Richtlijnen duurzame events

Wil je een evenement duurzaam organiseren? Deze tips kunnen je op weg helpen. Sommige zullen eerder van toepassing zijn op grotere evenementen, zoals meerdaagse congressen. Andere suggesties richten zich dan weer vooral op organisatoren van kleinere events. Laat aan je genodigden zien dat je duurzaamheid belangrijk vindt!

Locatie

De locatie is de eerste belangrijke stap om tot een duurzaam event te komen!

  • Kies een locatie die bereikbaar is met het openbaar vervoer.
  • Kies een locatie met een gepaste grootte voor je evenement. Een te grote locatie heeft vaak meer energie nodig voor verlichting en verwarming.
  • Waarschuw genodigden om gepaste kledij mee te brengen, om onnodige verwarming of verkoeling te vermijden.
  • Wanneer veel internationale gasten aanwezig zullen zijn, hou dan rekening met de geografische spreiding van de deelnemers bij de keuze van een gaststad.
  • Reflecteer over de mogelijkheid om (delen van) het evenement virtueel te laten plaatsvinden zodat de deelnemers zich niet moeten verplaatsen. Zorg voor een hybride formule.
  • Probeer meerdere evenementen samen of aansluitende vergaderingen te organiseren om de impact en kosten van mobiliteit te minimaliseren.
  • Wanneer je genodigden moeten overnachten voor je evenement, verwijs ze dan door naar een hotel of hostel met een duurzaamheidslabel zoals het Groene Sleutel- label.

Mobiliteit

Het transport is vaak verantwoordelijk voor een groot deel van de milieubelasting van een evenement. Zeker vliegtuigreizen zijn zeer belastend voor het milieu, dus probeer in de eerste plaats de nood tot vliegen te beperken bij de deelnemers.

  • Laat het duurzaam reisbeleid van de UGent zoveel mogelijk gelden. Laat je genodigden weten waarvoor de UGent zich geëngageerd heeft:
    • Vermijd zoveel mogelijk de noodzaak tot verplaatsing. Reflecteer over de mogelijkheid om (delen van) het evenement virtueel te laten plaatsvinden zodat de deelnemers zich niet moeten verplaatsen.
    • Als je op je bestemming kan geraken met de trein of bus binnen de 8u, dan doen we dit. Informeer de genodigden over de mogelijkheden.
    • De CO2-uitstoot van vliegreizen wordt gecompenseerd aan minimum 50 EUR per ton via een gecertificeerd compensatieproject.
  • Neem in internationale onderzoekssamenwerkingsverbanden het voortouw door vooraf afspraken te maken rond het reisgedrag. Ziehier een voorbeeld van een charter.
  • Informeer de genodigden over hoe ze de locatie kunnen bereiken. Zorg ervoor dat de duurzaamste optie ook de makkelijkste optie wordt. Voeg een kaartje toe met de dichtstbijzijnde treinstations, bushaltes, fietsenstalling, laadpunten voor elektrische fietsen en auto’s, … of verwijs naar de routeplanner van onze campussen. Indien je verwacht dat een groot aandeel van de genodigden met de auto zal komen, faciliteer dan de vorming van carpooling-groepjes.
  • Kies voor lokale leveranciers en cateraars die zich niet ver moeten verplaatsen voor hun diensten en die hun diensten aanbieden met een duurzame transportmethode zoals Cargovelo.

Eten en drinken

Kijk ook eens naar de producten van je cateraar. Plantaardige gerechten en vleesvervangers verminderen de uitstoot van broeikasgassen en zijn ook nog eens gezonder. Maak van de gelegenheid gebruik om mensen (voor het eerst) te laten proeven van een lekker en duurzaam alternatief.

  • Volg minstens het beleid rond duurzame catering: minstens 50% gevarieerd veggie-aanbod, enkel vis met een label en met plantaardig dieet en geen vlees van herkauwers. Maar het zou knap zijn mocht je een stap verder aan en kiezen voor 100% vegetarische of zelfs 100% plantaardige catering. Dit lazen we al enkele keren op een uitnodiging: 'Wij voorzien een vegetarische broodjeslunch. Indien er nog andere voorkeuren of intoleranties zijn waarmee wij rekening moeten houden, laat het ons hieronder weten.'  Meer info en een lijst van duurzame cateraars vind je hier. 
  • Wanneer je vooraf de diëtaire voorkeuren van de genodigden opvraagt, gebruik dan als standaard de keuze voor vegetarisch of, nog beter, veganistisch. Leg uit waarom je dit doet. Zo krijg je de meerderheid van de mensen, die het niet erg vinden om vegetarisch te eten, maar ‘niet moeilijk willen doen’, mee.
  • Kies voor fair trade koffie en thee. Koop dit aan via het raamcontract, of stel deze eis aan je cateraar. Vraag ook naar een fles melk en een pot suiker, i.p.v. kleine melkcups, suikertjes, koekjes, … om afval te vermijden.
  • Bied kraantjeswater i.p.v. flessenwater aan.
  • Denk op voorhand na over wat zal gebeuren met evt. voedseloverschotten (foodsavers?) of maak hierover afspraken met de cateraar.
  • Herinner de genodigden eraan dat het beter is om een tweede portie te komen halen dan om een te grote eerste portie te nemen. Zo vermijd je niet-herbruikbare voedseloverschotten.

Afval

Een doordacht afvalplan zorgt voor minder plastic in de oceanen, minder fossiele brandstoffen, minder materiaal in de verbrandingsoven, en minder zwerfafval in ons milieu. Door daarnaast ook bewust na te denken over de materialen die gebruikt worden en het mogelijk hergebruik ervan, draag je als organisator van een afvalarm event ook een steentje bij tot de transitie naar een wegwerpvrije maatschappij.

Voorkomen van afval

  • Hou rekening met het aantal deelnemers. Reken goed uit hoeveel je van een bepaald product nodig hebt, denk na over de duur van het event en vraag je af of de materialen die je wil aanvragen nuttig en noodzakelijk zijn. Zo voorkom je al vaak een hele hoop ongewenste overschotten, en je bespaart ook een hele hoop kosten.
  • Ga bij elke aankoop na of het niet mogelijk is om het product ergens te ontlenen. Dit is niet enkel goed voor het milieu, maar bespaart ook een hele hoop kosten. Op de website van DICT kan je alvast microfoons, camera’s, … lenen.
  • Vermijd het uitdelen van gadgets en goodiebags op het event. Vaak belanden deze spullen gewoon in de vuilbak of worden ze amper gebruikt (ook de stoffen zak!). Wanneer toch wordt beslist om een kleine attentie mee te geven, denk dan na over duurzame alternatieven en laat mensen ze zelf kiezen (dopperfles, koffiekop, lokaal product, …).
  • Vermijd ballonnen en probeer al zeker geen heliumballonnen te gebruiken. Helium is een schaars gas en verloren ballonnen veroorzaken langdurige schade bij dier en milieu.
  • Vermijd het gebruik van overtollig veel papier op je evenement door zorgvuldig en bewust om te gaan met post-its, bundeltjes, reclamefolders, …
  • Gebruik whiteboards en (niet-toxische) stiften, of digitale alternatieven, in plaats van papier. Indien je toch papier gebruikt, hergebruik dan bv. de achterkant van oude posters.
  • Wanneer banners, en andere decoraties, kledij... gebruikt worden, zorg er dan voor dat er geen data en andere specifieke info opstaan, zodat de materialen nog kunnen gebruikt worden voor latere edities.
  • Zet een systeem op, bv. op het niveau van de faculteit, waarbij naamkaarthoudertjes kunnen hergebruikt worden na afloop. Zet bijvoorbeeld dozen op einde van het evenement waar deelnemers hun badge kunnen in achterlaten zodat deze later opnieuw kunnen gebruikt worden.

 Herbruikbare bekers, servies, …

  • Wanneer er eten en drinken wordt geserveerd op het evenement, gaat dit vaak gepaard met veel afval. Indien je gebruik maakt van een cateraar, maak dan zeker goede afspraken om overtollig afval te vermijden. Hou verder ook rekening met volgende zaken:  
    • Gebruik waterkaraffen in plaats van flessenwater. Plat water uit flessen is niet alleen vele malen duurder dan het water uit de kraan, water uit de kraan is tegelijk ook vele malen beter voor het leefmilieu. Daarbij komt nog dat kraantjeswater in België 100% drinkbaar is.
    • Maak gebruik van grote flessen, of beter post-mix systemen (siropen op basis van kraantjeswater).
    • Moedig de genodigden aan om een eigen drinkfles, koffietas... mee te brengen. Zo voorkom je ook verwarring over van wie die beker nu juist was.
    • Kies voor herbruikbare mokken, bekers, bestek, borden, etc. Geef enkel rietjes voor in drankjes wanneer daar expliciet om gevraagd wordt. Stel het als voorwaarde aan je cateraar of huur het bij bv. Re-Uz, LeviPartyRental, ...
    • Wegwerpbekers zijn verboden sinds 2023 bij grote events. Voor herbruikbare bekers` kan je terecht bij IVAGO. Wel twee weken op voorhand aanvragen. Maatwerkbedrijven zoals GroepINTRO kunnen een wasstraat voorzien.
    • Wanneer snacks voorzien worden, kies dan voor snacks zonder verpakking zoals vers fruit, koekjes uit een doos etc.
    • Kies voor linnen, FSC-gelabelde en/of gerecycleerde servetten.
    • Ban plasticfolie en vervang door herbruikbare plateaus, manden, bokalen of dozen. 

Sorteren

  • Sorteer PMD, papier, GFT en restafval onmiddellijk op het evenement zelf. Dring hier ook op aan bij de cateraar.
  • Zorg ervoor dat duidelijk aangegeven staat welke afvalfractie in welke vuilbak moet. Hou er ook rekening mee dat eventuele internationale gasten niet altijd op de hoogte zijn van onze sorteerrichtlijnen, dus voorzie voldoende informatie

Promotie en communicatie

Bij een evenement komt heel wat communicatie kijken, en ook hier kan je door slim te plannen en creatief te denken heel wat invloed hebben op de milieu-impact. Los van de promotie en informatie over het evenement zelf, is het ook belangrijk om te communiceren over het duurzaamheidsaspect. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers weten op welke manier ze actief kunnen bijdragen, maar ook dat ze na afloop van het event zelf in staat zijn om duurzaamheid te integreren in hun eigen evenementen of dagelijks leven.

Communicatie over het evenement

  • Probeer het aantal posters, flyers, etc. te minimaliseren en denk na over elektronische alternatieven.
  • Laat uitnodigingen en inschrijvingen digitaal verlopen.
  • Voorzie digitale alternatieven voor al te uitgebreide informatiebrochures en documentatiemappen.
  • Indien toch geprint wordt, kies dan voor gerecycleerd, FSC-gelabeld, chloorvrij papier en print recto verso met milieuvriendelijke drukinkt, in een gepast formaat.
  • Probeer wegwerp-promotiemateriaal te vermijden. Wanneer dit toch wordt uitgedeeld, kies dan bij voorkeur voor nuttige en duurzame producten

Duurzaamheidscommunicatie en sensibilisering

  • Neem het duurzaamheidsstreven van de organisatie ook meteen mee in je promotie.
  • Geef tijdens het evenement info over bepaalde ‘duurzame keuzes’. Dit zorgt voor meer begrip bij bepaalde maatregelen, bijvoorbeeld wanneer je uitlegt waarom geen gadgets worden uitgedeeld. Het geeft daarnaast ook inzicht in de impact van bepaalde beslissingen, zoals bijvoorbeeld wanneer je informatie verschaft over welke cateraar gekozen is en waarom,…
  • Meet en evalueer waar mogelijk de impact van bepaalde maatregelen (bijvoorbeeld: aantal uitgespaarde wegwerpbekers, vermeden vluchten,…)  en communiceer dit na afloop van het evenement naar de deelnemers.

Inclusiviteit

Duurzaamheid gaat over meer dan milieu-impact alleen. Om ervoor te zorgen dat het evenement aangenaam verloopt voor alle deelnemers is aandacht voor inclusiviteit en voor de diverse achtergronden van de deelnemers en sprekers erg belangrijk.

  • Houd bij de samenstelling van het programma rekening met diversiteit bij sprekers en thema’s die aan bod komen.
  • Houd rekening met de toegankelijkheid van het evenement en verschaf hierover heldere informatie aan de deelnemers. Hier vind je info over de toegankelijkheid van de UGent-gebouwen. 
  • Vraag actief bij de inschrijving of er bepaalde noden tot ondersteuning (tolken, rolstoelbegeleiding, …) zijn en volg deze op gedurende het evenement.
  • Houd rekening met de diverse religieuze en levensbeschouwelijke achtergronden van deelnemers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aangepaste diëten of bewustzijn rond bepaalde vastenperiodes of feestdagen
  • Voorzie beurzen of financiële ondersteuning voor individuen of groepen die dit nodig hebben.
  • Organiseer waar mogelijk (delen van) het evenement in een hybride formule, zodat ook geïnteresseerden zonder tijd of middelen om te reizen deel kunnen nemen.