Bijzonder Onderzoeksfonds- Cofinanciering voor Chinese doctoraatsstudenten met een CSC preference beurs (2025)

De Universiteit Gent (UGent) heeft een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de China Scholarship Council (CSC) om de UGent te promoten als gastinstelling voor Chinese doctoraatsstudenten. Deze samenwerkingsovereenkomst heeft een looptijd van vijf jaar, van 30 november 2023 tot 30 november 2028. In het kader van deze overeenkomst financieren UGent en CSC samen jaarlijks een 50 tal nieuwe CSC doctoraatsstudenten.

Studenten die geselecteerd worden via het UGent-CSC preferentieprogramma worden vrijgesteld van het betalen van studiegeld (tuition & bench fees). Daarnaast ontvangen de geselecteerde studenten een aanvullende beurs van de UGent (Bijzonder Onderzoekfonds), bovenop hun CSC-beurs om zo een minimaal maandinkomen van 1580 euro te garanderen (cf. beleid van de UGent inzake aanbevolen financiële steun voor doctoraatsstudenten)

*English version*

Wie kan een aanvraag indienen voor het preferentieprogramma?

Diplomastudenten

Het preferentieprogramma is enkel toegankelijk voor studenten die een doctoraatsdiploma willen behalen aan de Universiteit Gent. Hieronder worden ook de kandidaten begrepen die een  gezamenlijk doctoraatsdiploma (*) beogen  aan zowel de Universiteit Gent als hun Chinese universiteit.

(*) Een gezamenlijk doctoraat (=joint PhD; cotutelle doctoraat) is een doctoraatstitel die wordt uitgereikt door twee (of meer) instellingen die de verantwoordelijkheden voor de begeleiding en coördinatie van het doctoraatstraject van een onderzoeker delen en die een gezamenlijke examenprocedure organiseren.

Uitwisselings- of gastdoctoraatsstudenten die enkel zijn ingeschreven als doctoraatsstudent aan een Chinese universiteit en hun doctoraatsdiploma enkel aan hun thuisuniversiteit in China willen behalen, worden door de UGent niet als joint PhD studenten beschouwd en komen niet in aanmerking voor het preferentieprogramma.

Uitwisselingsstudenten (exchange) kunnen een persoonlijke CSC-beurs aanvragen met de steun van een UGent promotor. (meer info - Engelstalige website.)

Master/PhD

Enkel studenten die een masterdiploma hebben (of zullen behalen) kunnen een aanvraag indienen voor het preferentieprogramma. Kandidaten moeten aantonen dat ze een masterdiploma hebben behaald of in het laatste jaar van hun masterstudies zitten.

Studenten die op basis van een bachelordiploma reeds zijn ingeschreven als PhD-student (in China) komen ook in aanmerking (cf. Joint PhD studenten).

Toelatingsprocedure tot het doctoraat moet zijn opgestart

Kandidaten voor het preferentieprogramma moeten op het ogenblik van de UGent deadline (12 december 2024) gestart zijn met de toelatingsprocedure tot het doctoraat (admission procedure).

De toelatingsprocedure moet niet zijn afgewerkt op het ogenblik van de UGent deadline - maar moet dat wel zijn op het ogenblik van de CSC deadline (maart 2025).

Indien reeds gestart met doctoraat aan UGent

Indien men reeds gestart is als doctoraatsstudent aan de UGent en men wil deelnemen aan het preferentieprogramma dan:

  1. mag men nog niet eerder een CSC-beurs hebben ontvangen (persoonlijke of preferentie)
  2. mag men op moment van de deadline maximum 1 volledig jaar als doctoraatsstudent hebben voltooid.

Doctoraatsstudenten die een joint PhD beogen maar nog niet aan de UGent zijn ingeschreven mogen aan de Chinese instelling op moment van de deadline langer zijn ingeschreven.

Selectie op basis van bachelorscore en instellingen

Kandidaten worden in de eerste plaats gerangschikt op basis van de instelling(en) waaraan ze gestudeerd hebben/studeren. Kandidaten die aan 1 van de universiteiten of instellingen hebben gestudeerd (bachelor en/of master en/of PhD) opgenomen in de Double First Class University Project – lijst worden in rang 1 geplaatst.

Kandidaten die aan andere instellingen hebben gestudeerd worden in rang 2 geplaatst.

Daarna worden de kandidaten binnen de 2 groepen gerangschikt op basis van studieresultaten (bachelor). Dit betekent dat een kandidaat met een lagere studieresultaat (bachelor) in rang 1 hoger gerangschikt is dan een kandidaat met hogere studieresultaten in rang 2.

  • Studenten worden enkel gerangschikt op basis van hun bachelorscore. Daarom moeten studenten een puntenbriefje (of een ander officieel document) bijvoegen dat hun gewogen bachelorscore weergeeft in een score op 100.
  • Studenten die alleen een GPA hebben, moeten altijd de maximaal te behalen score vermelden (bijv. .../3, .../4,.../5) en moeten een officieel attest toevoegen van het gebruikte beoordelingssysteem (creditsystem) + omzettingsschaal naar een 100-procentschaal.
  • Indien nodig wordt studenten gevraagd zelf tijdig contact op te nemen met hun Chinese universiteit om deze informatie aan te leveren.

Zonder deze informatie is de aanvraag niet ontvankelijk.

Preselectie (UGent) en selectie (CSC)

UGent en CSC zullen gezamenlijk de kandidaten voor het preferentieprogramma selecteren.

UGent preselecteert de kandidaten, CSC voert de finale selectie uit.

  • De deadline voor aanvragen (preselectie UGent) is 12 december 2024.
  • De deadline voor aanvragen bij CSC (selectie CSC) is maart 2025.

De preselectie (55-60 kandidaten) wordt bekendgemaakt ten laatste eind februari 2025. Deze kandidaten worden vervolgens uitgenodigd om hun preferentieaanvraag bij CSC in te dienen (deadline CSC maart 2025). CSC zal uit deze groep kandidaten finaal een 50-tal kandidaten selecteren voor het preferentieprogramma.

De finale selectie wordt bekendgemaakt door de UGent en CSC in de 2de of 3de week van juni 2025.

Hoe aanvragen

1. Zoek een promotor aan de UGent:

Alle kandidaten moeten over de steun beschikken van een UGent professor (ZAP) die wil optreden als de promotor van hun doctoraat.

Studenten die een promotor zoeken kunnen de lijst van faculteiten en beschikbare onderzoeksonderwerpen raadplegen op de UGent research directory. UGent professoren kunnen zelf beslissen of ze een doctoraatsstudent aanvaarden.

  • UGent promotoren kunnen vanaf 2025 maximum 1 preferentieaanvraag steunen.

2. Start de PhD toelatingsprocedure

Kandidaten moeten op het ogenblik van de UGent deadline (uiterlijk 12 december 2024) gestart zijn met de toelatingsprocedure tot het doctoraat (‘admission procedure’).

De toelatingsprocedure is voornamelijk een administratief proces waarbij de academische aspecten (zoals de gelijkwaardigheid van je diploma, onderzoeksvoorstel en taalvaardigheden) zullen worden geëvalueerd. Meer details (Engelstalige website)

Deze toelatingsprocedure aan de Universiteit Gent wordt opgestart door de promotor van de Universiteit Gent.

Opgelet! Het is niet voldoende de student te registreren als toekomstige student om de toelatingsprocedure 'officieel' op te starten. De promotor dient ook 'de aanvraag voor de eerste inschrijving' van een nieuwe doctoraatskandidaat op te starten via OASIS.

Studenten moeten ervoor zorgen dat ze alle vereiste informatie en documenten tijdig indienen volgens de voorziene instructies (e-mails).

3. Aanvraag preselectie UGent (preferentieprogramma)

  • Aanvraagformulieren, moeten elektronisch worden ingediend via e-mail aan BOFapplication@ugent.be. Hierbij dient de promotor (en eventueel copromotor) als afzender of in CC in de e-mail te worden vermeld.
  • Toekomstige studenten met een joint/dubbel doctoraat dienen bij hun aanvraag een verklaring van de Chinese partneruniversiteit toe te voegen. Deze verklaring bevestigt de bereidheid van de Chinese universiteit om te onderhandelen over een toekomstige gezamenlijke doctoraats-partnerschapsovereenkomst met de Universiteit Gent. Dergelijke samenwerkingsovereenkomst is noodzakelijk bij een gezamenlijk doctoraat.
  • Daarnaast moet de promotor van de UGent een aparte vragenlijst e-mailen over de ethische en bio-veiligheidscontext van het voorgestelde doctoraatsonderzoek (zie link onderaan deze webpagina).
  • deadline UGent preselectie preferentieprogramma 12 december 2024

4. Aanvraag indienen voor de CSC preference beurs in China

Na preselectie zullen kandidaten worden uitgenodigd om een CSC-beursaanvraag in te dienen via het preferentieprogramma.

Bij deze CSC aanvraag moeten 2 UGent documenten worden toegevoegd.

  • UGent bevestiging preselectie
  • Bewijs van toelating tot het doctoraat (Letter of Admission*).

*Na afronding van de toelatingsprocedure zal de studentenadministratie van de UGent een toelatingsbrief (Letter of Admission of LOA) naar de student mailen.

Deze toelatingsbrief bevestigt aan CSC dat, indien de kandidaat geselecteerd wordt voor een CSC preference beurs, de student welkom zal zijn als doctoraatsstudent aan de UGent. In de brief wordt ook bevestigd dat CSC-preference beursstudenten vrijgesteld zijn van bijkomende studiekosten aan de Universiteit Gent (i.e. studiegeld en bench fees). Daarnaast vermeldt de brief de verwachte duur van de doctoraatsstudie (gemiddeld 4 jaar) en de onderwijstaal (Engels voor internationale doctoraatsstudenten).

  • Deadline voor CSC preference beurzen (China): maart 2025 (raadpleeg de CSC-website voor de exacte data).

Deadline

  • Deadline preselectie UGent: 12 december 2024.
  • Deadline selectie CSC: maart 2025

Selectie

  • 2de of 3de week van juni 2025 (raadpleeg de websites van CSC en Universiteit Gent voor updates).

Startdatum

  • De vroegste startdatum van deze beurzen is 1 oktober 2025.

Contact & informatie

Voor vragen over het UGent- CSC preferentieprogramma kan u mailen naar BOF@ugent.be.

Voor meer informatie over de toelatingsprocedure tot het doctoraat en gezamenlijke doctoraten aan de UGent zie volgende webpagina’s:

Oproep en aanvraagformulieren

Eindverslag

Binnen drie maanden na afloop van de beurs moet een beknopt eindrapport  worden ingediend bij BOFapplication@UGent.be. Gelieve de promotor en co-promotor (indien van toepassing) in de e-mail te vermelden (als afzender of in CC).