Hoe zorg je ervoor dat je evenement een veilige omgeving is voor iedereen?

We maken telkens een onderscheid tussen zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen (met 1 sterretje), en aanpassingen die iets moeilijker zijn (met 2 sterretjes). De zaken die vetgedrukt staan zijn aandachtspunten waaraan liefst elk evenement zou moeten voldoen.

* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen

  • Bij een introductie van een lezing/panelgesprek/debat/…
    • Heet mensen op een inclusieve manier welkom (bv. genderinclusief, en niet ‘dames en heren’). Maak duidelijk dat je een inclusief evenement nastreeft.
    • Vermeld:
      • De te behandelen inhoud
      • Verwachte duur en geplande pauzes
      • Wat na het evenement: hoe en wanneer worden opnames, slides, evaluatieformulieren,… verspreid?
    • Voorzie tijd voor discussie en/of dialoog (indien van toepassing).
    • Dwing mensen nooit om deel te nemen aan een activiteit. Als dit toch nodig zou zijn, vermeld dit dan duidelijk in communicatie vooraf en geef zoveel mogelijk details.
    • Zorg ervoor dat alle vrijwilligers op de hoogte zijn van de maatregelen die je hebt genomen om het evenement zo toegankelijk mogelijk te maken.
    • Laat programma’s niet teveel uitlopen, wees streng op de eindtijden van presentaties.
    • Geef trigger warnings mee in promotiemateriaal en/of aan de start van het evenement. Dit is nuttig wanneer er gevoelige dingen zoals verkrachting, racisme, … zullen worden besproken.
    • Probeer sensibilisering en preventie rond grensoverschrijdend gedrag te voorzien. Goede eerste stappen kunnen een berichtje in een facebookevent/op je instagrampagina zijn, of posters op je evenement,…
    • Probeer daarbij aansluitend ook te sensibiliseren rond alcoholgebruik – overmatig alcoholgebruik veroorzaakt immers meer grensoverschrijdend gedrag. Zorg bijvoorbeeld zeker voor gratis water, denk na over bepaalde tradities, wie er verantwoordelijk is. Het is ook altijd aangeraden dat zeker enkele mensen nuchter blijven.
    • Voorzie een waarschuwing als je flitsende beelden/lichten gebruikt.

** Zaken die iets moeilijker zijn

  • Zorg ervoor dat er een vertrouwenspersoon of aanspreekpunt aanwezig is, en dat deelnemers weten wie dit is. Benadruk echter ook dat iedereen respectvol kan ingrijpen wanneer er iets onaangenaams, ongepasts of aanstootgevends gebeurt.
    • Deze persoon houdt in de gaten of het evenement op een veilige manier voor allen gebeurt. Hij/zij/die is het aanspreekpunt bij eventuele incidenten, en medieert eventueel bij conflict.
    • Idealiter heeft deze persoon een training gevolgd, zodat hij/zij/die weet wat te doen. Dit kan bijvoorbeeld een Active Bystander Training of omstaandertsraining zijn. De UGent organiseert deze voor studenten (via Trustpunt) of voor personeel
    • Je kan ook bv. QR-codes verspreiden op je evenement die deelnemers direct in contact brengen met het aanspreekpunt via WhatsApp.
    • Je kan ook op langere termijn een plan uitwerken: wat als er meerdere klachten komen over 1 persoon? Wie spreek je dan aan, werk je met waarschuwingen, behoort een schorsing tot de opties,…? De flowchart van de DSA kan hierbij een zeer nuttig hulpmiddel zijn:
      • Eventueel kan je ook voor een meer permanent meldpunt zorgen (door bijvoorbeeld op je site of sociale media een mogelijkheid toe te voegen waar mensen (anoniem) een klacht kunnen doorsturen.
    • Als de inhoud van het evenement moeilijk of verontrustend is, kan het ook aangeraden zijn professionele ondersteuning te voorzien. Als dit niet lukt is het belangrijk om deelnemers mee te geven welke diensten aan de UGent ze kunnen aanspreken wanneer ze daar nood aan hebben. (Zie bijlage 1 voor een overzicht).
    • Een belangrijke stap in het streven naar een veilige ruimte is het opstellen van een aantal afspraken waarvan je verwacht dat zowel deelnemers als artiesten, sprekers,… zich eraan houden. Idealiter verstuur je deze op voorhand. (Zie bijlage 2 voor een voorbeeld van een set afspraken).
    • Laat het netwerken niet teveel op zijn beloop tijdens de ontvangst, netwerkborrel, receptie,… maar zet bijvoorbeeld een ‘matchmaker’ in om mensen voor te stellen aan elkaar. Je kunt ook zorgen dat er iets in de ruimte staat dat aanleiding kan geven tot een gesprek.
    • Voorzie mogelijkheden om in kleine groepen op te splitsen om deelname aan te moedigen (indien van toepassing, maar let op: sommige mensen geven er de voorkeur aan niet deel te nemen; dit moet een optie zijn).
    • Als er tijdens het evenement muziek wordt gespeeld, zorg er dan voor dat deze geschikt is voor het publiek.
    • Check of minstens 1 vrijwilliger een EHBO-diploma heeft. Wanneer je een groot evenement organiseert, kan een samenwerking met het Rode Kruis interessant zijn.

Meer info