Tijdens je verblijf

Uitwisseling in het eerste semester 

Uitwisseling in het tweede semester

Vraag goedkeuring van je uitwisselingsvakken aan tijdens de eerste twee weken van je verblijf. Dit is van belang bij een vroege start van het semester in je gastinstelling.

Vraag goedkeuring van je uitwisselingsvakken aan tijdens de eerste twee weken van je verblijf. Dit is van belang bij een vroege start van het semester in je gastinstelling.

• Dien je volledige curriculum in Oasis in. Deadline: 15 oktober
• Je krijgt een automatisch bericht uit Oasis dat jouw curriculum (administratief) zal worden beoordeeld door RIO i.s.m. FSA. Deze goedkeuringen gebeuren ten laatste eind november, en enkel indien de beoordelaar van jouw opleiding jouw studieprogramma ook goedkeurde (zie Voor je vertrek). 

• Pas jouw studieprogramma aan in het Excelbestand op OneDrive, rekening houdend met de richtlijnen en instructies. Verduidelijk jouw wijzigingen op het tabblad Communicatie FCI-student, zodat de beoordelaar weet wat er veranderd werd. 

• Pas jouw studieprogramma aan in het Excelbestand op OneDrive, rekening houdend met de richtlijnen en instructies. Verduidelijk jouw wijzigingen op het tabblad Communicatie FCI-student, zodat de beoordelaar weet wat er veranderd werd. 

• Mail naar de beoordelaar van jouw opleiding en vraag feedback over jouw gewijzigde studieprogramma op uitwisseling.

• Mail naar de beoordelaar van jouw opleiding en vraag feedback over jouw gewijzigde studieprogramma op uitwisseling.

• Werden er opmerkingen gegeven? Pas het Excelbestand op OneDrive aan waar nodig en vraag via e-mail opnieuw feedback aan de beoordelaar van jouw opleiding. 
• Werd jouw studieprogramma goedgekeurd door de beoordelaar van jouw opleiding?
  • Geef jouw aanpassingen in in Oasis > Curriculum (tabblad Curriculum in uitwisseling - niet langer Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling).
  • Vergeet niet de UGent-vakken die volgt aan de UGent toe te voegen in je curriculum (zoals onderzoekspaper, masterproef, )
  • Staat jouw curriculum reeds in Voorstel? Contacteer dan RIO. Zij zullen jouw curriculum in Oasis weer openen waardoor je de wijzigingen alsnog kan doorvoeren. 
  • Let op! De titels van de vakken en het aantal studiepunten aan de gastinstelling moeten correct genoteerd worden in het Excelbestand én in Oasis. Controleer dit grondig. Curriculum (in uitwisseling) in Oasis = Learning Agreement = puntenbriefje einde verblijf = diploma supplement.
• Uiterste datum voor wijzigingen aan jouw vakkenpakket op uitwisseling: 15 oktober

• Werden er opmerkingen gegeven? Pas het Excelbestand op OneDrive aan waar nodig en vraag via e-mail opnieuw feedback aan de beoordelaar van jouw opleiding. 
• Werd jouw studieprogramma goedgekeurd door de beoordelaar van jouw opleiding? Contacteer RIO. Zij zullen de aanpassingen doorvoeren in jouw curriculum in Oasis, aangezien je dit als student niet meer zelf kan doen.  
• Let op! Wil je tussen eind november en begin februari jouw studieprogramma op uitwisseling wijzigen? Wacht dan nog even af tot je effectief op uitwisseling bent vertrokken. Mogelijks moet je nog wijzigingen doorvoeren, en we proberen de manuele wijzigingen van het curriculum in Oasis te beperken. 
• Uiterste datum voor wijzigingen aan jouw vakkenpakket op uitwisseling: 28 februari
  • Start je later dan 28 februari en wil je jouw vakkenpakket op uitwisseling alsnog wijzigen? Contacteer de beoordelaar van jouw opleiding en RIO met de voorgestelde wijzigingen in jouwstudieprogramma en een korte motivatie waarom je jouw studieprogramma zo laat nog wil wijzigen. 

• Dien je volledige curriculum in Oasis in. Deadline: 15 oktober
• Je krijgt een automatisch bericht uit Oasis dat jouw curriculum (administratief) zal worden beoordeeld door RIO i.s.m. FSA. Deze goedkeuringen gebeuren ten laatste eind november, en enkel indien de beoordelaar van jouw opleiding jouw studieprogramma ook goedkeurde (zie hierboven).

• Eens RIO jouw curriculum heeft goedgekeurd, kan je het door UGent ondertekende Learning Agreement changes - during mobility downloaden uit Oasis > Uitwisselingsaanvraag (niet onder tabblad documenten want hier staan enkel de opgeladen documenten)

• Eens RIO jouw wijzigingen heeft doorgevoerd en jouw curriculum opnieuw heeft goedgekeurd, kan je het door UGent ondertekende Learning Agreement changes - during mobility downloaden uit Oasis > Uitwisselingsaanvraag.

• Vraag goedkeuring aan jouw gastinstelling (handtekening op het Learning Agreement bij 'sending institution' of via tool Online Learning Agreement Erasmus+).
• Wordt er een manuele UGent handtekening gevraagd op het learning Agreement? Of is het document toch niet automatisch ondertekend door UGent? Contacteer RIO via rio.psw@ugent.be, niet de beoordelaar van jouw opleiding.
  Indien nodig kan je zelf een learning agreement invullen op basis van een template learning agreement.
• Upload het getekende Learning Agreement in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Documenten van zodra de 3 partijen (UGent, gastinstelling en jezelf) het Learning Agreement ondertekend hebben. Deadline:  1 november

• Vraag goedkeuring aan jouw gastinstelling (handtekening op het Learning Agreement bij 'sending institution' of via tool Online Learning Agreement Erasmus+).
• Wordt er een manuele UGent handtekening gevraagd? Of is het document toch niet automatisch ondertekend door UGent? Contacteer RIO via rio.psw@ugent.be, niet de beoordelaar van jouw opleiding.
  Indien nodig kan je zelf een learning agreement invullen op basis van een template learning agreement.
• Upload het getekende Learning Agreement in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Documenten van zodra de 3 partijen (UGent, gastinstelling en jezelf) het Learning Agreement ondertekend hebben  Deadline:  10 maart