Hoe organiseer je een virtueel of hybride evenement zo inclusief mogelijk?

Je evenement virtueel of hybride organiseren kan ervoor zorgen dat meer mensen kunnen deelnemen (denk bijvoorbeeld aan pendelstudenten). Wanneer je een virtueel of hybride evenement organiseert, zijn er nog een aantal extra aandachtspunten. Het is bijvoorbeeld extra belangrijk om erop te letten dat presentaties duidelijk zichtbaar zijn en om voldoende pauzes in te lassen.

We maken telkens een onderscheid tussen zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen (met 1 sterretje), en aanpassingen die iets moeilijker zijn (met 2 sterretjes). De zaken die vetgedrukt staan zijn aandachtspunten waaraan liefst elk evenement zou moeten voldoen.

* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen

  • Las op tijd een pauze in om oogpijn etc. te vermijden.
  • Vraag aan deelnemers of ze tijdens het delen van het scherm tekst en afbeeldingen duidelijk op het scherm kunnen zien.
  • Laat deelnemers deelnemen zoals zij dat prettig vinden (bv. camera aan/uit).
  • Zorg ervoor dat voornaamwoorden zijn opgenomen in de namen van de presentatoren, inleidingen en/of titeldia, indien ze dat wensen.
  • Wooclap kan activerend zijn, maar hou er rekening mee dat niet iedereen een smartphone heeft.

** Zaken die iets moeilijker zijn

  • Verzend agenda's, presentaties en hand-outs voor en/of na het evenement.
  • Geef op voorhand instructies over hoe in te loggen/een bepaald programma te installeren/…
  • Zorg ervoor dat er afbeeldingsbeschrijvingen beschikbaar zijn, zodat mensen met een visuele beperking ook weten waarover het gaat.
  • Zorg ervoor dat er manieren zijn waarop mensen zich kunnen uiten (bijvoorbeeld reacties, chatten, enz.).
  • Duid iemand aan die de vragen in de chat leest en modereert.

Bij een hybride evenement zijn er nog een aantal extra aandachtspunten:

* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen

  • Hou bij het locatiebezoek rekening met de mogelijkheden van de ruimte: is er apparatuur aanwezig die een hybride evenement toestaat, of moet je dit zelf voorzien? Check deze pagina om te kijken waar je materiaal kan aanvragen (als student), of mail events@ugent.be (als medewerker).
  • Wanneer iemand iets zegt, zegt die persoon best ook zijn/haar/hun naam zeggen, zodat mensen die op afstand deelnemen het gesprek kunnen volgen.
  • Plan tijd in om opmerkingen/vragen van deelnemers op afstand te beantwoorden.
  • Overweeg om een Google-document te gebruiken om aantekeningen te maken en te delen met externe deelnemers.

** Zaken die iets moeilijker zijn

  • Vertrouw niet op webcammicrofoons voor grotere vergaderingen/evenementen. Gebruik het liefst een conferentiemicrofoon. Check deze pagina om te kijken waar je materiaal kan aanvragen (als student), of mail events@ugent.be (als medewerker).