Privacy aan de UGent

Deze pagina wordt momenteel bewerkt. Voor meer informatie kan je per mail terecht bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.

De UGent verwerkt persoonsgegevens van meer dan 9.000 personeelsleden van de UGent, 44.000 studenten, verschillende alumni, externe partners, bezoekers of andere groepen die betrokken zijn in het kader van het onderwijs, het wetenschappelijk onderzoek, de kwaliteitszorg en de bedrijfsvoering waarin de UGent voorziet.

Deze gegevens worden aan de UGent op een zorgvuldige en verantwoorde manier behandeld om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen.

Jouw persoonsgegevens worden beschermd

De UGent draagt de bescherming van de privacy hoog in het vaandel. Daarom keurde het Bestuurscollege van de UGent op 18 mei 2018 de Generieke Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie goed.

Hiermee bekrachtigt de UGent haar Algemeen Gegevensbeschermingsbeleid waarin de veiligheid, nauwkeurigheid, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid van de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie samen met de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming centraal staan.

Specifieke privacy informatie

Personeelsleden

Waarom verwerkt de UGent gegevens met betrekking tot personeelsleden?

Voor de organisatie van personeelsaangelegenheden zoals de sollicitatie, de werving en selectie, de salarisadministratie en de loopbaanadministratie van UGent-medewerkers worden er aan de UGent persoonsgegevens verwerkt en dit respectievelijk op basis van een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een contractuele overeenkomst met de betrokkene of in het gerechtvaardigd belang van de universiteit.

Volgende verwerkingen worden onder meer uitgevoerd:

  • Bijhouden van een administratief personeelsdossier in functie van de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst: persoonlijke gegevens, contractgegevens, gegevens m.b.t. tijdskrediet en thematische verloven, organisatorische verankering, ziekte, anciënniteit, attesten), functie, barema, interne mobiliteit, evaluaties, verlofquota, afwezigheden, overuren, premies, afhoudingen, wagen-info, verzekeringen, abonnementen m.b.t. woon-werkverkeer
  • Loonadministratie: Gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de maandelijkse loonverwerking: bruto-netto-berekening, wettelijke aangiftes
  • Sollicitaties, werving en selectie
  • Informatiedoeleinden aangaande universiteitsaangelegenheden in brede zin

Welke gegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van het HR-proces zijn diverse persoonsgegevens nodig. Mogelijke persoonsgegevens die de UGent van haar personeelsleden verwerkt zijn (afhankelijk van de context):

  • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum
  • Financiële gegevens zoals het rekeningnummer
  • Gezinssamenstelling
    • Om een correcte verloning te berekenen, heeft de UGent niet alleen de identificatiegegevens van de medewerker nodig, maar ook de gezinssamenstelling.
  • Contactgegevens zoals het professioneel of privé e-mailadres
    • Het privé e-mailadres wordt alleen voor account correctie (IT) gebruikt of in uitzonderlijke omstandigheden
  • Studiegegevens (diploma)
    • Bij aanvang van de tewerkstelling bepaalt het diploma het functieniveau binnen de UGent en de persoonsgegevens worden gebruikt in het groeipad van de loopbaan via vorming, begeleiding en functionering.
  • Loopbaangegevens
  • Afwezigheden

Ook bij het beëindigen van de tewerkstelling aan de UGent worden persoonsgegevens verwerkt en bewaard. Zo worden persoonsgegevens van personeelsleden verwerkt om onder andere het einde van de dienst en de pensioengegevens van een personeelslid te beheren en om de goede werking van de UGent te waarborgen.

Met wie worden de personeelsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens van de personeelsleden worden enkel met derden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (of een andere overeenkomst betreffende de aanstelling), in het kader van een wettelijke verplichting of wanneer de universiteit er een gerechtvaardigd belang bij heeft. Alvorens informatie vrij te geven die niet op basis van deze grondslagen kan worden verstrekt, wordt eerst toestemming aan de betrokken personeelsleden gevraagd.

Zo wisselt de UGent de noodzakelijke gegevens uit met overheidsdiensten, sociale secretariaten, pensioenverzekeringsmaatschappijen en een arbeidsgeneeskundige dienst (zoals aan Dimona voor de sociale zekerheid en aan Capello voor het actualiseren van de pensioengegevens).

De UGent verstrekt aan de hand van de persoonlijke gegevens individuele attesten met betrekking tot stappen in de loopbaanontwikkeling (tewerkstellingsattest, C4, C131, A1) en die de medewerker nodig heeft om zijn statuut te bewijzen bij diverse overheidsinstanties en andere werkgevers (attest belasting, attest gewaarborgd wonen, attest visum).

Voor personeelsleden die (tevens) werkzaam zijn aan Ghent University Global Campus (GUGC), worden er tussen de UGent en GUGC persoonsgegevens uitgewisseld. Deze gegevens worden uitgewisseld op basis van de overeenkomst tussen de UGent en het personeelslid, en de wettelijke verplichtingen die daaruit voortvloeien of op de UGent rusten.

Verdere informatie

Medewerkers van de UGent kunnen tijdens de uitoefening van hun werk ook in aanraking komen met persoonsgegevens, bijvoorbeeld informatie over studenten of andere UGent'ers. Soms kan het zelfs gaan over gevoelige gegevens, zoals bijvoorbeeld medische informatie in het kader van een bijzonder statuut.

Meer informatie over het omgaan met persoonsgegevens binnen de UGent kan je vinden op deze pagina. 

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je per mail terecht bij de betrokken directie Personeel en Organisatie via dpo@ugent.be of bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.

(Kandidaat-)studenten

Om haar onderwijsopdracht te kunnen uitoefenen en kwaliteitsvol onderwijs te verstrekken aan alle UGent-studenten, verwerkt de UGent persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten die aan de UGent een opleiding of vorming (wensen te volgen) en bijgevolg een (online) inschrijvingsaanvraag indienen, zich (her)inschrijven of zich laten registeren.

Deze gegevens worden nauwkeurig en veilig bewaard in een gegevensdatabank van de UGent.

De (kandidaat-)studenten worden bij (online) inschrijvingsaanvraag, (her)inschrijving of registratie gewezen op deze regeling.

Ze kunnen op elk moment via de daartoe beschikbare webtoepassing in Oasis hun persoonlijke privacy-instellingen raadplegen en wijzigen.

Onderzoekers

In het kader van wetenschappelijk onderzoek kunnen onderzoekers verbonden aan de UGent persoonsgegevens verzamelen, verwerken, analyseren en beheren. Afhankelijk van de aard van het onderzoek kan dit gaan over gevoelige gegevens (bv. medische gegevens, etniciteit/ras, gegevens die betrekking hebben op het persoonlijke of seksuele leven,...).

De Generieke gedragscode voor verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie die van kracht is aan de UGent geeft alvast de algemene principes weer die ook in het kader van wetenschappelijk onderzoek gerespecteerd moeten worden.

De omgang met persoonsgegevens binnen wetenschappelijk onderzoek aan de UGent is gekaderd binnen het bredere beleid van Onderzoeksdatamanagement waarbij het op een ethische en kwaliteitsvolle manier verzamelen, beheren en bewaren van onderzoeksdata centraal staat.

Alumni

Als oud-student van de UGent ben jij een van onze belangrijkste ambassadeurs en heb je je hopelijk geregistreerd in de UGent-alumnidatabank.

Jouw gegevens worden louter gebruikt in het kader van de alumniwerking voor data- en lidmaatschapbeheer, het versturen van de alumni nieuwsbrief en andere facultaire of opleidingsgebonden aankondigingen. Als UGent-alumnus kan je je gegevens en privacyvoorkeuren steeds raadplegen en indien nodig aanpassen via je eigen registratie/log in.

Schenkers

Jouw steun kan het verschil maken voor bijvoorbeeld een onderzoeks- of onderwijsproject dat je nauw aan het hart ligt.

Welke gegevens worden verwerkt en waarom?

Mogelijke persoonsgegevens die de UGent van haar schenkers verwerkt zijn (afhankelijk van de context):

  • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum
  • Financiële gegevens zoals het rekeningnummer en het bedrag van de schenking
  • Contactgegevens zoals het telefoonnummer, e-mailadres

De persoonsgegevens van schenkers, potentiële schenkers en sympathisanten worden door de UGent verwerkt om jouw schenking correct te kunnen verwerken, om je communicatie te sturen over de werking van de UGent (waaronder fondsenwerving) en om je een fiscaal attest (kwijtschrift uitgereikt met toepassing van artikel 145³³, § 1, tweede lid, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992) te kunnen afleveren.

Deze persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op basis van een wettelijke verplichting en op basis van het gerechtvaardigd belang van het Universiteitsfonds (dienst fondsenwerving) van de UGent (behartiging van de belangen van de UGent door middel van het creëren en optimaliseren van een relationele band, een universitaire gemeenschap en een bijdrage aan de maatschappelijke relevantie van schenkingen voor onderzoek en onderwijs).

Indien je geen communicatie meer wenst te ontvangen, kan je dat melden via universiteitsfonds@ugent.be.

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

Binnen de UGent worden jouw persoonsgegevens verwerkt door de medewerkers van het Universiteitsfonds en de Financiële Administratie. Deze gegevens worden verder doorgegeven aan de betrokken UGent medewerkers en oprichters van het door jou gesteunde goede doel binnen de UGent. Als je een gift deed in het kader van een inzamelactie worden jouw gegevens ook gedeeld met de organisator van de inzamelactie. Jouw persoonsgegevens worden niet aan andere derden gegeven.

De publieke bekendmaking van persoonsgegevens van een schenker (bijvoorbeeld ter bedanking op een website van de UGent) zal enkel gebeuren na toestemming hiertoe vanwege de betrokken schenker.

Verdere informatie

Meer informatie over schenken aan de UGent

Contact

Voor meer informatie over schenken kan je per mail terecht bij de medewerkers van het Universiteitsfonds via universiteitsfonds@ugent.be. Bij vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je terecht bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.

Sollicitanten

Waarom verwerkt de UGent gegevens van sollicitanten?

De door jouw verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van werving en selectie. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. In dit geval verwerken we de persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie op een specifieke vacature.

Welke gegevens worden verwerkt?

Bij het solliciteren naar een job aan de UGent worden sollicitanten gevraagd volgende informatie te verstrekken: voornaam, naam, e-mailadres, gsm-nummer, adres, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, motivatiebrief, CV, diploma's (inclusief gelijkwaardigheidsattest van NARIC voor diploma's behaald buiten de EU) en alle andere bewijsstukken die specifiek in de vacature worden gevraagd. 

Bij het solliciteren naar een functie van ZAP worden sollicitanten eveneens gevraagde de volgende gegevens te verstrekken: voornaam, naam, nationaliteit, geboortedatum, geboorteland, geboorteplaats, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, gsm-nummer, opleiding en kwalificaties, werkervaring en periodes van inactiviteit (zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, langdurig ziekteverlof en zorgverlof, en om onderbrekingen ten gevolge van externe factoren zoals de COVID-pandemie), motivering kandidatuur en visie op eigen academische loopbaan, academisch curriculum, overzicht van 5 belangrijkste publicaties, en alle andere ondersteunende documenten die specifiek in de vacature worden gevraagd.

Verdere informatie die opgevraagd kan worden:

  • voor ZAP-functies wordt er nog informatie over de (doctoraats-)diploma's gevraagd: titel proefschrift, promotor, wanneer en waar (land en instelling) het doctoraatsdiploma werd behaald; van BA en MA diploma’s en diploma lerarenopleiding wordt de studierichting en behaalde graad gevraagd
  • voor ZAP-functies wordt de burgerlijke staat niet gevraagd aan de sollicitant; enkel aan de gekozen kandidaat bij de indiensttreding
  • voor ZAP- en AAP-functies wordt het ORCID-iD gevraagd

Bij het solliciteren voor een functie aan Ghent University Global Campus (GUGC) worden sollicitanten gevraagd om dezelfde gegevens te verstrekken als voor een sollicitatie aan de UGent. Het selectieproces wordt beheerd door GUGC, welke de nodige persoonsgegevens uitwisselt met de UGent. Deze uitwisseling gebeurt op basis van de uitvoering van de overeenkomst en de nodige maatregelen die genomen moeten worden voor de sluiting ervan.  

Met wie worden de personeelsgegevens gedeeld?

In bepaalde gevallen wordt de selectie voor ATP uitbesteed aan een extern selectiekantoor, in dat geval worden de sollicitatiegegevens gedeeld met het betreffende selectiekantoor;

En/of kan er een (of meerdere) externe persoon/personen deel uitmaken van de selectiecommissie, in dat geval worden de sollicitatiegegevens gedeeld met deze personen. In deze gevallen doet UGent het nodige zodat ook deze partijen jouw persoonsgegevens beschermen.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je per mail terecht bij de betrokken directie Personeel en Organisatie via dpo@ugent.be of bij de Data Protection Officer via privacy@ugent.be.

Contact

De UGent, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar Rector, zal in de meeste gevallen optreden als eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens aan de UGent.

Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer)

De UGent heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld die coördinerend toeziet op de verdere uitwerking en implementatie van het algemeen gegevensbeschermingsbeleid (het beleid voor rechtmatig en veilig verwerken van persoonsgegevens) dat aan de UGent gevoerd wordt.

Voor vragen, opmerkingen of suggesties over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy of indien u meent dat jouw persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door de UGent kan je terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming of Data Protection Officer van de UGent:

Functionaris Gegevensbescherming – Data Protection Officer
Hanne Elsen
Directie Bestuurszaken
Sint-Pietersnieuwstraat 25
9000 Gent

Aanvullende informatie

Om zekerheid te verkrijgen over de gegrondheid van een aanvraag of de identiteit van een aanvrager kan de UGent om aanvullende informatie vragen. De UGent behoudt zich het recht voor om, mits gemotiveerde redenen, geen gevolg geven aan jouw aanvraag. Dit is bijvoorbeeld wanneer jouw aanvraag kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Klachten

Indien je van mening bent dat er onvoldoende gevolg werd gegeven aan jouw verzoek of klacht, kan je je wenden tot de Vlaamse toezichthouder:

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
T +32 (0)2 553 50 47

Contact