FAQ online solliciteren

Welke vacaturepagina?

Ik werk al aan de UGent. Hoe kan ik solliciteren?

Er bestaan twee vacaturespagina’s: de interne vacaturepagina voor UGent-personeelsleden en de vacaturepagina voor externe sollicitanten. Als bezoldigde UGent-medewerker (zowel contractueel als statutair) ga je naar de interne vacaturepagina voor UGent-personeelsleden. Je kan hier zowel vacatures bekijken die enkel openstaan voor UGent-medewerkers, als externe vacatures. Lees wel goed de deelnamevoorwaarden. Het kan zijn dat je bepaalde interne vacatures wel kan zien, maar dat je niet aan de interne deelnamevoorwaarden voldoet. De deelnamevoorwaarden vind je terug op elk vacaturebericht.

Je persoonsgegevens (zoals je naam en adres) stromen automatisch door vanuit het digitaal personeelsdossier. Je hoeft dus geen profiel aan te maken en je kan meteen kandideren. Vergeet niet om jouw cv, motivatiebrief en eventueel andere gevraagde documenten op te laden. In het vacaturebericht vind je terug welke documenten je moet opladen.

Ik werk al aan de UGent maar toch geraak ik niet op de interne vacaturepagina. Hoe komt dit? Hoe kan ik solliciteren?

Heb je een UGent-account maar word je niet bezoldigd door de UGent? Dan heb je geen toegang tot de interne vacaturepagina voor UGent-medewerkers. Je krijgt een foutmelding. Als je bijvoorbeeld als externe consultant voor de UGent werkt, maar betaald wordt door een andere organisatie, zal je geen toegang hebben. Jobstudenten, bursalen en vrijwilligers hebben eveneens geen toegang tot de interne vacaturepagina. Ga naar de vacaturepagina voor externe sollicitanten om de vacatures te zien en om te solliciteren.

Ik werk nog niet aan de UGent. Hoe kan ik solliciteren?

Ga naar de vacaturepagina voor externe sollicitanten om de vacatures te bekijken. Om te solliciteren, moet je eerst even een account aanmaken en je profiel vervolledigen. Je kan dit profiel ook gebruiken voor toekomstige sollicitaties.

Technische problemen tijdens het online solliciteren

Waarom zie ik geen enkele vacature?

Kijk goed na of je taalinstellingen in het Nederlands staan. Rechts bovenaan kan je je voorkeurstaal aanpassen. Kijk ook na of je browserinstellingen (bv. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, …) ook in het Nederlands staan. Probeer eventueel eens een andere browser.

Kijk ook eens of je niet te veel zoekopties hebt ingesteld. Het kan zijn dat je wel vacatures ziet wanneer je je zoekactie algemener maakt.

Waarom krijg ik foutmeldingen wanneer ik een document (bijvoorbeeld cv) wil opladen?

Je kan enkel documenten opladen in de volgende bestandstypes: MS Word, PDF, HTML, PPT, XLS, CSV, TXT en afbeeldingsbestanden. Je document mag niet groter zijn dan 10 MB.

Het instellen van een digitale handtekening in je pdf-document kan ook problemen geven bij het opladen. Probeer een pdf op te laden zonder digitale handtekening.

Ik wil solliciteren maar ik ondervind technische problemen in het systeem. Wat nu?

Soms kan het helpen om eens een andere browser te proberen of om het na een half uurtje opnieuw te proberen. Lukt het nog steeds niet? Neem contact op met ons via Selecties@UGent.be. Voeg bij voorkeur een screenshot toe om het probleem te duiden.

We raden het af om je sollicitatie in de laatste minuten voor de deadline in te dienen om te vermijden dat er iets misgaat en je daardoor de deadline mist. Laattijdige kandidaturen kunnen we immers niet meenemen. Ervaar je toch technische problemen vlak voor de deadline, waardoor je sollicitatie in het gedrang komt? Het is belangrijk dat je ons dit meldt vóór de deadline. Stuur een e-mail naar Selecties@UGent.be, voeg de gevraagde documenten toe en omschrijf het technisch probleem aan de hand van een screenshot. Deze e-mail moet ons bereiken vóór de deadline (door ons ontvangen ten laatste om 23h59 van de uiterste datum van indienen). In dat geval kunnen we jou een link geven zodat je alsnog online kan solliciteren. In alle andere gevallen zien we dit als een laattijdige sollicitatie en kunnen we je kandidatuur dus niet meenemen.

(Interne kandidaten) Ik wil de interne vacatures raadplegen maar bij het inloggen wordt er gevraagd om een Company ID in te geven. Wat is dit? 

Je kan dit technisch probleem makkelijk oplossen door eenmalig in te loggen via deze link: sf.ugent.be.

Problemen en vragen tijdens het online solliciteren

Ik wil solliciteren maar ik heb de deadline gemist. Wat nu?

Helaas kunnen wij jouw kandidatuur niet meer meenemen na de deadline.

Ik heb een verkeerd document opgeladen bij mijn sollicitatie. Kan ik dit aanpassen?

Zo lang je je sollicitatie nog niet hebt ingediend, kan je documenten aanpassen. Het is echter niet mogelijk om documenten toe te voegen of aan te passen eens je je sollicitatie hebt ingediend. Ook als je je sollicitatie intrekt, zal je deze enkel opnieuw kunnen indienen met dezelfde documenten. We vragen dus om daarom goed je documenten na te kijken vooraleer je je sollicitatie indient. Als er een probleem is met je documenten, neem je vóór de deadline best even contact op met ons (Selecties@UGent.be).

Kan ik de gevraagde documenten nog indienen na de deadline?

Nee. Je sollicitatie moet volledig zijn vóór het verstrijken van de deadline. In het vacaturebericht kan je nalezen welke documenten je moet indienen vóór de deadline. In sommige gevallen is het toegelaten dat je bepaalde documenten (bijvoorbeeld een bepaald attest) op een later moment indient als deze nog niet in je bezit zijn op het moment van solliciteren, maar dit wordt dan duidelijk vermeld in de vacature.

Moet ik mijn sollicitatie in één keer afwerken?

Nee. Je kan je sollicitatie ook opslaan en op een later moment afwerken (weliswaar vóór de uiterste datum van indienen). Vergeet je sollicitatie niet tijdig in te dienen als je klaar bent, anders komt deze niet tot bij ons.

Moet ik een kopie van mijn diploma toevoegen als ik dit aan de UGent heb behaald of hebben jullie dit al?

Ook als je je diploma aan de UGent behaald hebt, moet je dit toevoegen aan je sollicitatie indien er een kopie van je diploma gevraagd wordt in het vacaturebericht. Wij hebben geen toegang tot de diploma’s.

Na het online solliciteren

Krijg ik een bevestigingsmail nadat ik mijn sollicitatie heb ingediend?

Je krijgt geen bevestigingsmail. Je ziet een bevestigingsboodschap op het scherm en je kan de status van je sollicitatie en de verstuurde documenten achteraf altijd nakijken in je profiel. Ga naar ‘ingediende sollicitaties’ (interne vacaturepagina) of naar ‘vacaturebeheer’ > ‘sollicitaties’ (externe vacaturepagina) en klik bij ‘acties’ op ‘sollicitatie weergeven’.

Kan ik controleren of ik mijn sollicitatie verzonden heb met de juiste documenten?

Je kan dit nakijken in je profiel. Ga naar ‘ingediende sollicitaties’ (interne vacaturepagina) of naar ‘vacaturebeheer’ en vervolgens naar ‘sollicitaties’ (externe vacaturepagina). Hier zie je een overzicht van welke sollicitaties je hebt ingediend. Klik bij ‘acties’ op ‘sollicitatie weergeven’ om te kijken welke documenten je hebt toegevoegd.

Ik heb nog geen verder nieuws ontvangen na mijn sollicitatie. Wat nu?

Na de uiterste inschrijvingsdatum worden alle kandidaturen onderzocht. Het is dus normaal dat je vóór het verstrijken van de uiterste inschrijvingsdatum nog geen nieuws ontvangt. We streven ernaar om na het verstrijken van de uiterste inschrijvingsdatum tijdig alle kandidaten op de hoogte te brengen, maar de snelheid kan wisselen naargelang het soort functie en het aantal kandidaten. Je kan je sollicitatie ook opvolgen in je profiel (zie vorige vraag). We gebruiken de contactgegevens in jouw sollicitatieprofiel om je te contacteren, zorg er dus voor dat deze zeker correct zijn. Controleer ook regelmatig je Spam-folder. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van je e-mailprovider, kunnen onze e-mails daarin terecht komen. We merken dat dit vaker bij Hotmail-adressen gebeurt. Als je vragen hebt over je kandidatuur, kan je contact opnemen met de contactpersonen vermeld in het vacaturebericht (zie volgende vraag).

Bij wie kan ik terecht als ik vragen heb over een vacature?

In elk vacaturebericht vind je de juiste contactpersonen terug. Ga naar je ingediende sollicitaties (zie volgende vraag) om deze informatie in het vacaturebericht nog eens na te lezen.

Ik wil de vacature waar ik naar gesolliciteerd heb nog eens nalezen. Waar kan ik deze vinden?

Ga hiervoor naar je profiel en ga naar ‘ingediende sollicitaties’ (interne vacaturepagina) of naar ‘vacaturebeheer’ > ‘sollicitaties’ (externe vacaturepagina). Klik op de titel van de vacature om het vacaturebericht te bekijken.

Opnieuw solliciteren

Worden de documenten die ik heb opgeladen voor een sollicitatie bewaard voor de volgende sollicitatie?

Documenten die je toevoegt aan je sollicitatie, worden automatisch bewaard voor de volgende sollicitatie, maar je kan deze uiteraard wijzigen. Controleer steeds of je de juiste, relevante documenten hebt toegevoegd aan elke sollicitatie.

Kan ik een tweede keer keer solliciteren op een vacature die opnieuw open staat?

Als je in het verleden al hebt gesolliciteerd en jouw kandidatuur werd niet meegenomen, kan je niet opnieuw solliciteren naar exact dezelfde vacature met hetzelfde vacature-ID wanneer die opnieuw open staat. Je zal een foutmelding krijgen wanneer je je kandidatuur opnieuw probeert in te dienen. Het gaat immers om dezelfde selectieprocedure en jouw dossier werd hiervoor al geëvalueerd. Je kan uiteraard wel solliciteren naar andere vacatures. Werd jouw kandidatuur niet meegenomen omdat je kandidatuur niet ontvankelijk was (je vergat bijvoorbeeld een document toe te voegen of je voldeed niet aan de interne deelnamevoorwaarden) en de vacature staat opnieuw open? Neem dan even contact met ons op (selecties@ugent.be) als je opnieuw wil deelnemen. 

Op de hoogte blijven van toekomstige vacatures en spontaan solliciteren

Kan ik op de hoogte gehouden worden van nieuwe vacatures in mijn interessegebied?

Ja. Als je een profiel aanmaakt op onze website, kan je ervoor kiezen om vacaturewaarschuwingen te ontvangen wanneer er nieuwe vacatures zijn die voldoen aan de door jou opgegeven criteria. Deze vacaturewaarschuwingen worden automatisch verstuurd naar het e-mailadres dat je hebt opgegeven in je profiel. Je kan zelf kiezen hoe vaak je zo’n e-mails wenst te ontvangen. Ook als interne sollicitant kan je vacaturewaarschuwingen instellen.

Let op: een vacaturewaarschuwing blijft 6 maanden geldig. Na 6 maanden zal je een email ontvangen met de boodschap dat je vacaturewaarschuwing gedeactiveerd wordt. Meld even aan om de waarschuwing terug te activeren.

Waarom krijg ik een e-mail met als onderwerp 'Vacaturewaarschuwing gedeactiveerd'?

Vacaturewaarschuwingen blijven 6 maanden geldig. Na 6 maanden wordt de door jou ingestelde vacaturewaarschuwing gedeactiveerd. Wil je dit niet? Meld je dan aan in het systeem om je vacaturewaarschuwing opnieuw te activeren.

Kan ik spontaan solliciteren?

Spontaan solliciteren is niet mogelijk. Je dient steeds te solliciteren naar een openstaande vacature. Wil je graag op de hoogte gehouden worden van nieuwe jobs? Op onze vacaturepagina kan je vacaturewaarschuwingen instellen (zie vorige vraag). Je ontvangt dan een e-mail wanneer er nieuwe vacatures zijn die voldoen aan de door jou opgegeven criteria.

Bestaat er een wervingsreserve?

Enkel voor ATP-vacatures (Administratief en Technisch Personeel) werken we met een wervingsreserve. Wanneer je als externe kandidaat deelneemt aan een selectie voor een ATP-functie, geslaagd bent voor de psychotechnische screening, uitgenodigd wordt voor de eindselectie met de selectiecommissie maar niet als eindkandidaat geselecteerd wordt, word je opgenomen in een wervingsreserve voor gelijkaardige functies.

Dit betekent dat, wanneer er een functie vrijkomt in dezelfde functieklasse, je uitgenodigd kan worden om te solliciteren voordat de vacature extern gepubliceerd wordt. De selectieprocedure zal vaak ook wat beperkter zijn.

Ik heb een profiel aangemaakt. Kan ik nu gecontacteerd worden?

Nee. Je dient je kandidatuur in te dienen voor een specifieke vacature, vooraleer je kandidatuur zichtbaar is voor ons. We zullen je niet contacteren zolang je niet solliciteert naar een functie.

Je kandidatuur intrekken

Ik ben niet langer geïnteresseerd in de vacature waarvoor ik me kandidaat heb gesteld. Wat doe ik?

Je kan jouw kandidatuur intrekken door onder ‘vacaturebeheer’ naar ‘sollicitaties’ te gaan. Hier kan je ervoor kiezen om je kandidatuur in te trekken. Je kan ook even contact opnemen met de contactpersoon vermeld in het vacaturebericht.

Kan ik mijn profiel verwijderen?

Ja. Je kan je profiel eenvoudig verwijderen door naar “mijn profiel” te gaan en dan rechtsboven op “profiel verwijderen” te klikken. Je profiel is nu verwijderd. Je kan uiteraard steeds een nieuw profiel aanmaken. Interne medewerkers kunnen hun profiel niet verwijderen.

Contact

Heb je een bijkomende vraag of vind je het antwoord op jouw vraag hier niet terug? Neem dan contact op met het selectieteam via selecties@ugent.be.