FAQ onderzoeksproject fundamenteel onderzoek (FWO)

Promotor

Hoeveel aanvragen mag een (co)promotor indienen?

Per aanvraagronde mag een (co)promotor maximum 1 aanvraag indienen. In totaal mag een (co)promotor niet meer dan 2 aangevraagde én lopende onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek hebben. De datum waarop een nieuw toegekend onderzoeksproject fundamenteel onderzoek zou starten geldt als referentiedatum voor het berekenen van dit totaal. Dit betekent dat maar 1 project lopende mag zijn op het moment dat het aangevraagde project zal starten. Deze bepaling omvat ook de Lead Agency Procedure (LAP) projecten en de aangevraagde Weave projecten. Voor (co)promotoren van een partnerinstelling binnen een instelling-overschrijdend project zonder eigen budget telt het project niet mee voor dit totaal.

Wat zijn de voorwaarden voor indiening van een FWO Junior projectaanvraag?

Zowel de promotor-woordvoerder als alle betrokken (co)promotoren behaalden hun eerste doctoraatsdiploma maximum 12 jaar voor de FWO-deadline.

Wanneer wordt een indiening als een FWO Senior projectaanvraag geëvalueerd?

De promotor-woordvoerder OF (co)promotor behaalden hun eerste doctoraatsdiploma meer dan 12 jaar voor de FWO-deadline.

Kunnen periodes voor bv. ouderschapsverlof in mindering worden gebracht bij het berekenen van een promotor zijn postdoctorale anciënniteit?

Ja, per aaneensluitende periode van 365 dagen tussen de datum van het doctoraatsdiploma en de aanvraag kan maximum één verlenging van een jaar worden toegekend, als er tijdens deze periode aaneensluitende onderbrekingen van minstens 3 maanden (ongeacht het aantal) waren omwille van moederschapsrust, voltijds ouderschapsverlof, voltijds ziekteverlof of militaire dienstplicht/verplichte burgerdienst in het land waarvan men onderdaan is. De maximale verlenging van de grens bedraagt drie jaar.

De projectaanvraag werd ingediend als een junior voorstel, maar na indiening blijkt dat het om een senior projectaanvraag gaat. Is de aanvraag in dat geval onontvankelijk?

Nee, de FWO-administratie zal de aanvraag in de juiste (senior) categorie plaatsen en zo laten evalueren.

Kan een onderzoeker die aangesteld is aan UZ Gent, maar niet aan Universiteit Gent, optreden als (co)promotor?
Nee, dit is niet toegestaan. UZ Gent is immers geen ontvankelijke onthaalinstelling. Een (deeltijdse) aanstelling aan Universiteit Gent is noodzakelijk om als (co)promotor voor UGent op te treden.

Mag een onderzoeker die in het jaar van indiening of tijdens de looptijd van het project op emeritaat gaat, een aanvraag indienen?
Ja, deze onderzoeker kan 1 aanvraag (rekening houdend met de regels voor het maximum aantal lopende aanvragen) indienen. Hij/zij moet zich vanaf het emeritaat laten vervangen als promotor(-woordvoerder) door een ZAP-lid dat als copromotor aan dezelfde hoofdonthaalinstelling mee de projectaanvraag indiende. De voormalige promotor kan vanaf dan als ‘emeritus met opdracht’ in het project participeren als copromotor, ook op onbezoldigde basis.

Een promotor wiens ZAP-aanstelling afloopt tijdens de looptijd van het project, moet een verklaring van de vakgroepvoorzitter voorleggen dat zijn/haar aanstelling verlengd zal worden zodat hij/zij tijdens de volledige projectduur ontvankelijk blijft als promotor. Is er een template voor deze verklaring? Op welke manier moet deze engagementsverklaring aan het FWO worden bezorgd?

Er is een template beschikbaar via deze link . De promotor moet de engagementsverklaring niet opladen in het FWO e-loket, maar per e-mail aan de FWO dossierbeheerder bezorgen.

Kan een onderzoeker die lid is van een bepaald expertpanel een aanvraag indienen bij dat panel?

Ja, maar in dat geval wordt het panellid vervangen voor de desbetreffende oproep. Het jaar nadien kan dit lid zijn plaats in het panel terug opnemen, uiteraard onder de voorwaarde dat hij/zij niet opnieuw een aanvraag binnen hetzelfde panel indient.

Copromotor

Moet een niet-Vlaamse copromotor een account aanmaken in het FWO e-loket?

Ja, ook een niet-Vlaamse copromotor moet zijn/haar account in het FWO e-loket vervolledigen, met een up to date publicatielijst. Daarnaast maakt hij/zij een short cv (zie FWO template) op voor de projectaanvraag.

Mag een onderzoeker die reeds op emeritaat is, als copromotor betrokken zijn bij een indiening?

Ja, een emeritus met aanstelling “voortzetting van activiteiten” kan copromotor zijn van een projectaanvraag.

Projectbudget

Algemeen

Mag er overhead worden begroot in een FWO projectvoorstel?

Nee, het is niet toegelaten overhead te begroten in een projectvoorstel. Bovenop de toegekende onderzoeksmiddelen betaalt het FWO een overhead van 6 procent aan de onthaalinstelling(en).

Tot wanneer kunnen de toegekende projectmiddelen gebruikt worden?

De toegekende personeels- en werkingsmiddelen zijn beschikbaar tot 2 jaar na de contractuele einddatum van het project.

Hoe moet het budget voor een niet-Vlaamse partner berekend worden?
Een niet-Vlaamse partner kan 10 % van het totale projectbudget ontvangen. Een voorbeeld ter illustratie: men vraagt 520 000 EUR aan voor UGent en 52 000 EUR voor de buitenlandse instelling. Dan is het totaal aangevraagde budget 572 000 EUR. 10 % van 572 000 EUR is 57 200 EUR
De 52 000 EUR die de buitenlandse instelling zou krijgen is minder dan 57 200 EUR, dus deze berekening is correct.

Personeels-en werkingsmiddelen

Zijn er richtbedragen beschikbaar voor het personeelsbudget?

Ja, de UGent richtbedragen voor personeel zijn beschikbaar in een tabel op onze website, evenals meer informatie over het opstellen van loonramingen.

Mag een administratieve/secretariaatsmedewerker worden begroot?

Nee, er kan enkel wetenschappelijk en technisch personeel worden aangevraagd op een project.

Mag een postdoctoraal bursaal worden gebudgetteerd in een FWO projectvoorstel?

Nee, sinds de wijziging van het reglement postdoctoraal bursaal is dit is niet langer toegestaan.

Mag een promotor met affiliatie aan UGent én GUGC personeel in Zuid-Korea aanstellen met FWO projectmiddelen?

Nee, dit is niet toegelaten. Personeel ten laste van FWO projectmiddelen moet aangesteld worden in Vlaanderen.

Voor de uitvoering van een onderzoeksproject is er een PhD-student nodig en een fulltime postdoctoraal onderzoeker tijdens de laatste twee jaar. Mag men voor 4 jaar een halftijdse postdoc ramen en het budget daarvoor pas gebruiken tijdens de laatste 2 jaar?

Ja, dit kan, maar het is belangrijk om in het budgetvoorstel te verduidelijken waarom dit niet overeenstemt met de gevraagde werkpakketten. Let op: in geen enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op onderzoeksmiddelen toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren.

Is het mogelijk om werkingsmiddelen bedoeld voor een werkpakket in het 2e projectjaar, te begroten in het 4e jaar?

Nee, in geen enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op onderzoeksmiddelen toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt ook in dat het FWO geen facturen aanvaardt die dateren van vóór de startdatum van het onderzoeksproject.

Mag het studiegeld voor het doctoraat worden begroot in een FWO projectvoorstel?

Nee, het studiegeld mag niet betaald worden met werkingsmiddelen van een FWO onderzoeksproject.

Het is niet toegelaten om onkosten voor een PhD-verdediging op te nemen in een projectbegroting. Maar wat als de verdediging kadert in een breder symposium, waarvoor buitenlandse onderzoekers worden uitgenodigd? Mogen deze reiskosten en dergelijke wel worden begroot?

Onkosten voor een PhD-verdediging zijn inderdaad niet toegestaan. Indien de verdediging kadert in een breder symposium in lijn met het onderzoeksproject kunnen reiskosten en dergelijke van buitenlandse onderzoekers wel worden gebudgetteerd.

Mag er catering gebudgetteerd worden voor bijvoorbeeld de organisatie van een congres of workshop?

Nee, catering is nooit een ontvankelijke kost in een FWO onderzoeksproject.

Onder welke categorie wordt het gebruik van core facilities begroot?

Het gebruik van core facilities valt onder werkingsmiddelen, categorie research expenses.

Kan er budget worden aangevraagd voor onderaanneming?

Ja, in een project kan de uitvoering van specifieke uitvoerende deeltaken uitbesteed worden aan onderaannemers binnen de kostencategorie werking. Het betreft steeds routinematige taken, zonder creatieve inbreng. De gecumuleerde bijdrage van onderaannemers bedraagt maximum 20 procent van de totale werkingskosten. Een hoger aandeel is enkel toegestaan indien grondig gemotiveerd in de projectaanvraag.

Uitrusting

Mag apparatuur, die inclusief accessoires meer dan 20 000 EUR kost, onder uitrusting worden begroot? Zonder de accessoires ligt de prijs van het toestel onder 20 000 EUR.

Als deze accessoires echt bij het toestel horen en noodzakelijk zijn voor het gebruik ervan, kan dat.

Kan de aankoop van software (20 000 EUR) worden gebudgetteerd als uitrusting?

Vanaf meer dan 20 000 EUR mag software inderdaad bij uitrusting worden geplaatst.

Project outline

Het projectvoorstel is een herindiening. In welke sectie kan best toegelicht worden welke wijzigingen zijn doorgevoerd?

In de project outline wordt aangegeven dat het om een herindiening gaat en welke wijzigingen er zijn doorgevoerd.

Het projectvoorstel werd ook bij een andere financier ingediend. Moet dit gemeld worden in de projectaanvraag?

Ja, het FWO vraagt om hierover zeer transparant te communiceren. Als de inhoud van het projectvoorstel, en tenminste het grootste deel van het voorgestelde onderzoek (letterlijk dezelfde tekst of in een andere vorm) reeds elders werd ingediend, EN indien dit werd gefinancierd of als de resultaten nog niet bekend zijn, moet dit vermeld worden bij other funding. Het is belangrijk het FWO op de hoogte te houden van een eventuele toekenning.

Mogen de referenties in de project outline in een kleiner lettertype worden gezet?
Nee, dit is niet toegelaten. De richtlijnen over vormvereisten in de aanvraagformulieren moeten strikt gevolgd worden. Anders kan de aanvraag onontvankelijk worden verklaard.

Publicaties

Hoe kunnen buitenlandse onderzoekers hun publicaties ingeven in het FWO e-loket?

Onderzoekers betrokken in een FWO-aanvraag, die geen affiliatie hebben aan een instelling in Vlaanderen, worden geadviseerd om in een manuele actie alle publicaties van eenzelfde type (bv. A1, B2, …) te copy-pasten. Het maakt niet uit welke datum hierbij wordt opgegeven, aangezien de juiste datum in principe in de bibliografische referentie zit vervat. In het e-loket wordt dit als 1 entry getoond, maar in het gedownloade PDF-document zijn de publicaties correct opgelijst.

Alle publicaties werden ingegeven in het e-loket, maar er is slechts een deel zichtbaar in het PDF-bestand van de projectaanvraag. Werden niet alle publicaties goed geregistreerd?

Enkel de publicaties van de laatste 10 jaar worden getoond in het PDF-bestand van de aanvraag. Dit betekent dat enkel deze publicaties zichtbaar zijn voor de evaluatoren.

In de publicatielijst begint de datum van elke publicatie met 1/01/…. Werden de publicaties niet goed ingeladen?

Dit is een gekend probleem bij het FWO. De publicatielijst werd goed ingeladen. Het publicatiejaar is immers van betekenis, niet de precieze datum.

Documenten

Bij samenwerking met een niet-Vlaamse (en niet-federale) onderzoeksinstelling, moet een samenwerkingsovereenkomst worden opgemaakt. Wanneer moet deze worden ingediend bij het FWO?

Het is niet nodig om de samenwerkingsovereenkomst op te stellen tegen de indieningdatum van het projectvoorstel, maar ten laatste 9 maanden na de contractuele startdatum.

In welke context is een consent form nodig?

De promotor-woordvoerder verzamelt voor alle Vlaamse partners die niet als hoofdonthaalinstelling kunnen optreden het consent form. Het ondertekende consent form wordt opgeladen in de projectaanvraag. Opgelet: dit is niet nodig voor niet-Vlaamse partners.

Zijn er tips met betrekking tot het cv?

Gebruik het correcte FWO template voor het cv. Zorg ervoor dat er een cv is opgeladen voor elke betrokken (co)promotor. Plaats de naam van de betrokken onderzoeker in de titel.

FWO E-loket

Moeten buitenlandse copromotoren ook een account aanmaken in het FWO e-loket?

Ja, alle betrokken (co)promotoren moeten een up to date account hebben in het FWO e-loket.

Ontvangt een onderzoeker een bevestigingsmail van het FWO bij indiening van het aanvraagformulier in het e-loket?

Ja, de promotor-woordvoerder ontvangt een bevestigingsmail wanneer hij/zij de aanvraag in het e-loket indient bij de onthaalinstelling.
Let op: als de promotor-woordvoerder een opengestelde aanvraag herindient, verzendt het FWO GEEN tweede e-mail.

Bij de opgave van de (co)promotor in het aanvraagformulier wordt er gevraagd naar research unit. Wat wordt hier best ingevuld?

Voor de administratieve opvolging van de projectaanvraag, wordt hier best vakgroep (eventueel met vakgroepcode, bv. TW06 or LW03) ingevuld.

Indieningsprocedure

Kan een promotor-woordvoerder de aanvraag zelf indienen bij het FWO?

Nee, een promotor-woordvoerder kan de aanvraag niet rechtstreeks indienen bij het FWO. De indiening verloopt via de onthaalinstelling. UD1 Team Projecten Vlaams Federaal moet de aanvraag overmaken vóór de finale FWO-deadline (17:00). Het is daarom belangrijk om de aanvraag ruim voor de FWO-deadline in te dienen in het FWO e-loket.

Kijkt UD1 Team Projecten Vlaams Federaal een aanvraag voor een FWO onderzoeksproject na?

Ja, Team Projecten Vlaams Federaal kijkt de projectaanvragen na die voor de interne deadline via het FWO e-loket werden ingediend: ontvankelijkheid UGent (co)promotoren, projectbudget en aanwezigheid noodzakelijke documenten (cv, eventueel consent form). Team Projecten Vlaams Federaal kan geen aanvragen nakijken die via e-mail worden doorgestuurd. Uitzondering hierop zijn de Weave-aanvragen waarbij het FWO optreedt als partner agency. Deze kunnen vóór de interne deadline per e-mail ter controle worden voorgelegd.