback durven geven en openstaan voor kwalitatieve feedback;
• Complementariteit zoeken in het team in functie van de te behalen resultaten;
• Carrièremogelijkheden of -ontwikkeling (binnen en buiten de UGent) proactief bespreken met medewerkers/studenten en hen hierin ondersteunen;
• Medewerkers en studenten aanmoedigen tot zelfreflectie zodat ze zelfsturend worden in het oplossen van problemen;
• Een inclusieve en respectvolle omgeving creëren die veiligheid biedt om welzijn, teamsamenwerking en moeilijke situaties bespreekbaar te maken;
• Tijd nemen voor een persoonlijk gesprek met een medewerker door actief te luisteren en empathisch te reageren;
• Opnemen van een actieve rol in het versterken van het groepsgevoel (bv. successen samen vieren, informele teammomenten organiseren …);
• …

Ondernemer

Als ondernemer zet je actief in op innovatie, initiatief nemen en creativiteit zodat opportuniteiten met een mogelijke meerwaarde voor de universiteit/onderzoeksgroep benut worden. Je weet wetenschappelijke budgetten te verwerven, nieuwe samenwerkingen op te zetten en genereert nieuwe bruikbare ideeën. Je neemt risicovolle beslissingen, je durft fouten te maken en leert eruit. Je zoekt naar opportuniteiten binnen en buiten de universiteit en gebruikt daarbij actief jouw netwerk.

Enkele voorbeelden:

• Zoekt actief naar wetenschappelijke onderzoeksfinanciering: aanvragen van projectfinanciering en verwerven van fondsen;
• Stimuleren van out-of-the-box denken en risicovol onderzoek;
• Onderzoek valoriseren buiten de academische context;
• Samenwerking initiëren met externe partners (industrie, overheid, interdisciplinaire …) inzake onderzoeksprojecten;
• Trekkersrol opnemen in een spin-offproces of wetenschappelijke organisatie;
• Investeren in netwerkgelegenheden voor zichzelf en dit netwerk delen met medewerkers;
• …

Expert

Als expert zet je je vakkennis actief in en stimuleer je kennisdeling met collega’s, medewerkers en studenten. Als expert help je anderen op weg naar het behalen van bijvoorbeeld een doctoraat of het verwerven van funding. Je bewaakt actief principes zoals deze van ethisch onderzoek en wetenschappelijke integriteit. Dit draagt bij tot een veilige en stimulerende werkomgeving.

Enkele voorbeelden:

• Expertise (informatie, kennis, documentatie, inzichten) delen met medewerkers en studenten afgestemd op hun behoeften;
• Onderzoekers, lesgevers en studenten ondersteunen in hun eigen groeiproces richting autonome onderzoeker/lesgever/student;
• Als ervaringsexpert inzake het doctoraatsproces de doctorandi adequaat begeleiden in het proces;
• Als ervaringsexpert inzake een bachelor- en masterproef begeleiding op maat van de student voorzien;
• Delen van belangrijke ontwikkelingen en trends binnen het eigen onderzoeks/onderwijsdomein en anderen hierbij wegwijs maken in de verschillende informatiebronnen;
• …

Documentatie

• Printversie inspiratiekader voor resultaatsgebied peoplemanagement en leiderschap