We maken telkens een onderscheid tussen zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen (met 1 sterretje), en aanpassingen die iets moeilijker zijn (met 2 sterretjes). De zaken die vetgedrukt staan zijn aandachtspunten waaraan liefst elk evenement zou moeten voldoen.
* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen
- Begin op tijd met promo en uitnodigingen, zodat je voldoende tijd hebt om verzoeken omtrent toegankelijkheid te regelen (minstens een maand voor je evenement).
- Communiceer een week op voorhand zeker opnieuw.
- Communiceer alle relevante maatregelen die je hebt genomen om een inclusief evenement te organiseren.
- Geef contactgegevens van organisatoren om vragen te stellen.
** Zaken die iets moeilijker zijn
- Voeg een duidelijk adres van de locatie toe, met een kaart en een schriftelijke routebeschrijving.
- Gebruik meerdere manieren om reclame te maken voor uw evenement (bijvoorbeeld sociale media, website, mond-tot-mondreclame, flyers, discord…).
- Als je vaak evenementen organiseert, kondig dan op elk evenement de komende activiteiten aan.
- Als je elektronische uitnodigingen gebruikt, voeg dan een uitnodigingsoptie met alleen tekst toe.
Registratie
* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen
- Bedenk welke persoonlijke informatie essentieel is om te verzamelen. Vaak wordt bijvoorbeeld gender of leeftijd gevraagd, maar doe dit niet als het niet nodig is.
- Voeg een optioneel veld voor voornaamwoorden toe.
- Voeg een veld toe voor dieetverzoeken.
- Voeg een veld toe voor verzoeken rond toegankelijkheid.
- Als wettelijke namen vereist zijn, voeg dan een veld toe voor de voorkeursnaam van een persoon.
- Als je naamkaartjes afdrukt, gebruik dan de voorkeursnaam en voeg voornaamwoorden toe, indien de deelnemers dat wensen. Eventueel kan je ook communicatievoorkeuren toevoegen (bv. voor dove deelnemers).
- Vraag of er nog andere dingen zijn waarmee je rekening moet houden (idealiter bied je hierbij de optie aan om dit anoniem door te geven).
- Voeg de contactgegevens van organisatoren toe voor degenen die vragen of opmerkingen hebben.
- Als identificatie ter plaatse vereist is, geef dit dan aan tijdens de registratie. Zorg ervoor dat vrijwilligers zich ervan bewust zijn dat sommige ID's mogelijk niet overeenkomen met de registratiegegevens.
** Zaken die iets moeilijker zijn
- Bied meerdere inschrijfopties aan (bijvoorbeeld Eventbrite, per e-mail en/of per telefoon).
- In geval van inschrijfkosten:
- Overweeg het gebruik van een glijdende schaal, een donatiemodel, sponsoropties, of een gratis model voor bepaalde groepen. Of kijk of een afbetalingsplan mogelijk is.
- Als een deelnemer een begeleider nodig heeft, zorg er dan voor dat voor deze begeleider geen kosten worden aangerekend.