Basisfinanciering

Twee keer per jaar (oktober en juni) zullen alle ZAP-leden die, op basis van hun aanstelling, behoren tot de doelgroep van de Basisfinanciering worden uitgenodigd om online een aanvraag voor de toekenning van een Basisfinanciering in te dienen. Deze Basisfinanciering is enkel bestemd voor het financieren van onderzoek en wordt niet-competitief toegekend. Enkel ZAP-leden die cumulatief 3 gedefinieerde onderzoeksactiviteiten (zie verdere toelichting) kunnen aantonen komen in aanmerking voor een Basisfinanciering. ZAP-leden zullen zelf moeten aantonen dat ze voldoen aan deze onderzoeksvoorwaarden.

Wie zal worden uitgenodigd om een Basisfinanciering aan te vragen (ZAP -doelgroep)?

• Alle ZAP-leden met een ZAP aanstellingspercentage van minstens 50%
• Deeltijdse ZAP-leden (5% - 45%) in combinatie met een klinisch mandaat in UZGent (waarbij de gezamenlijke tewerkstelling minstens 50% bedraagt)
• Deeltijdse ZAP-leden (5%-45%) in combinatie met een aanstelling als professor aan GUGC (Ghent University Global Campus – Korea) (waarbij de gezamenlijke tewerkstelling minstens 50% bedraagt)
• Deeltijdse ZAP-leden (10% - 45%) in combinatie met een tweede ‘UGent’-aanstelling, waarbij de gezamenlijke tewerkstelling minstens 50% bedraagt:
  • Postdoctoraal wetenschappelijk medewerker UGent (WP3, IDC-coördinator)
  • Doctor-assistent
  • FWO-postdocmandaat
  • Postdoc imec (met UGent-affiliatie)
  • Postdoc VIB (met UGent-affiliatie)
  • Postdoc GUGC
  • Vlerick Business School
  • UZGent niet-klinisch mandaat
  • Lector/hoofdlector (via integratiekader)
  • ATP-medewerker met doctoraat        

• Om in aanmerking te komen dient het ZAP-lid in het kalenderjaar waarvoor de Basisfinanciering zal worden aangevraagd, minstens 6 maanden te behoren tot de ZAP-doelgroep.
• Gastprofessoren (bezoldigd of onbezoldigd) kunnen geen Basisfinanciering aanvragen.
• Promotoren van BOF-Startkredieten of Methusalemfinanciering kunnen geen Basisfinanciering aanvragen, tenzij die financiering reeds (bijna) afgelopen is (men mag max.  6 maanden van het kalenderjaar waarvoor de Basisfinanciering van toepassing is over een Startkrediet beschikken). Hierbij wordt enkel naar de officiële einddatum van het toegekende budget gekeken (en niet de uiterste datum van besteding in SAP). Voor Startkredieten is de officiële einddatum = de startdatum + 4 jaar.

Welke 3 onderzoeksactiviteiten moet men aantonen om de Basisfinanciering te ontvangen?

Om de onderzoeksactiviteit voor de aanvraag van een Basisfinanciering te kunnen staven dient een ZAP-lid aan drie voorwaarden (cumulatief) te voldoen:

1. In de afgelopen drie jaar werd door het ZAP-lid externe onderzoeksfinanciering aangevraagd of werd er aan het ZAP lid onderzoeksfinanciering toegekend;
2. In de afgelopen drie jaar heeft het ZAP-lid gepubliceerd;
3. In de afgelopen drie jaar was het ZAP-lid promotor van een doctoraat (doctoraat in voorbereiding of afgerond doctoraat)

1. In de afgelopen drie jaar werd door het ZAP lid externe onderzoeksfinanciering aangevraagd of werd er aan het ZAP lid onderzoeksfinanciering toegekend

De externe onderzoeksfinanciering wordt na een publieke en/of competitieve oproep toegekend door een publieke of private instelling, verschillend van de onthaalinstelling.

De onthaalinstelling van de onderzoeksfinanciering is UGent, UZGent of GUGC. Voor ZAP-leden die actief zijn binnen een raamovereenkomst afgesloten met imec of VIB, kunnen deze instellingen ook als onthaalinstelling optreden conform de bepalingen van de raamovereenkomst.

• De externe onderzoeksfinanciering is hetzij toegekend, hetzij aangevraagd:

Voor toegekende onderzoeksfinanciering geldt dat de einddatum van de looptijd van de toegekende onderzoeksfinanciering ten vroegste 1 januari van het jaar n-3 is, met n het jaar waarvoor de basisfinanciering wordt aangevraagd.

Voor aangevraagde onderzoeksfinanciering geldt dat de (uiterste) datum voor indiening van de aanvraag voor de onderzoeksfinanciering ten vroegste 1 januari van het jaar n-3 is, met n het jaar waarvoor de basisfinanciering wordt aangevraagd.

• Zowel projectfinanciering als persoonsgebonden onderzoeksmandaten komen in aanmerking:

Voor projectfinanciering komen promotoren of co-promotoren (of promotor-woordvoerder of Principal Investigator) van een aanvraag/toekenning in aanmerking op voorwaarde dat ze budgethouder (zouden ) zijn van de financiering. Het onderzoeksbudget (gesommeerd over alle projecten) waar men budgethouder van is of zou zijn omvat minstens €30.000 / jaar.

Voor persoonsgebonden onderzoeksmandaten (doctoraatsbeurzen, postdoc-mandaten) komen enkel promotoren van een aanvraag/toekenning in aanmerking. De financiering van dit mandaat heeft een looptijd van minimum 3 jaar.

2. In de afgelopen drie jaar heeft het ZAP-lid gepubliceerd

Er is minstens 1 wetenschappelijke publicatie gepubliceerd met het ZAP-lid als auteur of co-auteur of editor en met publicatiejaar ten vroegste het jaar n-3, met n het jaar waarvoor de Basisfinanciering wordt aangevraagd.

• Volgende publicatietypes worden in aanmerking genomen:
• Artikels in ruim verspreide wetenschappelijke tijdschriften met peer-review (Biblio-categorie A1, A2, incl. VABB)
• Boeken of hoofdstukken in boeken (Biblio-categorie B1, B2, B3, incl. VABB)
• Artikels (met uitsluiting van abstracts) in proceedings van wetenschappelijke congressen (Biblio-categorie C1, P1)
• Octrooien

De publicatie moet effectief gepubliceerd zijn of ‘in press’ waarbij het aanvaarde manuscript opgeladen is in Biblio.

3. In de afgelopen drie jaar was het ZAP-lid promotor van een doctoraat (doctoraat in voorbereiding of afgerond doctoraat)

• Je bent in de afgelopen 3 jaar promotor of mede-promotor van minstens één doctoraat:
  • hetzij in voorbereiding door een UGent-doctoraatsstudent. Dit doctoraat is lopende op moment van de aanvraag of was lopende in een academiejaar dat ten vroegste is gestart op 1 oktober n-4, met n het jaar waarvoor de Basisfinanciering wordt aangevraagd, zoals geregistreerd in Oasis.;
  • hetzij met succes verdedigd en toegekend door UGent. Dit doctoraat werd verdedigd in een academiejaar dat ten vroegste is gestart op 1 oktober n-4, met n het jaar waarvoor de Basisfinanciering wordt aangevraagd, zoals geregistreerd in Oasis;
  • hetzij met succes verdedigd en toegekend door een andere universiteit dan UGent. Het doctoraat werd verdedigd in een academiejaar dat ten vroegste is  gestart op 1 oktober n-4, met n het jaar waarvoor de Basisfinanciering wordt aangevraagd.

Hoe Basisfinanciering ontvangen?

Twee keer per jaar zullen alle ZAP-leden die op basis van hun aanstelling behoren tot de doelgroep van de Basisfinanciering, door de BOF-administratie uitgenodigd worden om een aanvraag voor de toekenning van de Basisfinanciering in te dienen.

Bij de aanvraag voor de Basisfinanciering zullen de ZAP-leden zelf moeten aantonen dat ze voldoen aan de 3 onderzoeksactiviteiten zoals hierboven beschreven.

De aanvraag voor de toekenning van de Basisfinanciering gebeurt via de online GISMO-webapplicatie. Deze applicatie zal zomer 2024 operationeel zijn.

Het gaat hierbij om niet- competitieve financiering, aanvragers die kunnen aantonen te voldoen aan de voorziene voorwaarden (cf. onderzoeksacitiviteiten) zullen financiering ontvangen. Er zal geen verdere beoordeling van hun onderzoek of andere vormen van competitie plaatsvinden.

Voor welke periode wordt de Basisfinanciering toegekend?

De Basisfinanciering wordt per kalenderjaar berekend en kan voor maximum 4 opeenvolgende jaren worden toegekend. Er wordt geen fractionele Basisfinanciering voor een gedeelte van een kalenderjaar toegekend.

De totale periode van de Basisfinanciering is afhankelijk van de aanstelling(en) die het ZAP-lid heeft: deze wordt toegekend voor de periode dat het ZAP-lid in aanmerking komt voor de Basisfinanciering (met een maximum van 4 jaar) + één jaar extra beschikbaar in SAP, op voorwaarde dat het betrokken ZAP-lid een ZAP-aanstelling behoudt in dat extra jaar.

Concreet:

• een ZAP-lid dat (minstens) 4 kalenderjaren in aanmerking komt voor een Basisfinanciering, ontvangt het bedrag van de Basisfinanciering voor 4 kalenderjaren en zal die, indien hij na afloop van die 4 jaar ZAP-lid blijft, 5 jaar kunnen besteden.
• een ZAP-lid dat 3 kalenderjaren in aanmerking komt voor een Basisfinanciering, ontvangt het bedrag van de Basisfinanciering voor 3 kalenderjaren en zal die, indien hij na afloop van die 3 jaar ZAP-lid blijft, 4 jaar kunnen besteden.
• een ZAP-lid dat 2 kalenderjaren in aanmerking komt voor een Basisfinanciering, ontvangt het bedrag van de Basisfinanciering voor 2 kalenderjaren en zal die, indien hij na afloop van die 2 jaar ZAP-lid blijft, 3 jaar kunnen besteden.
• een ZAP-lid dat 1 kalenderjaar in aanmerking komt voor een Basisfinanciering, ontvangt het bedrag van de Basisfinanciering voor dat kalenderjaar en zal die, indien hij na afloop van dat jaar ZAP-lid blijft, 2 jaar kunnen besteden.

Na afloop van deze periode vloeien de onbestemde saldi terug naar het BOF.

De Basisfinanciering blijft verworven, op voorwaarde (en zolang) dat het betrokken ZAP-lid een ZAP-aanstelling behoudt. Dit geldt ook indien gedurende de periode waarvoor de Basisfinanciering wordt toegekend het ZAP-lid niet langer aan de aanstellingsvoorwaarden voldoet (b.v. bij reductie van een ZAP-aanstellingspercentage). Een nieuwe toekenning van Basisfinanciering kan pas gebeuren nadat het ZAP-lid opnieuw aan de aanstellingsvoorwaarden voldoet + kan aantonen te voldoen aan de 3 onderzoeksvoorwaarden.

Indien ZAP-leden niet langer over een ZAP-aanstelling beschikken of de UGent verlaten dan vloeien de onbestemde saldi terug naar het BOF. Uiteraard zullen lopende aanstellingen op toegekende financiering niet worden stopgezet en zullen deze tot de voorziene einddatum van de aanstelling verder kunnen lopen.

Hoeveel bedraagt de Basisfinanciering?

Het bedrag van de Basisfinanciering wordt voor elk kalenderjaar vastgelegd, waarbij het bedrag voldoende is om twee ZAP-leden (met een Basisfinanciering voor een periode van 4 jaar) samen in staat te stellen om een doctoraatsbursaal te financieren, vermeerderd met een forfaitair redelijk bedrag aan werkingskosten.

Het bedrag van de jaarlijkse Basisfinanciering voor de volgende kalenderjaren bedraagt:

• 2024: €29.000
• 2025: €29.750
• 2026: €30.250
• 2027: €31.000
• 2028: €31.750

Voor ZAP-leden met een 5%-aanstelling in combinatie met een klinisch mandaat in UZGent (waarbij de gezamenlijke tewerkstelling minstens 50% bedraagt), hierna kortweg 5% ZAP-leden genoemd, is vanaf 2026 het bedrag van de Basisfinanciering onderhevig aan een plafonneringsmechanisme op de volgende manier:

Noem:

• M_o = het aantal 5% ZAP-leden dat (rekenkundig) gemiddeld over de eerste twee jaar van de toekenning van de Basisfinanciering effectief voldoet aan de criteria voor ‘onderzoeksactief ZAP’;
• V = het totale aantal ZAP-leden aan de UGent in jaar X gedeeld door het totale aantal ZAP-leden aan de UGent in de referentieperiode (gemiddelde van de eerste twee jaar van toekenning van de Basisfinanciering);
• B = het reguliere bedrag van een enkele in jaar X+1 toe te kennen Basisfinanciering;
• A = het aantal Basisfinancieringen voor 5% ZAP-leden in jaar X, zijnde het aantal verderlopende Basisfinancieringen vermeerderd met het aantal ontvankelijke nieuwe aanvragen.

Dan is:

• M_c = max(M_o,M_o x V) = het gecorrigeerde aantal 5% ZAP-leden, waarbij rekening wordt gehouden met de relatieve verandering van het totale aantal ZAP-leden aan de UGent sinds de eerste twee jaar na de toekenning, en waarbij het initiële aantal M_o gegarandeerd blijft;
• T = M_c x B = het plafondbedrag dat kan worden besteed aan Basisfinanciering voor 5% ZAP-leden.

Jaarlijks wordt gemonitord of het aantal Basisfinancieringen A voor het betreffende jaar X uitstijgt boven het niveau van het gecorrigeerde maximum M_c (wat het geval zou kunnen zijn wanneer het aantal 5% ZAP-mandaten in het betreffende jaar X boven het niveau van M_c uitstijgt). Indien dat het geval is, wordt voor het jaar X+1 het plafondbedrag T evenredig verdeeld over het aantal Basisfinancieringen A, zodat elke individuele (5%-)promotor het bedrag T / A = M_c x B / A voor jaar X+1 ontvangt.

Start van de Basisfinanciering

De startdatum van de toegekende Basisfinanciering (jaar n) is in principe steeds 1 januari (jaar n).

Op verzoek kan de startdatum vervroegd worden tot ten vroegste 1 augustus van het voorafgaande jaar (jaar n -1), mits de onderzoeker op dat ogenblik reeds tot de ZAP-doelgroep behoorde.

Het is niet mogelijk om retroactief de Basisfinanciering voor een afgelopen kalenderjaar aan te vragen.

De 1ste Basisfinanciering (2024) zal officieel worden toegekend met startdatum 1 januari 2024, de aanvragen zelf zullen pas kunnen gebeuren in de zomer 2024. Voor deze 1ste ronde zal het niet mogelijk zijn de startdatum nog verder te vervroegen (en kosten te laten aanrekenen die dateren van voor 1 januari 2024).

Wanneer kan men de volgende Basisfinanciering aanvragen?

De aanvraag voor een volgende Basisfinanciering gebeurt in het laatste jaar van de lopende Basisfinanciering.

ZAP-leden die vastbenoemd zijn zullen hun Basisfinanciering meteen voor 4 opeenvolgende jaren (jaar 2024-2025-2026 en 2027) kunnen aanvragen/ontvangen. Zij zullen in dit voorbeeld pas in het laatste jaar van de toegekende basisfinanciering (2027) hun volgende Basisfinanciering (jaar 2028-2029-2030 en 2031) kunnen aanvragen.

Basisfinanciering besteden

De Basisfinanciering is enkel bestemd voor het financieren van onderzoek. Uitgaven dienen altijd te gebeuren conform de wettelijke en reglementaire bepalingen (zoals b.v. wetgeving overheidsopdrachten, UGent-reglement op de vergoedingen, toelagen, terugbetaling van kosten en sociale voordelen …).

Mits er een onderzoeksfinaliteit is, kan de Basisfinanciering worden aangewend voor:

• personeelskosten (WP-leden, doctoraatsbursalen, postdoc bursalen, ATP-leden)
• werkingskosten in het kader van onderzoeksactiviteiten
• kosten voor jobstudenten, enquêteurs en onkosten voortvloeiend uit de uitnodiging van gastonderzoekers
• onderzoeksinfrastructuur
• kosten van studieverblijven en deelname aan congressen in binnen- en buitenland (reis-,  verblijfs- en inschrijvingskosten)
• toegang tot en disseminatie van onderzoeksresultaten
• activiteiten in het kader van maatschappelijke of economische valorisatie van onderzoek
• verplaatsingskosten binnen en buiten België
• gebruik van core facilities en andere onderzoeksinfrastructuur binnen of buiten de UGent
• onderaannemingskosten

Twee of meer ZAP-leden kunnen de toegekende Basisfinanciering gemeenschappelijk inzetten, bijvoorbeeld voor de aanwerving van personeel of de aankoop van onderzoeksinfrastructuur.

Hoe met meerdere ZAP-leden Basisfinanciering poolen, bv. voor het aanwerven van een doctoraatsbursaal?

ZAP-leden die hun Basisfinanciering gezamenlijk wensen te gebruiken, dienen eerst onderling duidelijke afspraken te maken over wie wat betaalt.

Technisch gezien, zijn dit de eenvoudigste manieren om in SAP de Basisfinanciering te poolen:

1. Via het gezamenlijk beheer van de Basisfinanciering.

Dit houdt in dat er eenzelfde proxy wordt aangeduid voor de verschillende grants met Basisfinanciering. Dit kan een administratieve medewerker zijn die proxy is/wordt gemaakt voor de grants met Basisfinanciering, of een ZAP-lid kan een ander ZAP-lid waarmee men wenst samen te werken als proxy aanduiden.
Informatie over het aanduiden van een proxy vindt u op intranet via Home > Thema's > Financiële administratie >SAP > Rollen en autorisaties.

Doordat er één proxy is, kan er voor het aanwerven van een doctoraatsbursaal gewerkt worden met één e-VTA waarop voor de financiering dan naar de verschillende grants met Basisfinanciering wordt verwezen (bv. 50% op grant X en 50% op grant Y). Voor het indienen van een e-VTA is een proxy met enkel inzage over de budgetten reeds voldoende.

2. Door te werken met een interne transfer.

Men kan dan een afgesproken hoeveelheid middelen van de ene grant met Basisfinanciering transfereren naar een andere grant met Basisfinanciering. Zo kan men bv. de middelen voor 50% van de loonkost voor een doctoraatsbursaal intern transfereren van grant X naar grant Y. Het e-VTA wordt dan ingediend met grant Y als financieringsbron.

Transfers naar andere kassen of andere grants dan die met Basisfinanciering zijn niet mogelijk. Het is ook niet toegestaan om een interne transfer uit te voeren tussen grants met Basisfinanciering van dezelfde budgethouder (bv. tussen een grant met aflopende Basisfinanciering en de grant voor de nieuwe termijn aan Basisfinanciering).

Zie handleiding voor interne transfers.

Meer informatie

e-mail: bof@ugent.be

Voor meer toelichting en details bij deze oproep zie ook de veelgestelde vragen over de Basisfinanciering -  FAQ

• Presentatie Basisfinanciering 

• Infosessie Basisfinanciering    (Faculteit Economie en Bedrijfskunde, 25 april 2024)