Interne samenwerking aan de UGent

Wat zijn de uitgangspunten voor de interne onderwijsbeleidsuitvoering en -samenwerking?

De uitgangspunten voor de interne onderwijsbeleidsuitvoering en -samenwerking zijn gedeelde verantwoordelijkheid en horizontale samenwerking.

Gedeelde verantwoordelijkheid en partnerschap

De UGent stippelt tegelijkertijd een consistent onderwijsbeleid uit over de faculteiten heen. Die gelijkaardige beleidsuitvoering voorkomt versnippering. Het onderwijsbeleid, inclusief de kwaliteitszorg, is een gedeelde verantwoordelijkheid van de verschillende bestuursniveaus, met een gezond evenwicht tussen facultaire bevoegdheden en centrale aansturing:

  • Enerzijds blijft er ruimte voor een gedifferentieerde facultaire invulling van centrale initiatieven.
  • Anderzijds schrijft deze facultaire beleidsuitvoering zich in in de centrale keuzes. Die worden gevoed door best practices op het terrein en in onderling overleg.

Horizontale samenwerking

Naast een top-down- en bottom-up-samenwerking tussen centrale directies en faculteiten zijn er ook horizontale processen aanwezig die samenwerking en leren van elkaar over faculteiten en directies heen stimuleren. Die horizontale samenwerking en expertisedeling versterken de gezamenlijke onderwijskwaliteit en zorgen voor een versnelde innovatiekracht.

Hoe realiseert de UGent de interne onderwijsbeleidsuitvoering en -samenwerking?

Raad van Bestuur

Dit centrale strategische beslissingsorgaan:

  • is bevoegd voor alle strategische nota’s, beleidsnota’s en visieteksten over onderwijs en internationalisering.
  • keurt het Onderwijs- en Examenreglement (OER) goed.
  • beslist welke opleidingen worden aangeboden of afgeschaft.
  • bepaalt het algemene onderwijstaalbeleid.
  • legt de contouren van het interne kwaliteitszorgsysteem vast.

Bestuurscollege

Dit centrale operationele beslissingsorgaan:

  • is (onder andere) bevoegd voor de aanstelling of benoeming van alle ZAP’ers op voordracht van de faculteit.
  • sluit onderwijsovereenkomsten met buitenlandse instelling af, of wijzigt ze.
  • keurt universiteitsbrede keuzevakken en interfacultaire honoursprogramma’s goed.
  • kent onderwijsinnovatiemiddelen toe, en verdeelt ze.
  • dient aanvragen in om de studieomvang uit te breiden.
  • dient aanvragen in om de onderwijstaal te wijzigen.

Onderwijsraad

Dit centrale adviesorgaan voor onderwijsbeleid en -kwaliteitszorg fungeert als institutionele denktank en overlegforum voor alle aspecten van het onderwijsbeleid aan de UGent:

  • onderwijskwaliteit
  • onderwijspraktijk
  • onderwijsvernieuwing
  • onderwijsbeleid
  • onderwijsstrategie van de instelling

Onderwijskwaliteitsbureau

Dit gespecialiseerde uitvoerende orgaan volgt sinds 2015 de kwaliteitszorg aan de UGent op. Het Onderwijskwaliteitsbureau sluit de kwaliteitscyclus en brengt complementaire expertise samen:

  • interne experten: ZAP’ers, AAP’ers, ATP’ers en studenten
  • externe experten

Directie onderwijsaangelegenheden

De Directie Onderwijsaangelegenheden (DOWA) staat op centraal niveau in voor beleidsacties, -processen, -procedures, -praktijken en -instrumenten. De Directie wordt geleid door de Directeur Onderwijsaangelegenheden (gewoon hoogleraar), bijgestaan door twee stafmedewerkers. DOWA heeft vier afdelingen:

  • Onderwijskwaliteitszorg
  • Studieadvies
  • Studentenadministratie en Studieprogramma’s
  • Internationalisering

Andere Directies

Naast DOWA kent de UGent nog acht andere Directies en één transversale directeur Internationalisering die in meerdere of mindere mate betrokken zijn bij de uitvoering van het onderwijsbeleid en het borgen van de onderwijskwaliteit.

  • Directie Onderwijsaangelegenheden
  • Directie Onderzoeksaangelegenheden
  • Directie Bestuurszaken
  • Directie Personeel en Organisatie
  • Directie Financiën
  • Directie Informatie- en Communicatietechnologie
  • Directie Gebouwen en Facilitair Beheer
  • Directie Studentenvoorzieningen
  • Directie Communicatie en Marketing

Overleg en samenwerking tussen DOWA en de andere directies

De Directie Onderwijsaangelegenheden (DOWA) onderhoudt nauwe banden met de Directie Onderzoeksaangelegenheden (DOZA) omwille van de sterke verstrengeling van academisch onderwijs en onderzoek, en met de academisch directeur Internationalisering die de transversale internationaliseringsthema’s opvolgt.

De Directie Onderwijsaangelegenheden werkt ook nauw en continu samen met de directies die de logistieke processen voor het onderwijs in goede banen leiden: de Directie ICT (DICT) die o.a. zorgt voor ICT infrastructuur, elektronisch leerplatform UFORA, digitale onderwijsvernieuwing, de Directie Gebouwen en Facilitair Beheer (DGFB) die o.a. zorgt voor gebouwen, infrastructuur, roostering, onderwijslogistiek, en de Directie Studentenvoorzieningen (DSV) die o.a. zorgt voor sociale ondersteuning, maaltijden, sport, jobdienst, studentenartsen.

Naar aanleiding van specifieke juridische, financiële, personeel/HR of communicatie gerelateerde vragen wordt samengewerkt met de Directie Financiën (DFIN), de Directie Bestuurszaken (DBZ), de Directie Personeel en Organisatie (DPO), en de Directie Communicatie en Marketing (DCOM).

Overleg en samenwerking tussen DOWA en de faculteiten

Er is geregeld overleg en samenwerking tussen DOWA en de faculteiten over kwaliteitszorg, onderwijsinnovatie, studentenadministratie, internationalisering , monitoraat en onderwijscommunicatie.

Thematische werkgroepen

Worden samengesteld in functie van operationele vragen, bijvoorbeeld: trajectbegeleiding, studievoortgang, multiple choice.

Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs

Elke faculteit heeft een Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs (CKO) die zich bezighoudt met:

  • kwaliteitsbewaking
  • het facultaire onderwijsbeleid, zowel beleidsopmaak als -uitvoering.

Faculteitsraad

  • Op facultair niveau heeft de faculteitsraad adviesbevoegdheid (bijvoorbeeld: programmawijzigingen) of beslissingsbevoegdheid (bijvoorbeeld: aanstelling lesgevers) over onderwijsmateries.
  • Zowel de CKO, de FCI als de afzonderlijke Opleidingscommissies zijn adviesorganen voor de faculteitsraad.
  • De faculteitsraad wordt voorgezeten door de decaan en bestaat uit vertegenwoordigers van alle geledingen, met name ZAP, AAP, ATP en studenten.

Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning (FDO)

  • Dit facultaire aanspreekpunt voor onderwijsaangelegenheden ondersteunt facultaire en opleidingsspecifieke raden en commissies die betrokken zijn bij het onderwijs.
  • De faculteit voorziet in een adequaat FDO-beleid en voldoende personeel op de FDO-taken uit te voeren. De vier takenclusters zijn:
    • studentenadministratie
    • kwaliteitszorg
    • monitoraat
    • onderwijsaanbod

Facultaire Commissie Internationalisering (FCI)

  • Deze facultaire commissie voor onderwijsinternationalisering bestaat sinds 1995 en wordt voorgezeten door een ZAP’er en ondersteund in haar werking door één of meer FCI-medewerkers.
  • Vanuit de Afdeling Internationalisering is er telkens een centraal aanspreekpunt voor elke faculteit die ook de activiteiten van de commissie opvolgt

Opleidingscommissie (OC)

Elke opleiding of aan elkaar verwante groep van opleidingen heeft een OC. Die OC:

  • adviseert de faculteitsraad onder andere over het onderwijsaanbod en de aanstelling van de lesgevers die door de vakgroepen worden aangedragen.
  • is het sturend orgaan van de Plan-Do-Check-Act-cyclus voor de opleiding.

Beide verantwoordelijkheden bepalen in grote mate de onderwijskwaliteit op opleidingsniveau, en indirect dus op facultair en universiteitsbreed niveau.