Leveranciersinfo i.v.m. elektronische facturatie

Wetgeving

Het KB van 9 maart 2022 verplicht ondernemers om hun factuur elektronisch te verzenden in het kader van overheidsopdrachten.

Vanaf 01.03.2024 moeten alle facturen voor opdrachten boven de 3000 euro elektronisch aangeboden worden. Facturen in een ander formaat (bijv. pdf) worden niet als een elektronische factuur beschouwd

Praktijk

Concreet betekent dit dat de Universiteit Gent de elektronische facturatie verwacht in XML UBL 2.1 formaat met pdf als embedded document via het PEPPOL-netwerk.

Meer info over het versturen van correcte e-facturen (website overheid)

  • Peppol participant ID: 9925:BE0248015142
  • Full Peppol participant ID: iso6523-actorid-upis::9925:be0248015142

Bestelbonnummer

De elektronische factuur voor Universiteit Gent bevat één SAP bestelbon.

Steeds vermelden van bestelbonnummer in het veld XML Tag cac-OrderReference/cbc-ID/

  • Formaat 10 digits beginnend met 420 of 440
  • Indien geen bestelbonnummer beschikbaar steeds contact opnemen met de klant (UGent departement) om een bestelbonnummer te bekomen. Zonder bestelbonnummer kan de factuur niet verwerkt worden .

Waarom een SAP bestelbon?
Elektronische facturatie is de facto centrale facturatie  waarbij de SAP bestelbonnummer de unieke identificatie en link is naar de besteller. Facturen kunnen enkel worden verwerkt en betaald met een correct Universiteit Gent SAP bestelbonnummer. Daarnaast garandeert een goedgekeurde bestelbon de reservatie van middelen voor de betaling van uw levering.

Contact

Koenraad Diependaele

Koenraad.Diependaele@ugent.be

Toelichting

De Europese Commissie heeft een Europese norm en een technische specificatie voor e-invoicing ingevoerd: EN 16931-1:2017 en CEN/TS 16931-2:2017. Het semantisch datamodel voor de factuur en de creditnota zijn online beschikbaar via PEPPOL BIS Billing 3.0

  • Wat is PEPPOL?
    PEPPOL is het acronym voor Pan European Public Procurement Online. PEPPOL steunt op het eDelivery Network om verschillende eProcurement systemen met elkaar te verbinden door een reeks gemeenschappelijke bedrijfsprocessen en technische normen vast te stellen.
    Het PEPPOL eDelivery Network kortweg PEPPOL netwerk biedt een standaardformaat en een afsprakenkader voor elektronische documenten. PEPPOL is geen platform. Connectie met het PEPPOL netwerk verloopt via een PEPPOL Access Point.
    Ga naar de PEPPOL-website
  • Wat is een PEPPOL Access Point?
    Een PEPPOL Access Point is vergelijkbaar met een telecom operator die toegang verleent tot het mobiel GSM netwerk. Een PEPPOL Access Point is een organisatie die bedrijven verbindt met het PEPPOL netwerk via een PEPPOL Participant ID. Lijst van Certified Peppol Service Providers
  • Wat is een PEPPOL Participant ID?
    Een PEPPOL participant ID is een unieke identificatie van een organisatie binnen het PEPPOL netwerk. Een PEPPOL participant ID is vergelijkbaar met een mobiel telefoonnummer binnen het GSM netwerk. Voorbeelden van een PEPPOL Participant ID zijn het KBO of ondernemingsnummer of het BTW nummer.
    De PEPPOL Directory  vergelijkbaar met de telefoongids bevat alle PEPPOL participanten.
    Universiteit Gent is niet aangesloten op Mercurius