Kostenmodel

Inleiding

Voor alle aanvragen binnen een VLAIO-programma is het verplicht het VLAIO-kostenmodel te gebruiken. Het kostenmodel wordt toegepast in alle stappen van het project, van aanvraag over tussentijdse rapporteringen tot het eindverslag.

In het kostenmodel kunnen volgende budgetposten aangevraagd worden:

    • Personeelskosten
    • Overheadkosten
    • Werkingskosten
    • Externe Prestaties
    • Investeringen

Personeelskosten

Er wordt uitgegaan van reële personeelskosten, zoals geraamd volgens de barema’s van UGent. Voor ramingen kan je contact opnemen met de front officer van de vakgroep of vlaams-federaal@ugent.be.

Kies in de kolom 'Code' steeds voor 'b' (barema).

In het sjabloon vul je voor het eerste jaar de gemiddelde loonkost per jaar (berekend voor de hele projectperiode) aan 100% aanstelling in. Elk daaropvolgend jaar laat je de gemiddelde loonkost met 2% stijgen, om in totaal voldoende personeelsbudget te hebben. Rond de bedragen steeds naar boven af.

Voorbeeld: De loonkost aan 100% voor 4 jaar wordt door het SAP ramingsprogramma geraamd op 300.000 euro. De gemiddelde loonkost per jaar is 75.000 euro. In het kostenmodel vul je volgende jaarlijkse loonkosten in: Jaar 1: 75.000 euro - Jaar 2: 76.500 euro - Jaar 3: 78.000 euro - Jaar 4: 79.600 euro.

Per jaar vul je het aantal mensmaanden in dat het personeelslid op het project zal werken. Voor elk personeelslid moet een aparte lijn worden ingevuld.

De totale personeelskost en het totaal aantal mensmaanden worden automatisch berekend.

Bursalen mogen niet op projecten worden aangesteld waarbij een bedrijf de hoofdaanvrager is (Onderzoeksprojecten, Ontwikkelingsprojecten, Baekeland-mandaten).

Overheadkosten

De overheadkosten worden berekend op basis van het aantal aangevraagde mensmaanden (25.000 euro per mensjaar = 12 mensmaanden). Deze kosten zijn forfaitair en dekken vooral de centrale overhead.

Centraal zal een overhead van 20% op het volledige budget afgehouden worden. Deze overhead wordt afgetrokken van de aangevraagde overheadkosten. Een eventueel overschot staat ter beschikking van de promotor voor de uitvoering van het project. 

Werkingskosten

De werkingskosten kunnen maximaal 25.000 euro per aangevraagd mensjaar zijn. Deze kosten zijn te bewijzen aan het einde van het project (via factuur): Vraag dus enkel het bedrag aan dat u werkelijk denkt nodig te hebben voor werkingskosten.

De meest courante uitgaven in deze categorie zijn materialen/grondstoffen, hulpmiddelen/gereedschappen, IT‐kosten, reis/verblijfkosten, kleine onderaannemingen, enz.

Let op: Voor investeringen (vanaf 5.000 euro) die boekhoudkundig worden afgeschreven, mag enkel de reële afschrijfwaarde als kost worden ingebracht. Voor een driejarig project mag een investering die op 5 jaar wordt afgeschreven maximaal voor 3/5e van de aankoopprijs worden ingebracht. Investeringen van > 20.000 euro mogen niet als werkingskost worden aangevraagd, maar moeten in de aparte kostecategorie 'Investeringen'.

Uitzonderlijk kan er meer dan 25.000 euro per mensjaar aan werkingskosten gevraagd worden. VLAIO vraagt om in dat geval een gedetailleerde lijst van de voorziene werkingskosten aan de begroting toe te voegen. Bij rapportering zal er streng op toegezien worden dat de gerapporteerde kosten overeen stemmen met de lijst die bij aanvraag werd toegevoegd.

Externe prestaties

Uitbesteding van bepaalde taken van meer dan 10.000 euro (excl. BTW) moet als een externe prestatie aangevraagd worden. Voeg aan je aanvraag een offerte toe die het gevraagde bedrag onderbouwt.

Belangrijk! Aangezien UGent onderworpen is aan de Wet op Overheidsopdrachten moeten wij bij uitvoering van de opdracht de markt bevragen. Afhankelijk van de grootte van het bedrag kan dat via mail of moet er een aanbestedingsdossier aangemaakt worden. De naam van de uitvoerder kan daarom bij aanvraag niet met zekerheid in de aanvraag opgenomen worden. Vul bij 'Naam van leverancier' in dat die pas gekend zal zijn na de aanbestedingsprocedure.

Meer info over de regelgeving rond aanbestedingen kan je vinden op deze website of via de cel Aankoopbeleid (aankoopbeleid@UGent.be).

Investeringen

Alle aankopen van minstens 20.000 euro (excl. BTW) die als vast activa worden afgeschreven moeten onder 'Investeringen' aangevraagd worden. Het totaalbedrag onder 'Investeringen' moet minstens 10% van het totale partnerbudget zijn. Is dit niet het geval, of is de kost lager dan 20.000 euro, dan moet de aankoop onder het werkingsbudget aangevraagd worden.

Enkel de reële afschrijfwaarde mag op het project ingebracht worden. Bij een afschrijftermijn van 5 jaar op een project dat 3 jaar loopt mag je slechts 3/5e van het aankoopbedrag inbrengen.

Budgetverschuivingen

Budgetverschuivingen van minder dan 10% van het partnerbudget zijn niet mogelijk.

Een kleine budgetverschuiving van werking naar personeel of omgekeerd om verhoogde loonkosten op te vangen of omdat er onverwachte kosten aan werking zijn, is niet mogelijk. Wij raden daarom om zowel de personeels- als werkingskosten ruim genoeg aan te vragen, zodat je voldoende marge hebt om onverwachte meerkosten op te vangen.

Grotere budgetverschuivingen kunnen wel, maar moeten voor akkoord voorgelegd worden aan de VLAIO-projectadviseur.

Ook budgetverschuivingen tussen partners zijn mogelijk, maar ook daar heb je akkoord van de VLAIO-adviseur voor nodig.

Meer info?

Contact

UGent - Afdeling Onderzoekscoördinatie