FAQ Basisfinanciering

Aanvraag, looptijd financiering

Wanneer zal de administratie ZAP-leden uitnodigen en hoeveel tijd krijgt het ZAP-lid om de aanvraag voor een Basisfinanciering in te dienen?

De BOF-administratie zal 2 x per jaar alle ZAP-leden die behoren tot de doelgroep voor de Basisfinanciering uitnodigen. Dat zal een eerste maal gebeuren bij de start van het academiejaar voor aanvragen voor het eerstvolgende kalenderjaar en opnieuw voor het zomerreces voor aanvragen voor het lopende kalenderjaar (zodat wie pas in de loop van een kalenderjaar tot de ZAP-doelgroep behoort, ook een uitnodiging krijgt). Men heeft tijd tot 31 december van het kalenderjaar waarvoor men de Basisfinanciering aanvraagt om de aanvraag in GISMO in te dienen. Men moet pas op het moment van de indiening aan de criteria i.v.m. onderzoeksactief zijn voldoen en dus niet noodzakelijk op 1 januari van het kalenderjaar.

Het is niet mogelijk om retroactief de Basisfinanciering voor een afgelopen kalenderjaar aan te vragen. Uitzondering: voor het allereerste kalenderjaar van de invoering van de Basisfinanciering (2024) zullen de uitnodigingen in de zomer van 2024 verstuurd worden (en dus niet in het najaar 2023).

Het is niet mogelijk om retroactief de Basisfinanciering voor een afgelopen kalenderjaar aan te vragen.

De Basisfinanciering wordt tot aan het emeritaat toegekend in opeenvolgende termijnen van max. 4 jaar (zolang men aan de voorwaarden qua ZAP-aanstelling en onderzoeksactiviteit voldoet). De ZAP-leden zullen telkens voor hun nieuwe termijn uitgenodigd worden door de BOF-administratie om een aanvraag in te dienen.

Als het ZAP-lid pas in de loop van een kalenderjaar de Basisfinanciering voor dat kalenderjaar aanvraagt, krijgt men dan de volle of een gedeeltelijke Basisfinanciering voor dat jaar?

Er wordt niet gewerkt met pro rata bedragen. Het ZAP-lid ontvangt dus het volledige bedrag voor dat kalenderjaar.

De Basisfinanciering voor 2024 kan ten vroegste in de zomer 2024 worden aangevraagd maar wordt wel opengesteld vanaf 1 januari 2024. Kan men dan kosten gemaakt vanaf 1 januari 2024 op een ander project of een kas heraanrekenen op de Basisfinanciering?

Ja, voor zover het onderzoeksgerelateerde kosten zijn.

Wordt het toegekende budget (indien toegekend voor meerdere jaren: 2-3-4 jaar) in 1 x beschikbaar voor het ZAP-lid, of wordt de Basisfinanciering per jaar beschikbaar? Hoelang is het budget beschikbaar?

Het budget zal in 1 x beschikbaar zijn vanaf het begin van de toegekende periode. Het budget staat standaard gedurende de toegekende periode + 1 jaar extra open in SAP (indien het ZAP-lid in dat extra jaar over een ZAP-aanstelling beschikt).

Kan men vragen om de einddatum van een Basisfinanciering te verlengen?

Budgetten worden standaard +1 jaar langer opengesteld in SAP indien de aanvrager over een ZAP- aanstelling beschikt gedurende die periode. Verdere verlengingen van Basisfinanciering zijn in principe niet mogelijk en kunnen enkel na gemotiveerd verzoek en om zeer uitzonderlijke redenen (bv. langdurige ziekte) worden toegestaan.

Bedrag Basisfinanciering

Zal de Basisfinanciering die men voor het jaar n krijgt kunnen verschillen als men dit bv. pas later kan aanvragen?

Neen, het bedrag voor de Basisfinanciering van een specifiek jaar (n) zal worden vastgelegd in de begroting. ZAP-leden die in 2024 de Basisfinanciering voor 2024-2025-2026-2027 aanvragen krijgen bv. voor het jaar 2026 hetzelfde bedrag als ZAP-leden die in 2025 de Basisfinanciering voor 2026 aanvragen.

Startkredieten

Blijven de Startkredieten behouden voor startende ZAP-leden na invoer van de Basisfinanciering? En kan men als ZAP- lid beide financieringen (STA & BAF) aanvragen?

De BOF-Startkredieten blijven behouden. ZAP-leden die in aanmerking komen voor een BOF-Startkrediet kunnen niet op hetzelfde ogenblik ook in aanmerking komen voor de toekenning van een Basisfinanciering. ZAP-leden die in aanmerking komen voor Startkrediet dienen eerst hun Startkrediet op te nemen vooraleer ze Basisfinanciering kunnen aanvragen.
Enkel wanneer het Startkrediet reeds afgelopen is -of bijna afgelopen- kan men een Basisfinanciering aanvragen (men mag max. over 6 maanden Startkrediet beschikken in het kalenderjaar waarvoor de Basisfinanciering wordt gevraagd). Zie ook vraag hieronder.

Kunnen ZAP-leden in aanmerking komen voor een Basisfinanciering in het jaar dat hun Startkrediet afloopt?

Ja, om voor jaar n in aanmerking te komen voor de Basisfinanciering, mag je in jaar n maximum over 6 maanden Startkrediet beschikken.
Hierbij wordt enkel naar de officiële einddatum (startdatum Startkrediet + 4 jaar) van het toegekende Startkrediet gekeken. In SAP staat het budget langer open maar daar houden we geen rekening mee, we beperken ons tot de officiële einddatum. ZAP-leden in deze situatie zullen ook door de administratie uitgenodigd worden om een aanvraag voor Basisfinanciering in te dienen.
Voorbeeld: Als het Startkrediet afloopt op 31 mei 2025, heeft het ZAP-lid recht op de toelage voor 2025, want hij/zij heeft slechts 5 maanden BOF-projectfinanciering ontvangen. Dit ZAP-lid kan dus worden uitgenodigd om een aanvraag Basisfinanciering in te dienen voor 2025. Bij die aanvraag zal men de toelage voor 2025 en de daaropvolgende jaren dat men een ZAP-aanstelling geniet, kunnen aanvragen (max. 4 jaar in totaal).

ZAP- doelgroep voorwaarden

Als ZAP-leden niet worden uitgenodigd kan men dan toch een Basisfinanciering aanvragen?

Neen, indien ZAP-leden niet tot de doelgroep behoren worden zij niet uitgenodigd door de administratie en kan men online geen ontvankelijke aanvraag indienen.
Indien ZAP-leden van mening zijn toch in aanmerking te komen (zie ZAP-doelgroep) maar geen uitnodiging ontvingen, dan kunnen zij de administratie hierover contacteren via e-mail aan BOF@ugent.be. Let wel: ZAP-leden die niet tot de gedefinieerde ZAP-doelgroep behoren komen niet in aanmerking.

Kunnen ZAP-leden die op emeritaat gaan nog een Basisfinanciering aanvragen?

ZAP-leden kunnen tot aan het emeritaat basisfinanciering ontvangen, op voorwaarde dat men in het kalenderjaar van het emeritaat nog minstens 6 maanden ZAP is.
Voorbeeld: een ZAP lid dat 1 oktober 2026 met emeritaat gaat, zal nog basisfinanciering kunnen aanvragen voor de jaren 2024, 2025 en 2026.

Criteria m.b.t. onderzoeksactief zijn: verworven of aangevraagde externe financiering

Welke financiering wordt als intern beschouwd? (oplijsting niet exhaustief)

BOF-, IOF- en GMF-financiering wordt als interne financiering beschouwd en komt bijgevolg niet in aanmerking om te worden meegenomen als ‘extern verworven of aangevraagde onderzoeksfinanciering’.

Welke financiering wordt als extern en competitief beschouwd? (oplijsting niet exhaustief)

Met extern wordt bedoeld: een oproep die ook openstaat voor aanvragers van buiten de financierende instelling.

• FWO-financiering, zowel projecten als mandaten, incl. fundamenteel klinische mandaten
• VLAIO-financiering (inclusief O&O -projecten)
• Belspo-financiering
• Equivalenten van het FWO in andere landen
• EU-financiering: ERC, Marie Skłodowska-Curie actions, EIT, EIC, research infrastructure, EU-projecten
• Financiering vanuit een universiteit/onderzoeksinstelling is extern als ze toegekend wordt via een competitieve oproep waarbij ook personen van buiten die universiteit/onderzoeksinstelling kunnen meedingen en budgethouder kunnen zijn van de verworden middelen. Echter, financiering toegekend door externe instellingen (b.v. SCK, VITO), overheden en organisaties (bv. ECOOM), industriële/economische partners enz. die specifiek aan een UGent promotor een budget ter beschikking stellen voor het aanwerven van een PhD-student of het uitvoeren van een onderzoeksproject, wordt niet beschouwd als competitief verworven financiering aangezien het niet gaat om een competitieve oproep die toegankelijk is voor externe (b.v. UGent) promotoren.

Wat is ‘extern competitief’ verworven financiering wanneer men over een dubbele affiliatie/aanstelling beschikt?

Voor de ZAP-leden die een dubbel statuut (UGent/imec of UGent/VIB of UGent/Vlerick) hebben, is het belangrijk om te bekijken onder welke hoedanigheid de projectfinanciering wordt verworven.

Voor financiering die door imec/VIB/Vlerick zelf wordt toegekend:

• Indien deze middelen competitief kunnen aangevraagd worden door ZAP-leden vanuit hun UGent-ZAP hoedanigheid (en in principe ook toegankelijk zijn voor UGent-ZAP leden die geen dubbel statuut met imec/VIB/Vlerick hebben): voor UGent is dit externe, competitieve financiering en komt dus in aanmerking.
• Indien deze middelen enkel competitief kunnen aangevraagd worden binnen imec/VIB/Vlerick door resp. imec/VIB/Vlerick-personeelsleden: voor UGent telt dit niet als externe, competitieve financiering (ook niet als de financiering vervolgens overgebracht wordt naar UGent want dat gebeurt dan op niet-competitieve basis).
• Voorbeeld:
  UGent ZAP-leden met een dubbele affiliatie (UGent + Vlerick Business School) die via hun Vlerick-aanstelling middelen hebben kunnen verwerven (competitief) aan de Vlerick Business School via een oproep die enkel openstaat voor Vlerick-onderzoekers, kunnen deze financiering niet inbrengen als ‘extern verworven middelen’.
  Aangezien de Vlerick-oproep enkel toegankelijk is voor Vlerick-onderzoekers, en niet voor UGent-onderzoekers die niet ook actief zijn binnen Vlerick. Vanuit het standpunt van UGent betreft dit dus geen externe, competitieve oproep die toegankelijk is voor UGent-onderzoekers, en komt hij daarom niet in aanmerking als extern verworven onderzoeksfinanciering.
  Dit is ook het geval wanneer deze middelen in een latere fase toch zullen dienen om bv. een PhD-student aan de UGent mee te financieren.

Als ZAP-leden met een dubbel statuut UGent/imec en UGent/VIB vanuit imec/VIB competitieve financiering aanvragen/verwerven bij een externe financier (= extern aan imec/VIB) dan telt dit mee voor het criterium externe, competitieve financiering (deze instellingen kunnen ook als onthaalinstelling van de financiering optreden conform de bepalingen van de raamovereenkomst die UGent heeft met deze instellingen).

• Voorbeeld: iemand met een gecombineerde aanstelling UGent ZAP-lid en imec postdoc die externe, competitieve onderzoeksfinanciering verwerft via de imec-aanstelling met imec als onthaalinstelling voor de middelen: dit telt mee als competitieve, externe financiering.

Kunnen gezamenlijke doctoraatsmandaten (Joint PhD) ook meetellen als persoonsgebonden onderzoeksmandaten met een looptijd van minimum 3 jaar?

Ja, extern gefinancierde, gezamenlijk doctoraatsmandaten (verworven/aangevraagd via een competitieve oproep), waarbij een financiering voorzien is van 3 jaar maar waarvan de uitvoering en financiering niet volledig aan de UGent zal plaatsvinden, worden als evenwaardig beschouwd aan 3-jarige onderzoeksmandaten en kunnen dus meegenomen worden als ‘extern verworven of aangevraagde onderzoeksfinanciering’.

Moet het resultaat van de aangevraagde externe financiering gekend zijn voor men dit kan vermelden in de aanvraag voor Basisfinanciering?

Neen. Indien de beoordeling van de aangevraagde financiering nog niet gekend is, kan deze ook worden opgegeven als aangevraagde financiering. Zowel aangevraagde onderzoeksfinanciering waarvan de uitslag nog niet bekend is als aangevraagde onderzoeksfinanciering die niet werd toegekend, tellen mee voor het criterium ‘externe onderzoeksfinanciering’ (op voorwaarde uiteraard dat het tijdsvenster gerespecteerd wordt).

Wel moet men promotor zijn van de aanvraag én moet het de bedoeling zijn in geval de aanvraag toegekend wordt of zou geworden zijn, men ook budgethouder zou zijn van de middelen. Als het budget over meerdere (co-)promotoren verdeeld zou worden, moet men kijken naar het bedrag dat men als promotor zou ontvangen (en niet het totaal aangevraagde bedrag).

Moeten projecten geregistreerd worden in GISMO om te kunnen meegenomen worden voor de Basisfinanciering?

Nee, voor het aanvragen van basisfinanciering is dit niet noodzakelijk. ZAP-leden zullen een vrij tekstveld dienen aan te vullen in de GISMO applicatie voor de Basisfinanciering waarbij zij hun externe aangevraagde of verworven financiering kunnen aantonen.

Wat met een projecten waarbij slechts 1 persoon als budgethouder kan optreden  maar de middelen ook voor andere promotoren bestemd zijn?  Kan enkel de budgethouder dit project meenemen voor het criterium externe financiering? 

Bij sommige oproepen (bv. sommige FWO-projecten) kan in de aanvraag slechts 1 budgethouder worden opgegeven per instelling, ook al is het de bedoeling om de middelen over meerdere promotoren te verdelen. Na toekenning van zo’n project kan gevraagd worden om het budget uit te splitsen maar dat gebeurt in de praktijk niet altijd: soms blijven de middelen gegroepeerd bij één budgethouder en deze betaalt alles, ook de kosten van de andere promotor(en). Voor die (FWO-)projecten waar de uitsplitsing niet is gebeurd (of projecten die aangevraagd werden maar niet toegekend), wordt toegelaten dat medepromotoren die ook aanspraak maken op een deel van het budget maar niet als budgethouder vermeld staan, dit kunnen aangeven als een project dat meetelt voor het criterium ‘externe financiering’.

• Opgelet, hetzelfde budget kan niet door verschillende personen worden toegeëigend. Indien meerdere promotoren een deel van het onderzoeksbudget toe-eigenen moet voor elk van die promotoren minstens 30.000€ per jaar voorzien zijn in het project. Indien dit niet het geval is, zal men de financiering moeten aanvullen met andere projectfinanciering om in totaal aan 30.000€ per jaar te komen..
• Bij projecten waarbij het duidelijk de bedoeling is dat er slechts 1 enkele budgethouder is en er geen verdeling van het budget over meerdere personen mogelijk is, kan dit alleen meetellen als men die budgethouder is.

Men kan dit motiveren in het tekstveld m.b.t. het criterium ‘externe financiering’ in de gismo-applicatie.

Kosten die niet ten laste van de BOF-middelen kunnen worden ingebracht

Kosten voor inrichting van gebouwen/lokalen en/of verbouwingswerken kunnen niet ten laste van BOF middelen. Onderzoeksapparatuur kan wel worden aangekocht.

Besteding middelen Basisfinanciering

Kunnen de middelen ingezet worden om (een deel van) de vervanging van een onderzoekssabatical te financieren?

Dit wordt toegestaan. Basisfinanciering mag gebruikt worden in het kader van onderzoek voor personeel, werking en infrastructuur.  In principe is onderwijsvervanging onderwijs gerelateerd, maar hierdoor kan het ZAP-lid dat een sabbatical opneemt zich volledig focussen op onderzoek. 

Loonkosten per personeelscategorie

Geschatte personeelskosten (in euro) dd. 18 september 2024
(*) voor doctorandi uit niet-EU-landen zullen de beurskosten lager zijn.