Facultair Archief voor Onderzoeksgegevens

[English]

Volgens de APA Ethics Code Standard (sectie 8.14a) dienen onderzoekers hun data beschikbaar te houden om andere gekwalificeerde onderzoekers toe te laten de analyses en resultaten te bevestigen. Zowel de ruwe data als andere informatie gerelateerd aan het onderzoek moeten tot minimaal 5 jaar na de publicatie van het onderzoek bewaard blijven (APA Publication Manual, 6th Ed., sectie 1.08, p. 12, Data Retention and Sharing). Om tegemoet te komen aan deze richtlijnen kunnen onderzoekers van de FPPW voor de bewaring van analoog onderzoeksmateriaal gebruik maken van het Facultair Archief voor Onderzoeksmateriaal

Algemene informatie

Het archief is enkel bedoeld voor de tijdelijke bewaring van onderzoeksdata.
Zorg ervoor dat alle gegevens binnen een 'collectie' inhoudelijk verband houden met elkaar.
In het archief kunnen enkel collecties bewaard worden van onderzoek waarbij onderzoekers van de FPPW betrokken zijn.
In het archief kunnen collecties maximaal 5 jaar na een vooraf vastgelegde begindatum worden bewaard. De begindatum is standaard de publicatiedatum van de bij de data horende publicatie. In overleg kan de begindatum op een ander moment worden vastgelegd.
De capaciteit van het archief is beperkt. Indien er geen ruimte meer beschikbaar is worden geen collecties meer aanvaard.
Archiefdozen worden door de vakgroepen zelf besteld. Bij voorkeur worden types gebruikt die in de procedure vermeld staan.
Voor meer informatie over de procedure om uw onderzoeksgegevens over te dragen aan het archief contacteer Marc Covents

Procedure

Zorg ervoor dat al het onderzoeksmateriaal binnen een 'collectie' inhoudelijk verband houdt met elkaar. Het groeperen van onafhankelijke collecties onderzoeksmateriaal wordt niet aanvaard.
Bij voorkeur worden de volgende types dozen gebruikt. Indien je materiaal reeds in dozen zit, neem dan contact op met Marc Covents.

Groot formaat: Verkrijgbaar via Marc Covents of te bestellen via het raamcontract bij Staples. Zoek naar Archiefcontainer met deksel 413 x 330 x 266 mm, bruin (doos 10 stuks) referentienummer 450100
Klein formaat: Te bestellen via het raamcontract bij Staples. Zoek naar Archiefdoos folio, ref. 337328 (1 stuk) of ref. 450125 (50 stuks).

Eens de archiefdozen opgevuld zijn vul je het overdrachtsformulier in. Je stuurt dit in docx formaat naar marc.covents@ugent.be. Er wordt dan contact met je opgenomen voor de praktische overdracht van de dozen.
Gelieve je eigen merkteken dat je aangaf in het overdrachtsformulier op de dozen aan te brengen. De archiefdozen worden door ons geregistreerd en gemarkeerd.

Opvolging

De bewaartermijn begint te lopen vanaf de opgegeven begindatum. De begindatum is typisch de publicatiedatum van de (laatste) wetenschappelijke publicatie die verband houdt met de collectie. Indien er tijdens de bewaartermijn nieuwe publicaties volgen, kan de begindatum (en dus ook de einddatum) aangepast worden.
Begin oktober van elk kalenderjaar wordt de bewaartermijn van alle collecties in het facultair archief gecontroleerd. Voor elke collectie die op dat moment de bewaartermijn heeft overschreden wordt aan de opgegeven contactpersoon gevraagd de collectie uit het archief te verwijderen.