Junior & Senior onderzoeksprojecten

Het FWO werd de laatste jaren geconfronteerd met een sterk gestegen aantal aanvragen voor een FWO-onderzoeksproject. Omdat dit een negatief effect heeft op de slaagpercentages, besliste de FWO Raad van Bestuur dat er vanaf oproep 2025 nog slechts 1 projectaanvraag kan worden ingediend per (co)promotor.  De regel dat voor een aanvrager maximum 2 lopende en/of aangevraagde projecten in totaal zijn toegestaan blijft behouden. (Instelling-overschrijdende projecten waarvoor een (co)promotor voor de volledige projectduur geen budget heeft aangevraagd tellen niet mee voor dit maximum.) Enkele concrete voorbeelden:
1. Je bent promotor van 2 projecten met officiële startdatum 1/1/2022 en 1/1/2023. Het eerste project loopt af voor 1/1/2026 (startdatum nieuw toegekende projecten oproep 2025), dus je kan 1 nieuwe projectaanvraag indienen in april 2025
2. Je hebt geen lopende projecten. Je kan slechts 1 nieuwe projectaanvraag indienen in april 2025.
Belangrijk: Dit maximum geldt ook voor Weave-projecten. Je moet dus kiezen om een aanvraag in te dienen voor een regulier project OF een Weave-project.
De FWO-website wordt later aangepast. Met vragen kan je terecht bij vlaams-federaal@ugent.be 

Voorwaarden

• Het onderzoek wordt uitgevoerd aan een ontvankelijke Vlaamse hoofdonthaalinstelling, eventueel in samenwerking met andere Vlaamse en/of federale onderzoeksinstellingen (zie reglement FWO, art. 7)
• Het onderzoeksproject wordt uitgevoerd onder leiding van een promotor-woordvoerder, eventueel in samenwerking met co-promotor(en) (zie reglement FWO, art 10 en 11)
• Een onderzoeker kan per aanvraagronde voor maximum 1 project optreden als (co-)promotor. Je kan slechts aanvragen als je in niet meer dan 2 projecten betrokken bent als (co-)promotor, aangevraagd of lopend. Deze bepalingen omvatten ook de Lead Agency Procedure (LAP) projecten en de nieuw aangevraagde WEAVE projecten. Voor (co-)promotoren van een partnerinstelling binnen een instelling-overschrijdend project zonder eigen budget telt het project niet mee voor dit totaal. 
• Voor junior-projecten moet een promotor-woordvoerder en (co)promotor zijn eerste doctoraatsdiploma maximaal 12 jaar voor 1 april verworven hebben
• Voor senior-projecten moet een promotor-woordvoerder of (co)promotor zijn eerste doctoraatsdiploma meer dan 12 jaar voor 1 april verworven hebben. Van zodra er 1 lid van het onderzoeksteam senior is, wordt het project een seniorproject.
• Alle materiaal, verworven dankzij een werkings- of uitrustingskrediet van het FWO, wordt eigendom van de universiteit
• De onthaalinstelling is werkgever van het personeel bezoldigd op onderzoeksprojecten
• Aan (co-)promotoren kan geen enkele bezoldiging  of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een onderzoeksproject

Budget

Ter info: De slaagkans van een project is niet gekoppeld aan het aangevraagde budget. Er is geen enkel voordeel voor de indiener bij het aanvragen van een beperkt budget. Begroot het budget dus voldoende ruim in de projectaanvraag.

Personeel

• Begroot de reële loonkost als de aan te werven persoon gekend is of als u iemand wil aanwerven met meer anciënniteit dan in onderstaande tabel. Voor ramingen kan u contact opnemen met de front officer van uw vakgroep of vlaams-federaal@ugent.be. Bereken 2 % bijkomende loonkost, of 3 % indien het gaat om een (postdoctoraal) wetenschappelijk medewerker.
  Gelieve de bedragen af te ronden naar het bovenliggende 500 of 1000-tal.

• Indien de aan te werven persoon niet gekend is, gelieve onderstaande bedragen te gebruiken

Werking

•  De normale werkingskosten, noodzakelijk voor de uitvoering van het project
•  Kosten voor jobstudenten, enquêteurs en onkosten voortvloeiend uit de uitnodiging van een gastonderzoeker in de onderzoekseenheid
• Kleine apparatuur van minder dan 20.000 euro per eenheid, noodzakelijk voor het project
• Kosten van studieverblijven en deelname aan congressen in het buitenland voor zover deze in de lijn liggen van het toegekende onderzoeksproject
• Toegang tot en disseminatie van onderzoeksresultaten

Personeel + Werking

• Op projectniveau (alle instellingen samen) moet er minimum 50.000 euro per jaar worden aangevraagd
• Elke Vlaamse of federale onthaalinstelling kan maximum 145.000 euro per projectjaar aanvragen
• Een niet-Vlaamse onderzoeksinstelling (en niet-federale wetenschappelijke instelling) kan voor max 10% delen in het onderzoeksbudget

Uitrusting

• Alle apparatuur vanaf 20.000 euro tot maximaal 150.000 euro (per project)

Indiening

• Vanaf midden januari vind je het online aanvraagformulier in het FWO e-loket (aanmelden verplicht). Gebruik voor de (Engelstalige) projectaanvraag, CV en consent form de FWO templates. Tip: Je kan in de CV de belangrijkste elementen highlighten.
• Zorg dat je publicatielijst up to date is. Met vragen hierover kan je steeds het biblio-team contacteren.
• Omdat we verschillende ontvankelijkheidcriteria nakijken, is er een interne deadline: 15 maart 2024 – 17:00. Dien je projectvoorstel in via het FWO e-loket ("submit"). We kijken volgende elementen na:
  ° Ontvankelijkheid (co-)promotor UGent
  ° Ontvankelijkheid project budget
  

  We checken bovendien of volgende documenten zijn opgeladen, maar kijken de inhoud en vorm ervan niet na:
  ° CV (co-)promotor(en)
  ° Consent form
  ° Publicatielijst promotor
  Wil je nog verder werken aan je projectvoorstel na 15 maart, laat dit weten via vlaams-federaal@ugent.be zodat we jouw projectvoorstel opnieuw kunnen openstellen in het e-loket.  
  Dien zeker in voor 15 maart, zodat we tijd hebben om de ontvankelijkheid te controleren.

• FWO deadline: 2 april 2024 - 17:00 (via FWO e-loket "submit"). Let op: Als onderzoeker kan je niet rechtstreeks indienen bij het FWO.  De eigenlijke indiening gebeurt door DOZA team Vlaams-Federaal, met als deadline 2 april 17:00.
• Na onze indiening bij het FWO ontvangt de promotor-woordvoerder een automatische bevestigingsmail. Indien je deze bevestigingsmail niet hebt ontvangen voor 2 april 17u, gelieve contact op te nemen met vlaams-federaal@ugent.be.
• Om de (co-)promotoren goed en tijdig te informeren, werken we met een vooraanmelding. Als je voor 19 februari – 17:00 doorgeeft dat je een projectaanvraag zal indienen, kunnen we een proactieve opvolging garanderen:
  o We bezorgen je per e-mail een overzicht van de ontvankelijkheidscriteria en reglementaire wijzigingen ten opzichte van de oproep 2023.
  o We brengen onze collega’s van het Biblioteam op de hoogte dat je zal indienen. Zo kunnen zij jouw records in Biblio nakijken en ondersteuning bieden bij de export van publicaties naar het FWO e-loket.
  o We kijken de ontvankelijkheid als (co-) promotor meteen na en signaleren zo eventuele ontvankelijkheidsproblemen tijdig.

Evaluatie

• Jouw aanvraag wordt aan een aantal externe referenten ter evaluatie voorgelegd
• Reageren op de bemerkingen van de externe referenten en pre-rapporteurs is mogelijk (rebuttal fase)
• De FWO-Expertpanels buigen zich over de aanvragen. Let op: FWO hervormde in 2022 de panels. Ga dus zeker na of jouw onderzoek nog aansluit bij de scope van het expertpanel dat je voor ogen hebt. Meer informatie vind je op de FWO website.

Toekenning

• Bekendmaking: 13 december 2024 (via de website van het FWO)
• Het project start op 1 januari van het jaar volgend op de aanvraag

Meer informatie

Het volledige reglement + bijkomende informatie staat ter beschikking op de website van het FWO.

Opname infosessie 26 januari 2024

Presentaties infosessie

• Presentatie FWO  oproep 2024
• Presentatie met info over het Data Management Plan
• Presentatie met info over ethische vragenlijst
• Presentatie met info over Science Communication
• Presentatie met toelichting FWO-resultaten 2023 en interne indieningsprocedure UGent

Contact

Universiteitsdienst Onderwijs en Onderzoek - functiedomein Onderzoek

• vlaams-federaal@ugent.be

• Aanvragen - Sien Smits, MS Teams of 09 264 30 28

• Aanvragen - Thijs De Jaeger, MS Teams

• Toekenning: Contractbeheer - Patricia Vanbrabandt, MS Teams

• Toekenning: Financieel beheer – Liesbeth Erauw, MS Teams