Beleid UGent

De UGent heeft een nieuw beleid rond wetenschappelijk publiceren, dat van kracht is sinds 1 Januari 2023.

Lees meer over het UGent-beleid over wetenschappelijk publiceren

Toepassingsgebied

Het beleid is van toepassing op de wetenschappelijke publicatie-activiteiten van UGent-onderzoekers en de daaruit voortvloeiende publicaties

• Waarin ze de resultaten van hun wetenschappelijk onderzoek en/of de stand van het onderzoek in hun vakgebied communiceren aan hun collega-wetenschappers/experten
• Die beantwoorden aan de gangbare criteria voor kwaliteit en wetenschappelijkheid
• Met uitzondering van doctoraatsproefschriften (die vallen onder het OER Doctoreren)

De belangrijkste elementen van de institutionele visie, de verantwoordelijkheden voor implementatie van het beleid, en de specifieke richtlijnen voor onderzoekers vind je hieronder.

De visie van de universiteit op wetenschappelijk publiceren

Onderzoekers centraal

De onderzoeksgemeenschap en haar noden staan centraal in het systeem van wetenschappelijk publiceren.

(Post-publicatie) peerreview

• Wetenschappelijk publiceren vereist het naleven van de (in het eigen vakgebied) gangbare normen voor wetenschappelijkheid.
• Waar peerreview van toepassing is, horen gepubliceerde bevindingen gevalideerd te worden via degelijke, transparante procedures.
• Peerreview hoeft niet noodzakelijk (uitsluitend) vóór registratie en verspreiding van onderzoeksresultaten te gebeuren.

Grote verscheidenheid aan formats, kanalen en outputtypes

• Wetenschappelijk publiceren gaat over meer dan alleen het klassieke gepeerreviewde tijdschriftartikel.
• Het omvat een steeds breder scala aan publicatieformats, -kanalen en -platformen.
• Het omvat ook andere vormen van digitale onderzoeksoutput ter staving van gepubliceerde resultaten (bv. datasets, software, protocollen...).

Bevorderen van experiment en innovatie

Experiment en innovatie in het publicatieproces zijn belangrijk om nieuwe (digitale) kansen te kunnen grijpen en tegemoet te komen aan veranderende (domeinspecifieke) onderzoeksnoden.

Wetenschappelijke kennis als een publiek goed

Gepubliceerde onderzoeksresultaten horen standaard publiek toegankelijk te zijn en maximaal herbruikbaar, nu en in de toekomst.

Billijkheid, diversiteit en inclusiviteit

• Participeren in wetenschappelijk publiceren hoort uitsluitend gebaseerd te zijn op wetenschappelijke verdienste.
• Het mag niet gebaseerd zijn op financiële status, carrièrefase, institutionele affiliatie of ander lidmaatschap, regio, geslacht, enz.

Kostenefficiëntie

Wetenschappelijk publiceren hoort gekenmerkt te zijn door faire, transparante en kostenefficiënte businessmodellen en prijszetting.

Gedistribueerde en open infrastructuur

De infrastructuur voor wetenschappelijk publiceren is best gedistribueerd en open, om een al te grote afhankelijkheid van een handvol service providers en hun dominante benadering te vermijden.

Sociale rechtvaardigheid

Het eigenlijke productieproces van wetenschappelijke publicaties hoort gekenmerkt te zijn door eerlijke arbeidsvoorwaarden.

Verantwoordelijkheden

De implementatie van het beleid is een gedeelde verantwoordelijkheid.

De Universiteit Gent

Zet zich in om de in het beleid geschetste visie op wetenschappelijk publiceren te helpen realiseren, onder meer via advocacy, haar interne beleid en praktijk inzake onderzoeksevaluatie, en het verlenen van ondersteuning aan haar onderzoekers.

Faculteiten

Kunnen de universiteitsbrede visie mee helpen verspreiden, ondersteunen en concretiseren via hun eigen beleids- of andere initiatieven en procedures, en kunnen deze verder voeden vanuit lokale en domeinspecifieke behoeften en praktijken.

Individuele onderzoekers

• Worden aangemoedigd om te handelen in lijn met de universitaire visie in hun rol als auteurs, peer reviewers, redacteurs, enz.
• Zijn verantwoordelijk voor hun eigen publicatiestrategie
• Worden minstens geacht de vereisten van externe financiers én de specifieke richtlijnen voor onderzoekers in het UGent-beleid na te leven

Aandachtspunten vóór het publiceren

Bij het publiceren (of bekend maken) van je onderzoek is het belangrijk om alle wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen die van toepassing zijn na te leven.

Vóór je overgaat tot publiceren:

• Zorg ervoor dat je voldoet aan de GDPR. Zo heb je een rechtsgrond nodig (bv. voorafgaande actieve toestemming van deelnemers aan het onderzoek) om niet-anonieme gegevens te publiceren.

• Meld potentieel valoriseerbare onderzoeksresultaten aan volgens de procedures in het valorisatiereglement van AUGent en/of de Universiteit Gent.

• Zorg ervoor dat je tegemoetkomt aan de contractuele voorwaarden inzake disseminatie die gelden voor je onderzoek in samenwerking met of in opdracht van derden.
• Verkrijg voorafgaande toestemming van de rechthebbenden(n) wanneer je auteursrechtelijk beschermd materiaal wil opnemen en verspreiden. Tenzij je gebruik valt onder de uitzonderingen in het auteursrecht voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Integriteit en kwaliteit

Handhaaf wetenschappelijke integriteit en ethiek

• Hou je aan de geldende beleidslijnen en codes, zoals
  • De Europese Gedragscode voor Wetenschappelijke Integriteit
  • Het UGent-beleid inzake wetenschappelijke integriteit
  • De institutionele Gedragscode Belangenconflicten
• Leef belangrijke principes na in het publicatieproces (bv. nauwkeurigheid, correctheid, eerlijkheid, transparantie, onafhankelijkheid, onpartijdigheid...)
• Vermijd potentieel problematische belangenconflicten wanneer je optreedt als auteur, peer reviewer, redacteur, enz.

Kwaliteit vóór kwantiteit

• Publiceer kwaliteitsvol werk via de meest kwaliteitsvolle wetenschappelijke media of kanalen in je vakgebied, of in het bredere wetenschappelijke veld.
• Deze kanalen zijn niet noodzakelijk beperkt tot tijdschriften (met de hoogste impactfactor).
• Selecteer betrouwbare wetenschappelijke publicatiekanalen die de gangbare kwaliteitsnormen handhaven.

Preprints en open peer review

• Preprints worden aangemoedigd als een normale eerste stap in het publicatieproces, om een snelle en vrije circulatie van bevindingen mogelijk te maken.
• Open peer review wordt aangemoedigd. Dit kan verschillende vormen aannemen, zoals het publiceren van de reviewrapporten samen met de bijhorende wetenschappelijke publicatie, het bekend maken van de identiteit van de peerreviewers, het laten becommentariëren door andere onderzoekers na publicatie, enz.

Verifieerbaarheid en reproduceerbaarheid

• Handel in overeenstemming met het UGent-beleidskader voor RDM.
• Hou onderzoeksdata die je gepubliceerde bevindingen ondersteunen beschikbaar en toegankelijk voor verificatie, tenminste gedurende de geldende bewaartermijn.
• Deponeer data bij voorkeur en waar mogelijk in een geschikt data repository/archief.

Gepaste toeschrijving en correcte affiliatie

• Vermeld co-auteurs correct op je wetenschappelijke publicaties. Meer over auteurschap in onderzoek
• Het specifiëren van auteursbijdragen, in het bijzonder door middel van de CRediT taxonomy, wordt sterk aangemoedigd.
• Gebruik de correcte affiliatie van de Universiteit Gent op je wetenschappelijke publicaties. Dit zorgt ervoor dat ze effectief aan de universiteit worden toegeschreven.

Correcte affiliaties

Ghent University
Universiteit Gent
UGent

Ghent University Hospital
UZ Gent

Ghent University, Campus Kortrijk
Universiteit Gent, Campus Kortrijk
UGent, Campus Kortrijk

Ghent University, Ostend Science Park
Universiteit Gent, Ostend Science Park
UGent, Ostend Science Park

Ghent University Global Campus, Songdo (een tweede affiliatie is eveneens vereist: Ghent University, Belgium + departement ander dan KR01)

Verplichte ORCID iD

Het is verplicht een ORCID iD aan te maken, deze te koppelen aan je UGent-account, en te vermelden op je publicaties (waar mogelijk).

Nog geen ORCID? Maak een iD aan en link hem aan je UGent-account!

Verplichte registratie en deponering in Biblio

Registreer en deponeer je gepubliceerde onderzoeksresultaten correct in Biblio, de academische bibliografie en repository van de UGent.
Doe dit zo snel mogelijk en streef naar exhaustiviteit.

Waarom?

Alleen effectief geregistreerde en gedeponeerde publicaties worden door de UGent in rekening genomen, bijvoorbeeld voor interfacultaire verdeelsleutels voor het toekennen van onderzoeksmiddelen, financieringsaanvragen (BOF en IOF), evaluaties, personeelsdossiers of aanvragen voor een doctoraatstoelage.

Meer redenen om te registreren en deponeren in Biblio

Registratie van wetenschappelijke publicaties en gepubliceerde datasets

Registratie in Biblio betekent het invoeren en/of valideren van de vereiste bibliografische gegevens ('metadata') van je gepubliceerde onderzoeksoutput.

Verplicht voor

Wetenschappelijke publicaties met minstens één UGent-auteur op het moment van publicatie en van de volgende types:

• Tijdschriftartikel
• Special issue in een tijdschrift als (co-)editor
• Boek als (co-)auteur
• Boek als (co-)editor
• Boekhoofdstuk
• Conference paper (d.i. paper gepubliceerd in een conference proceeding)

Onderzoeksdatasets gepubliceerd via een data repository, met minstens één UGent-'data creator' op het moment van publicatie, en die publicaties vanaf 2023 van bovenvermelde types ondersteunen.

Niet verplicht (maar sterk aanbevolen) voor

• Publicaties van andere types dan hierboven opgesomd
• Gepubliceerde onderzoeksdatasets die (nog) niet gelinkt zijn aan een publicatie, of gelinkt zijn aan een publicatie van vóór 2023

Correcte en volledige metadata

Zorg voor correcte en volledige bibliografische gegevens bij het registreren van je outputs in Biblio, zoals:

• Een ISSN of ISBN voor publicaties die moeten worden opgenomen in VABB-SHW
• Conferentiegegevens voor conference papers
• Voor geregistreerde datasets, eventuele gerelateerde publicaties die in Biblio zijn geregistreerd (of vice versa)
• Het gefinancierde onderzoeksproject waaruit je output is voortgekomen

Deponeren van wetenschappelijke publicaties

Het deponeren in Biblio betekent het uploaden van een digitale tekstversie van je publicatie, in de meeste gevallen de full text. Bestanden met onderzoeksdata dien je echter niet in Biblio te deponeren.

Verplicht voor

Wetenschappelijke publicaties met minstens één UGent-auteur op het moment van publicatie, gepubliceerd sinds 2010, en van de volgende types:

• Tijdschriftartikel (full text vereist)
• Special issue in een tijdschrift als (co-)editor (minstens inhoudstafel, titelpagina en colofon vereist)
• Boek als (co-)auteur (full text vereist)
• Boek als (co-)editor (minstens inhoudstafel, titelpagina en colofon vereist)
• Boekhoofdstuk (full text vereist)
• Conference paper (d.i. paper gepubliceerd in een conference proceeding) (full text vereist)

Niet verplicht (maar sterk aanbevolen) voor publicaties van andere types.

Author's Accepted Manuscript of Version of Record?

Welke versie van je publicatie moet je deponeren? Dat hangt af van de situatie.

Voor wetenschappelijke tijdschriftartikels gepubliceerd vanaf 2023 deponeer je minstens een versie die gepeerreviewd is én wettelijk opengesteld kan worden:

• De Version of Record (VoR) indien het artikel rechtstreeks in Open Access werd gepubliceerd. Dit is de finale versie van de uitgever.
• Het Author's Accepted Manuscript (AAM) in andere gevallen, d.i. de voor publicatie geaccepteerde versie, maar nog niet in de finale layout van de uitgever.

Voor artikels gepubliceerd vóór 2023 en andere types publicaties, deponeer je minstens de AAM of de VoR (de keuze is vrij).

Bestandsformaat voor deponering

Teksten laad je bij voorkeur in Biblio op in PDF-formaat of in een open, machineleesbaar bestandsformaat.

Niet-UGent publicaties

Je kan ook je niet-UGent publicaties, bv. deze van vóór je aanstelling aan de Universiteit, registreren en deponeren in Biblio.

Dit is niet verplicht, maar kan nuttig zijn om het overzicht van je wetenschappelijke publicaties in Biblio te vervolledigen.

Open Access (OA)

De Universiteit Gent verwacht minstens toegang tot publicaties binnen het UGent-netwerk, en moedigt Open Access sterk aan, met een opt-out OA-beleid voor wetenschappelijke tijdschriftartikels gepubliceerd in 2023 of later.

Waarom?

Open Access vervult een van de kernfuncties van wetenschappelijk publiceren: het verspreiden van wetenschappelijke kennis, zodat anderen die kunnen onderzoeken, hergebruiken en erop kunnen voortbouwen.

Meer redenen om je werk in OA beschikbaar te maken

Vrij te kiezen OA route

• Er bestaan twee hoofdroutes naar OA, die elkaar niet uitsluiten: rechtstreeks in OA publiceren, en je werk beschikbaar maken via een repository zoals Biblio.
• De UGent legt geen specifieke OA-route op. De Universiteit moedigt evenwel het zo snel mogelijk in OA beschikbaar maken aan, en waar mogelijk bij voorkeur met een open licentie.
• De keuze van OA-route is aan de onderzoeker, op voorwaarde dat voldaan wordt aan eventuele vereisten van externe onderzoeksfinanciers.

Geen centraal fonds voor OA-publicatiekosten

• De UGent voorziet geen centraal fonds voor het vergoeden van OA-publicatiekosten (zoals as APC's) aan onderzoekers.
• Je bent vrij om eventuele OA-publicatiekosten te betalen met de aan jou toegekende werkingsmiddelen.
• De UGent ondersteunt wel diamond OA, een vorm van OA waarbij auteurs niet hoeven te betalen.

'Rights retention' aanbevolen

• Vermijd bij voorkeur je vermogensrechtelijke auteursrechten over te dragen aan de uitgever. Doe je dit wel, dan is het niet meer aan jou om te beslissen hoe jij of anderen je werk kunnen verspreiden en hergebruiken (inclusief het beschikbaar stellen in OA).
• Verleen de uitgever indien mogelijk een niet-exclusieve licentie om je werk te publiceren.
• Behoud, indien mogelijk, minstens voldoende rechten om de Author's Accepted Manuscript (AAM)-versie van je publicatie publiek toegankelijk te maken via een repository, waar mogelijk bovendien zonder embargo en met een open licentie.

Voor wetenschappelijke tijdschriftartikels garandeert de Belgische OA wetgeving reeds dat UGent-auteurs het recht behouden om de AAM na een embargoperiode publiek beschikbaar te maken, ongeacht de bepalingen in het uitgavecontract.

OA via Biblio

De UGent maakt wetenschappelijke publicaties gedeponeerd in Biblio

• Standaard toegankelijk minstens binnen het gesloten UGent-netwerk (wettelijk mogelijk wegens een uitzondering in het auteursrecht voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek). Tijdelijke uitzonderingen voor boeken zijn mogelijk in uitzonderlijke omstandigheden.
• Beschikbaar in OA mits toestemming van de rechthebbende - doorgaans de auteur of de uitgever, afhankelijk van de situatie.

In de praktijk wordt je wetenschappelijke publicatie in Biblio publiek toegankelijk gemaakt (indien nodig na embargo):

• Indien het de Version of Record is van een werk rechtstreeks gepubliceerd in OA met een CC-licentie
• Indien het de Author's Accepted Manuscript (AAM) is van een wetenschappelijk tijdschriftartikel gepubliceerd vóór 2023, en je toestemming geeft door te kiezen voor OA (of OA na embargo)
• Indien het de AAM-versie is van een wetenschappelijk tijdschriftartikel gepubliceerd in 2023 of later, en je niet kiest voor een OA opt-out (zie hieronder)
• Anders, indien je kiest voor OA (of OA na embargo) en je de rechthebbende bent of, zo niet, de uitgever OA toestaat via een institutionele repository

Opt-out OA-beleid voor tijdschriftartikels gepubliceerd vanaf 2023

Voor wetenschappelijke tijdschriftartikels gepubliceerd in 2023 of later

• Gaat de UGent uit van je toestemming als (co-)auteur om de Author's Accepted Manuscript (AAM)-versie in Biblio publiek toegankelijk te maken overeenkomstig de bepalingen in de Belgische OA wetgeving (d.w.z. na embargo)
• Gaat de UGent ervan uit dat je toestemming hebt verkregen van elke eventuele (externe) co-auteur voor het publiek beschikbaar maken van de AAM in Biblio
• Laat de UGent je steeds toe om voor individuele artikels af te zien van OA, door Biblio-medewerkers expliciet om een opt-out te verzoeken bij het deponeren van je AAM

Je hoeft geen verantwoording te geven voor een opt-out, maar mogelijke redenen zijn onder andere:

• Een co-auteur reageert niet of gaat niet akkoord.
• Het artikel bevat een aanzienlijke hoeveelheid auteursrechtelijk beschermd materiaal van derden.

Vereiste licentie-informatie

• Verstrek licentie-informatie voor alle digitale tekstversies die in Biblio publiek toegankelijk worden gemaakt, om het toegelaten hergebruik te verduidelijken.
• Kan je zelf een licentie naar keuze toepassen, kies dan bij voorkeur een open licentie (bijv. CC0, CC BY), met name voor wetenschappelijke tijdschriftartikels.

Datasets

• Geef voor elke in Biblio geregistreerde dataset het toegangsniveau en de licentie aan waaronder de dataset beschikbaar is in de oorspronkelijke data repository.
• Volg bij het publiceren van onderzoeksdatasets via een data repository het principe 'zo open als mogelijk, zo gesloten als nodig' , in lijn met het UGent-beleidskader voor RDM. Stel data open, tenzij er toegangsbeperkingen nodig zijn om legitieme redenen (bv. privacy, ethiek, IP).