Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen logo faculty

Voor je vertrek

Ben je op zoek naar informatie over wie op uitwisseling mag en hoe je een aanvraag doet? Neem een kijkje op onze algemene pagina rond op uitwisseling voor vakken en lees Handleiding 1 op Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL. 

Na toewijs van je bestemming

  • volg je onderstaande stappen.na de aanvraag in OASIS en de toewijs van je bestemming 

Tweede facultair infomoment 

  • Wat: Uitleg over de verdere stappen en procedures voor je vakkenpakket, Learning Agreement, andere administratieve formaliteiten, .... 
  • Wanneer: Maart 2024 (Online via MS TEAMS)
  • Verplichte aanwezigheid
  • Zie ook: infomomenten

Voorstel studieprogramma (Excelbestand)

Nadat je een bestemming kreeg toegewezen, kan je meer in detail een studieprogramma op uitwisseling vastleggen. 

  • Hoe: via het Excelbestand per opleiding. Dit document omvat algemene richtlijnen en instructies over het studieprogramma tijdens je uitwisseling. Het excelbestand wordt gedeeld.
  • Wanneer: eind maart-april, na de tweede infosessie. Je vult het exceldocument ten laatste tegen 1 mei
Het Excelbestand bevat verschillende tabbladen:
  • Algemene richtlijnen en instructies voor het samenstellen van jouw studieprogramma op uitwisseling (= curriculum in uitwisseling)
  • Studieprogramma van jouw opleiding. Hierop vul je jouw curriculum in uitwisseling in.
  • Een voorbeeld van een studieprogramma op uitwisseling van jouw opleiding
  • Communicatie FCI-student. Hierop vind je alle communicatie tussen de FCI en jezelf.
  • Advies trajectbegeleider voor de communicatie m.b.t. jouw GIT-traject (indien van toepassing)
Dit is een belangrijk document dat je steeds verder dient aan te vullen tijdens jouw hele traject. Het Excelbestand van jouw bestemming wordt in maart gedeeld door RIO met de betrokkenen via OneDrive. Het wordt niet doorgestuurd of gemaild. Wil je het bestand wijzigen? Maak geen lokale kopie, maar wijzig steeds in het gedeelde Excelbestand. Wil je graag feedback op jouw wijzigingen? Vergeet niet om de betrokkenen via e-mail te contacteren.

Nominatie bij de gastinstelling

  • Wat: Na de goedkeuring van jouw uitwisselingsaanvraag in Oasis zal de Afdeling Internationalisering van de UGent (AI) je nomineren bij de gastinstelling. Dit is een officiële aanmelding bij de gastinstelling. Meestal ontvang je daarna een bericht van de gastinstelling met instructies over hun application procedure., mogelijke accommodatie, cursussen, en andere nuttige informatie voor je uitwisselingsverblijf.
  • Wanneer:
    • Maart-april bij vertrek in eerste semester of volledig academiejaar, afhankelijk van de nominatiedeadline van de gastinstelling
    • Juli-september bij vertrek in tweede semester, afhankelijk van de nominatiedeadline van de gastinstelling
  • Let op! Hou sowieso de website van jouw gastinstelling in de gaten voor meer informatie over de verdere procedures. Niet alle gastinstellingen contacteren namelijk de genomineerde studenten.

Applicatie bij de gastinstelling 

= Application procedure for exchange students

  • Wat: Na de nominatie door de Afdeling Internationalisering van de UGent moet je de aanvraagprocedure van jouw gastinstelling volgen om toegelaten te worden als uitwisselingsstudent/exchange student. De gastinstellingen verwachten dat je hun eigen (online) formulieren invult. Check daarom zeker de website van jouw gastinstelling en kijk na welke procedures moeten worden gevolgd. Volg hun richtlijnen en deadlines.
  • Wanneer:
    • Maart-mei (voorjaar) bij vertrek in eerste semester of volledig academiejaar, afhankelijk van de applicatie deadline van de gastinstelling 
    • Augustus-september (zomer of najaar) bij vertrek in tweede semester, afhankelijk van de applicatie deadline van de gastinstelling 
  • De meeste gastinstellingen zullen één of meerdere documenten opvragen (vb. Transcript of Records, Taalattest, ...). Meer informatie hierover vind je in de Handleiding voor uitgaande uitwisselingsstudenten op Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL. 
  • Let op! Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig appliqueren en het doorsturen van jouw aanvraagdossier naar de gastinstelling.

Curriculum in uitwisseling - Learning Agreement 

Wat is dat?

  • Curriculum in uitwisseling (CiU): alle uitwisselingsvakken die je gaat volgen aan de gastinstelling, gelinkt aan de niet-gevolgde vakken aan de UGent. Het CiU wordt ingebracht in het Excelbestand op OneDrive en in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling. Dit vormt de basis van het Learning Agreement.
  • Learning Agreement (LA): dit "document" (PDF-formaat of online) bevat alle uitwisselingsvakken die je gaat volgen aan de gastinstelling, gelinkt aan de niet-gevolgde vakken aan de UGent. Het Curriculum in uitwisseling ingegeven in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling wordt automatisch genoteerd in het Learning Agreement (zie hierboven). Jouw Learning Agreement kan je uit Oasis > Uitwisselingsaanvraag halen. Dit moet worden ondertekend door jezelf, de gastinstelling (coördinator of international relations officer) en de UGent. In kader van Erasmus without Papers wordt het gebruik van het online Learning Agreement gepromoot. 

    • Het Learning Agreement bestaat uit twee delen: Learning Agreement before mobility en Changes to Learning Agreement (during mobility).

      • Het Learning Agreement before mobility moet je meestal indienen samen met jouw aanvraag in de gastinstelling.
      • Tijdens je verblijf kan je jouw studieprogramma wijzigen. Deze wijzigingen worden, eens ingegeven in Oasis en goedgekeurd, weergegeven in het document Changes to Learning Agreement (during mobility).
      • Zijn er problemen met het online learning agreement dan kan je het document manueel invullen op basis van de template learning agreement.

Ingeven Curriculum in uitwisseling en downloaden Learning Agreement 

  1. Check jouw studieprogramma in het Excelbestand van jouw toegewezen bestemming op OneDrive (link doorgestuurd door RIO).
    • Werden er opmerkingen gegeven (zie tabblad Communicatie)? Pas het Excelbestand op OneDrive aan waar nodig en vraag via e-mail feedback aan de beoordelaar van jouw opleiding. 
    • Werd jouw studieprogramma goedgekeurd door de beoordelaar van jouw opleiding (zie tabblad Communicatie)? Ga naar de volgende stap.
  2. Na goedkeuring van het studieprogramma in het Excelbestand kan je deze vakken invullen in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling. Link deze vakken op uitwisseling met de niet-gevolgde vakken aan de UGent.
    • Let op! De titels van de vakken en het aantal studiepunten aan de gastinstelling moeten correct genoteerd worden in het Excelbestand én in Oasis. Controleer dit grondig. Curriculum (in uitwisseling) in Oasis = Learning Agreement = puntenbriefje einde verblijf = diploma supplement.
  3. Leg je Curriculum in uitwisseling voor in Oasis. De deadline is 15 juni. Geen zorgen, wijzigingen zijn nog altijd mogelijk tot bij het begin van jouw uitwisseling.  
  4. Na 15 juni bekijkt RIO jouw Curriculum in uitwisseling.
    • Wanneer het Curriculum in uitwisseling positief geadviseerd wordt, dan kan je een door de UGent ondertekende Learning Agreement downloaden uit Oasis > Uitwisselingsaanvraag.
    • Indien jouw curriculum in uitwisseling nog niet positief geadviseerd werd door RIO, en jouw Learning Agreement dus nog geen handtekening bevat, neem dan contact op met RIO. Het is niet nodig om de UGent-coördinator of beoordelaar van jouw opleiding te contacteren.

  5. Maak jouw ondertekende Learning Agreement over aan de gastinstelling, meestal samen met jouw aanvraagdocumenten (afhankelijk van het tijdstip van de applicatie procedure van de gastinstelling). We aanvaarden ook Learning Agreements van de gastinstelling moest dit nodig zijn.

    • Werd jouw voorstel niet aanvaard door de gastinstelling,  pas het Excelbestand op OneDrive aan (nieuw voorstel op een nieuw tabblad) en vraag via e-mail feedback aan de beoordelaar van jouw opleiding.  Na goedkeuring kan je curricullum in oasis worden aangepast (herhaling van stappen 2-6)
  6. Upload het getekende Learning Agreement in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Documenten van zodra de 3 partijen het Learning Agreement ondertekend hebben (afhankelijk van het tijdstip van de applicatie procedure van de gastinstelling)

Wijzigingen aan je curriculum in uitwisseling na bovenvermelde stappen worden best uitgesteld tot het begin van je uitwisseling. Het vakkenpakket in de gastinstelling kan nog wijzigen tijdens de eerste twee weken van je verblijf (zie stappenplan tijdens je verblijf).

Nadat je bent ingeschreven voor het volgende academiejaar, het jaar van jouw uitwisseling, werk je voor jouw studieprogramma niet langer in Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling, maar in Oasis > Curriculum. Vergeet niet om ook de deadline voor het indienen van jouw volledige curirriculum te respecteren.

Online Learning Agreement (Erasmus+)

Voor uitwisselingen in kader van Erasmus+ studies wordt het Learning Agreement online opgesteld en ondertekend.

  • Na ingave van het studieprogramma via Oasis > Uitwisselingsaanvraag > Curriculum in uitwisseling en de goedkeuring door de faculteit kan je het Learning Agreement digitaal ondertekenen via Oasis > Uitwisselingsaanvraag. 
  • Vervolgens wordt het Learning Agreement automatisch doorgestuurd naar jouw gastinstelling ter ondertekening.
  • Indien de gastinstelling ondertekent/goedkeurt of opmerkingen heeft, kan je dit opvolgen via Uitwisselingsaanvraag > Documenten. Je wordt ook op de hoogte gehouden via een automatische mail vanuit Oasis.
  • Wanneer de gastinstelling het Learning Agreement before mobility heeft getekend, start het deel Learning Agreement during mobility.

Beoordelaar per opleiding

= vakgroep internationaliseringsassistenten (VIA) en vakgroep internationaliseringscoördinatoren (VIC). Zij beoordelen jouw vakkenpakket op uitwisseling. 

  • international.pol@ugent.be - Politieke Wetenschappen
  • international.com@ugent.be - Communicatiewetenschappen
  • international.soc@ugent.be - Sociologie

Voor GIT-studenten: tevens advies van de Trajectbegeleider vereist bij het begin van het academiejaar.

Beurs en beurscontract

Bijna iedereen met een beurs zoals Erasmus moet een beurscontract downloaden, ondertekenen en opladen in Oasis > Uitwisselingsaanvraag, vóó´r vertrek en na herinschrijving voor het nieuwe academiejaar. Richtlijnen hierover krijg je per mail van het International Support Team (zie ook Stappenplannen UGent).

Vertrek in september en tweede zittijd

  • Heb je herexamens en start het academiejaar in jouw gastinstelling al tijdens de tweede zittijd in Gent? Doe tijdig een aanvraag om jouw examens te verplaatsen!
    • Wil je jouw examens verplaatsen binnen de officiële examenperiode, dan volg je de richtlijnen van FSA rond examens en neem je evt. contact op met de lesgever. 
    • Wil je jouw examens verplaatsen naar een moment buiten de officiële examenperiode? Dan is een aanvraagdocument én toelating van RIO en de lesgever vereist. Je vindt het aanvraagdocument 'Examens buiten examenperiode voor uitgaande uitwisselingsstudenten' met bijbehorende instructies op Ufora (> Welcome Abroad > Inhoud > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL).
  • Je kan niet op uitwisseling vertrekken indien je de resultaten van je tweede zittijd nog niet kent. Bekijk de Handleiding voor uitgaande uitwisselingsstudenten op Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL wat je moet doen in dat geval. 

GIT en uitwisseling

  • Na jouw tweede zittijd moet je toestemming vragen om op uitwisseling te gaan voor jouw specifieke GIT situatie:
    • Contacteer de Trajectbegeleider om jouw curriculum te bespreken. Noteer jouw GIT situatie en de feedback van de Trajectbegeleider in het gedeelde Excelbestand op OneDrive.
    • Het advies van de Trajectbegeleider wordt voorgelegd aan FCI (VIC/VIA en RIO) die de beslissing neemt.
  • Voorwaarden GIT en uitwisseling : zie UFORA Welcome Abroad
  • Meer informatie: zie Handleiding voor uitgaande uitwisselingsstudenten op Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL

Vertrek tijdens examenperiode aan UGent 

  • Heb je examens en start het semester in jouw gastinstelling al tijdens jouw examens in Gent? Doe tijdig een aanvraag om jouw examens te verplaatsen!
    • Wil je jouw examens verplaatsen binnen de officiële examenperiode, dan volstaat het om de lesgever te contacteren. 
    • Wil je jouw examens verplaatsen naar een moment buiten de officiële examenperiode? Dan is een aanvraagdocument én toelating van RIO en de lesgever vereist. Je vindt het aanvraagdocument 'Examens buiten examenperiode voor uitgaande uitwisselingsstudenten' met bijbehorende instructies op Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL.

Veiligheidssituatie

De UGent doet er alles aan om zoveel mogelijk internationale mobiliteit veilig en verantwoord plaats te laten vinden. Hier vind je meer info over het reisbeleid. 

Allerlei voorbereidingen

Ben je op zoek naar informatie over:

  • Taalvoorbereidingen
  • Huisvesting
  • Paspoort/Visa
  • Verzekeringen

Bekijk zeker de Stappenplannen UGent en de Handleiding voor uitgaande uitwisselingsstudenten op Ufora > Welcome Abroad > Richtlijnen, reglementen en handleidingen uitgaande uitwisseling in NL. Volg altijd de richtlijnen van jouw gastinstelling.

Stappenplannen UGent

Naast de bovenvermelde voorbereidingen die je moet nemen, zijn er ook nog een aantal algemene stappen die je niet mag vergeten (vb. taalvoorbereiding, huisvesting, paspoort/visa, verzekeringen, beurscontract, ...) . Je leest er alles over in de stappenplannen van de Afdeling Internationalisering van de UGent: