Gids inclusieve en toegankelijke evenementen
Inleiding
We weten dat onze samenleving alleen maar diverser wordt. Dit wordt ook steeds meer weerspiegeld aan onze universiteit. Als universiteit willen we een veilige inclusieve cultuur creëren die gelijkwaardigheid nastreeft en bevordert, diversiteit waardeert en een positieve leefomgeving handhaaft waarin de rechten en waardigheid van alle leden van de universitaire gemeenschap worden gerespecteerd.
Als je een groot en divers publiek wil bereiken, is het belangrijk om je evenementen zo inclusief mogelijk te organiseren. Een gulden regel bij het organiseren van inclusieve evenementen is om niet te wachten tot er een vraag voor een bepaalde aanpassing vanuit een individuele deelnemer komt. We streven ernaar om zoveel mogelijk hindernissen op voorhand al weg te nemen, zodat er veel minder individuele aanpassingen moeten gebeuren.
We geven in deze gids vele tips om je evenement zo inclusief mogelijk te maken. Bij het organiseren van een zo verwelkomend mogelijk evenement kan heel wat komen kijken. Er zijn dan ook veel verschillende vormen van inclusiviteit: dit kan gaan over financiële zaken, rolstoeltoegankelijkheid, duurzaamheid, genderinclusieve communicatie, maatregelen tegen grensoverschrijdend gedrag, … Niet alles zal even relevant zijn, aangezien dit afhankelijk is van de vorm van je evenement. Ook niet alles zal praktisch, financieel, … haalbaar zijn. Erken daarbij je limieten en communiceer hierover naar je publiek. Tegelijkertijd zijn de richtlijnen in deze gids niet exhaustief. In veel gevallen ken jijzelf je doelpubliek waarschijnlijk het beste, dus hou zeker rekening met specifieke noden.
We maken telkens een onderscheid tussen zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen (met 1 sterretje), en aanpassingen die iets moeilijker zijn (met 2 sterretjes). De zaken die vetgedrukt zijn aandachtspunten waaraan liefst elk evenement zou moeten voldoen.
We verwijzen je ten slotte ook graag door naar volgende webpagina, waarop heel wat tips te vinden zijn over hoe je een zo duurzaam mogelijk evenement kan organiseren
Wanneer plan je je evenement in?
Afhankelijk van wanneer je je evenement inplant zullen er verschillende groepen wel of net niet aanwezig kunnen zijn. Waarschijnlijk is ’s avonds de beste optie voor de meeste studenten en werkenden. Het is daarnaast ook belangrijk om overlap met culturele en religieuze feestdagen te vermijden.
Waarop moet je letten bij het kiezen en klaarzetten van je evenementenlocatie?
De locatie van een evenement is erg bepalend voor de mogelijke mate van inclusie. We raden daarom aan om de locatie op voorhand te bezoeken. Let daarbij onder andere op genderinclusieve toiletten, of er stoelen aanwezig zijn voor mensen die niet lang kunnen rechtstaan, en of de locatie makkelijk te bereiken is.
Is je evenementenlocatie rolstoeltoegankelijk?
Bij het kiezen van een locatie is het ook belangrijk om rekening te houden met rolstoeltoegankelijkheid. Kijk liefst na of er een rolstoeltoegankelijk toilet aanwezig is, alsook een lift (indien nodig), of deuropeningen en gangpaden breed genoeg zijn, of drempels niet te hoog zijn en of hellingen niet te steil zijn.
Is het eten en drinken dat je aanbiedt geschikt en gepast voor iedereen?
Het eten en drinken dat je aanbiedt zal uiteraard afhankelijk zijn van het tijdstip. Zorg voor gratis water, en probeer daarnaast ook andere niet-alcoholische of niet-cafeïnehoudende dranken aan te bieden. Probeer bij je keuze van eten te letten op zo veel mogelijk diëten en allergieën (veganistisch/vegetarisch, glutenvrij, lactosevrij, koosjer, halal,…).
Hoe communiceer je inclusief?
Hoe je communiceert is erg bepalend voor hoe verwelkomend je evenement zal zijn. Bepaald woordgebruik kan immers (onbedoeld) gevoelig en kwetsend zijn voor sommige mensen. Vermijd daarom vooroordelen en stereotypen in je communicatie.
Is je communicatie duidelijk voor mensen met een visuele beperking?
De gulden regel bij het vormgeven van je communicatie is om te streven naar eenvoud en goede leesbaarheid. Voor mensen met een visuele beperking (waarvan sommigen gebruik maken van een schermlezer) is het belangrijk dat je kleuren met een hoog contrast gebruikt, een voldoende groot, niet-cursief lettertype, en een duidelijke opmaak adhv titels en ondertitels.
Hoe bereik je zoveel mogelijk mensen met je promotie?
Het bekendmaken van je evenement kan op veel verschillende manieren gebeuren. Door te communiceren over alle relevante maatregelen die je hebt genomen om een inclusief evenement te organiseren en je contactgegevens beschikbaar te maken, zal je meer mensen bereiken. Voor sommige evenementen moeten deelnemers zich op voorhand inschrijven. Sta hier zeker stil welke bij informatie je nodig hebt van hen, en welke informatie zij nodig hebben van jou.
Is je communicatie met deelnemers en sprekers/artiesten duidelijk en volledig?
Om je evenement echt inclusief te maken, is het natuurlijk belangrijk dat deelnemers en eventuele sprekers/artiesten op de hoogte zijn van je doelen. Of je deelnemers zich nu op voorhand moeten inschrijven of niet, probeer hen toch altijd te bereiken met belangrijke informatie voor de inclusiviteit van je evenement (via een facebookevenement, instagrampost,…). Denk hierbij bijvoorbeeld aan een gedragscode of informatie over de bereikbaarheid van je locatie. De sprekers/artiesten/… die je uitnodigt kunnen er samen met jou voor zorgen dat je evenement zo verwelkomend mogelijk is. Het is daarom belangrijk om hen op voorhand door te geven welke maatregelen je neemt in de organisatie van je evenement. Eventueel kan je een bespreking vooraf vastleggen om samen de organisatie te bekijken. Probeer ook in te zetten op een evaluatie achteraf: hier kan je veel uit leren om je volgende evenementen nog inclusiever te maken.
Hoe zorg je ervoor dat je evenement een veilige omgeving is voor iedereen?
Om een inclusief evenement te organiseren is het belangrijk om te streven naar een veilige en verwelkomende omgeving. Dit kan onder andere een echt fysieke aparte ruimte inhouden waar mensen naartoe kunnen als ze zich niet comfortabel voelen, maar dit hoeft zeker niet altijd (en is zeker ook niet altijd haalbaar). Kleine dingen die je kan doen zijn bijvoorbeeld 'trigger warnings', tijd voorzien voor dialoog, en sensibilisering rond grensoverschrijdend gedrag en alcoholgebruik.
Hoe organiseer je een virtueel of hybride evenement zo inclusief mogelijk?
Je evenement virtueel of hybride organiseren kan ervoor zorgen dat meer mensen kunnen deelnemen (denk bijvoorbeeld aan pendelstudenten). Wanneer je een virtueel of hybride evenement organiseert, zijn er nog een aantal extra aandachtspunten. Het is bijvoorbeeld extra belangrijk om erop te letten dat presentaties duidelijk zichtbaar zijn en om voldoende pauzes in te lassen.