Is je communicatie met deelnemers en sprekers/artiesten duidelijk en volledig?

Communicatie met deelnemers

We maken telkens een onderscheid tussen zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen (met 1 sterretje), en aanpassingen die iets moeilijker zijn (met 2 sterretjes). De zaken die vetgedrukt staan zijn aandachtspunten waaraan liefst elk evenement zou moeten voldoen.

* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen

• Deel op voorhand duidelijk alle informatie inzake toegankelijkheid mee. Dit omvat: adres, parkeerinformatie, ingangen, locatie van lift(en), type toiletten, of een gebarentaaltolk beschikbaar is,…
  • Vermeld hierbij dat deelnemers je kunnen contacteren als ze nog andere dingen nodig hebben om deel te kunnen nemen.
  • Regel dit ruim op voorhand.
• Geef contactgegevens van organisatoren voor last-minute problemen. Je kan hier ook een aparte vrijwilliger voor aanduiden die mensen kan ontvangen indien nodig – geef dan zijn/haar/hun gsm-nummer door.

** Zaken die iets moeilijker zijn

• Zorg ervoor dat deelnemers weten dat je verwacht dat ze zich respectvol gedragen (evt. aan de hand van de afspraken voor een safe(r) space, zie verder).
• Stuur het programma van de avond en eventuele powerpoints, hand-outs,… op voorhand door naar deelnemers, als je sprekers hier akkoord mee gaan.
• Stuur voor het evenement een herinnering naar iedereen die zich heeft ingeschreven.
• Maak slides en/of opname beschikbaar voor zij die niet konden deelnemen of het evenement opnieuw willen bekijken. Zorg ervoor dat deze toegankelijk zijn (zie communicatierichtlijnen).

Communicatie met sprekers/artiesten/…

* Zaken die niet veel tijd/energie/geld vragen

• Zorg voor een diversiteit aan sprekers of artiesten. Zeker bij bijvoorbeeld een panelgesprek of debat is het belangrijk om een evenwicht aan verschillende profielen te contacteren. Dit zal automatisch ook voor meer variatie binnen je publiek zorgen.
• Spreek een eventuele betaling ruim op voorhand af.
• Geef het programma van de avond op voorhand door.
• Vraag uw presentatoren, facilitators, sprekers en/of artiesten het volgende:
  • Om een trigger warning aan het begin te geven, als de inhoud van hun bijdrage triggerend kan zijn voor deelnemers. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer het zal gaan over verkrachting, druggebruik, racisme, agressie,…
  • Om de inhoud van hun presentaties (bijvoorbeeld dia's, notities, enz.) te beschrijven tijdens het presenteren en/of om ervoor te zorgen dat video's of andere vormen van visuele inhoud toegankelijk zijn.
  • Om rekening te houden met de richtlijnen voor inclusieve communicatie.
  • Om zich aan de planning te houden. (Maar voorzie ook altijd wat buffertijd. Het is bijvoorbeeld voor bepaalde Amerikaanse indigenous people belangrijk om (belangrijke) gesprekken niet te overhaasten.)
• Benadruk aan het begin en tijdens het evenement de noodzaak dat iedereen een microfoon gebruikt, zelfs als ze denken dat ze die niet nodig hebben. Check deze pagina om te kijken waar je materiaal kan aanvragen (als student), of mail events@ugent.be (als medewerker).
  • Vraag deelnemers niet of ze je kunnen horen zonder de microfoon te gebruiken.
  • Zorg ervoor dat er voldoende microfoons zijn voor de sprekers en voor de Q&A, als dat deel uitmaakt van het programma. Als iemand een vraag stelt zonder microfoon, moet de persoon met microfoon de vraag herhalen voordat hij antwoord geeft.
• Vraag op voorhand (of vlak voor de start van het evenement) hoe hun naam moet worden uitgesproken en welke voornaamwoorden ze verkiezen (als ze willen dat dat vermeld wordt).
• Als je zangers/artiesten/Dj’s/… uitnodigt, check dan op voorhand of hun muziek gepast is en mensen niet oncomfortabel kan maken. Vraag bijvoorbeeld geen zangers met vrouwonvriendelijke teksten.

Evaluatie

Ook na je evenement zijn er nog zaken die je kan doen om te streven naar meer inclusie. Door feedback te vragen aan je deelnemers kan je op lange termijn steeds inclusiever werken.

• De evaluatiemethode is toegankelijk en indien mogelijk tweetalig.
• De evaluatie kan anoniem worden ingevuld.
• Vraag deelnemers naar de kwaliteit van zaken zoals:
  • Eten
  • Registratieproces
  • Ondersteuning door vrijwilligers
  • Toegankelijkheid
  • Of ze zich welkom voelden
  • …
• Stel bij enquêtes na het evenement open vragen, zoals:
  • Vond u het gemakkelijk om aan dit evenement deel te nemen? Waarom wel of waarom niet?
  • Wat hadden we kunnen doen om ervoor te zorgen dat u zich prettiger voelde bij uw deelname?
• Neem contact op met vrijwilligers, presentatoren, facilitators, sprekers en artiesten over het volgende:
  • Hun ervaring om met jou samen te werken om een inclusief evenement te creëren
  • Of ze zich wel of niet gesteund voelden
  • Of ze enige belemmeringen voor inclusie hebben opgemerkt
  • Hun ideeën over hoe je het evenement de volgende keer inclusiever kan maken
• Feedback wordt verspreid onder relevante partijen.

Feedback en geleerde lessen worden opgenomen in toekomstige evenementen