De uitwisseling: stap voor stap

Voorbereiding uitwisselingsaanvraag

Wie kan mij op weg helpen?

Het International Support Team (IST) van de Afdeling Internationalisering voor concrete praktische en administratieve vragen en voor alles m.b.t. beurzen.
Het International Relations Office (IRO) van de faculteit voor alle academische vragen (uitwisselingsmogelijkheden, studieprogramma, …)

Wat zijn de voorwaarden om op uitwisseling te gaan?

Enkel masterstudenten Rechten en 3e bachelor- en masterstudenten Criminologische Wetenschappen kunnen op uitwisseling.

Ben je een student Rechten, dan moet je geslaagd zijn voor alle vakken uit je bacheloropleiding. Studeer je Criminologie, dan moet je minstens geslaagd zijn voor alle plichtvakken van het eerste en het tweede jaar. Na de eerste zittijd in het jaar voorafgaand op de uitwisseling wordt dit door het IRO geëvalueerd. Studenten die op dat moment niet voldoen aan deze voorwaarden krijgen het bericht dat hun uitwisseling geannuleerd wordt.

Om op uitwisseling te kunnen vertrekken moet ook je uitwisselingsdossier in orde zijn. Ontbrekende stukken of onregelmatigheden in je uitwisselingsadministratie kunnen een reden zijn om je niet te laten vertrekken.

Naast een academische en administratieve toelating moet je ook nog een finale reistoelating krijgen na een check van de (veiligheids)situatie in het land/de regio van bestemming. In het semester vóór je vertrek word je hiervan op de hoogte gesteld.

Infosessies

Eind november

Algemene infosessie uitwisseling voor studies

Infosessie specifiek voor de studenten Criminologie: uitwisseling voor studies + buitenlandse stage

Eind februari

Infosessie voor geselecteerde studenten over de verdere procedure.

Verdere info

Ufora-infosite Welcome Abroad: Studentenenquêtes, relevante documenten/formulieren, presentaties infosessies etc.
Uitwisselingsbrochure opleiding Criminologie.
Naar het buitenland tijdens je studies.

De uitwisselingsaanvraag

Stel In Oasis een uitwisselingsaanvraag op voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. Je kan maximaal 6 bestemmingen opgeven.

Studenten die momenteel studeren aan een andere universiteit dienen zich eerst aan te melden als toekomstig student in Oasis. Het is nodig om daarna ook een inschrijvingsaanvraag in te dienen voor volgend academiejaar. Pas dan kan de student een uitwisselingsaanvraag indienen.

Zorg ervoor dat je een aanvraag indient voor het academiejaar en het studiejaar waarin je de uitwisseling doet (= volgend academiejaar). De deadline is 31 januari.

Check de Oasis-handleiding voor een uitgebreide toelichting over het opstellen van een uitwisselingsaanvraag.

De aanvraag omvat de volgende elementen:

De bestemming

Maak je keuze uit de lijst van uitwisselingsmogelijkheden voor jouw opleiding:

Bestemmingen opleiding Rechten

Bestemmingen opleiding Criminologische Wetenschappen

De volgorde waarin je je bestemmingen indient, is belangrijk, want we houden hier rekening mee bij de selectie. De eerste bestemming wordt gezien als jouw voorkeursbestemming. De volgorde kan je eventueel aanpassen voordat je de aanvraag indient.

Het curriculum in uitwisseling

Stel voor elk van de bestemmingen die je opgeeft een volwaardig studieprogramma op. Oasis geeft aan dat dit optioneel is. Aan onze faculteit is het verplicht.
Baseer je niet op de vakken die in Oasis staan, maar ga na op de website van de gastinstelling welke vakken ze aanbieden. Enkel daar vind je de meest up-to-date info. Vakken die nog niet in Oasis zijn opgenomen dien je zelf aan te maken met de correcte gegevens.
Geef voor elk van de vakken die je opgeeft een link naar de inhoud van het vak zodat de uitwisselingscoördinator dit goed kan evalueren.
Voor bestemmingen buiten Europa dien je het aantal credits van het vak om te rekenen naar ECTS. Check de omrekeningssleutel.
Koppel nooit Gentse vakken aan uitwisselingsvakken.
Check de afspraken voor het curriculum bij een uitwisseling die gelden binnen jouw opleiding.

De motivering

Geef een academische motivering voor de keuze van je bestemming.
Voor een bestemming binnen Europa mag dit een korte motivering in het Nederlands zijn. Kom hierbij wel tot de kern.
Voor bestemmingen buiten Europa moet dit een uitgebreide motivering in het Engels zijn (ongeveer een A4) waarin je je academische keuze motiveert voor een uitwisseling buiten Europa en voor de bewuste instelling. Hier wordt rekening mee gehouden bij de aparte beursselectie voor bestemmingen buiten Europa.

Taalkennis

Over- of onderschat jezelf niet.
Het vereiste niveau op uitwisseling voor Engels en Frans is gewoonlijk B2.
Check de taalvereisten bij je uitwisselingsbestemming. Als er een taaltest vereist wordt, dan plan je een taaltest in na je selectie door de faculteit. In deze fase is dat nog niet nodig, maar je kan er wel al rekening mee houden.
De faculteit voorziet geen taalattesten.

Contactpersoon

Voor noodgevallen.

Leg je aanvraag tijdig voor. De deadline is 31 januari. Het IRO doet de selectie in de loop van februari. Eind februari brengen we je op de hoogte van de selectieresultaten.

Vóór vertrek

Beursaanvraag

Voor Erasmusbestemmingen is er geen aparte beursaanvraag nodig. Studenten met een Erasmusbestemming komen sowieso in aanmerking voor een Erasmusbeurs .

Studenten met een uitwisseling bij een Zwitserse bestemming krijgen een beurs toegekend door hun gastinstelling. De info en instructies hiervoor krijgen die studenten van hun gastinstelling zelf.

Studenten met een bestemming buiten Europa moeten wel een aparte beursaanvraag doen. De informatie volgt jaarlijks per mail.

Uitwisselingscurriculum en Learning Agreement in orde brengen

Nadat je bent geselecteerd zal het uitwisselingscurriculum dat je hebt opgesteld voorgelegd worden voor advies aan de uitwisselingscoördinator (UWC) van je opleiding. Van zodra je positief advies krijgt, wordt automatisch een door UGent ondertekend Learning Agreement aangemaakt in Oasis. Als je Learning Agreement verder elektronisch wordt behandeld in het kader van Erasmus Without Papers (EWP) dan verloopt het verdere proces hiervoor geheel via Oasis. Niet EWP-studenten (= alle bestemmingen buiten Europa en sommige bestemmingen binnen Europa waar EWP nog niet van toepassing is) nemen het verder manueel op.

Niet-EWP: print het LA af en onderteken het zelf. Daarna neem je het LA op in je aanvraagdossier bij je gastinstelling. Eens je een ondertekend exemplaar van je gastinstelling terugkrijgt, laad je het op in je uitwisselingsaanvraag in Oasis onder de sectie ‘documenten’.
EWP: onderteken het LA online in Oasis. Het LA wordt nu automatisch doorgestuurd naar je gastinstelling. Eens de gastinstelling het heeft ondertekend, zit het LA in je dossier in Oasis. Je hoeft dit niet meer apart op te laden.

Vóór je op uitwisseling vertrekt, moet er een Learning Agreement, ondertekend door de 3 partijen, aanwezig zijn in je uitwisselingsdossier in Oasis. De deadline om dit in orde te brengen is 31 juli voor een uitwisseling in het eerste semester en 30 november voor het tweede semester.

Aanvraag bij de gastinstelling

Nadat je bent geselecteerd door de faculteit zal het International Support Team van de Afdeling Internationalisering je nomineren bij je gastinstelling. Voor de uitwisseling in het eerste semester gebeurt dit in de periode van midden maart tot eind mei. Voor de uitwisseling in het tweede semester is dat in de periode van midden september tot eind november.

Nadat je gastinstelling jouw nominatie heeft ontvangen zal je van hen een uitnodiging krijgen om je uitwisselingsaanvraag te doen.

Op uitwisseling

Curriculum finaliseren

Nadat je bent ingeschreven voor het academiejaar waarin je uitwisseling plaatsvindt, zullen de uitwisselingsvakken die je eerder koos automatisch overgenomen worden in je curriculum. In deze fase kan je hier nog wijzigingen in aanbrengen. Vermijd wel om de haverklap wijzigingen aan te brengen, maar zorg ervoor dat je pas wijzigt van zodra je een duidelijk zicht hebt op welke vakken je kan en wil kiezen.

Check zeker ook nog eens de afspraken voor het curriculum bij een uitwisseling die gelden binnen jouw opleiding.

Leg je curriculum pas voor als je een keuze hebt opgesteld voor het hele academiejaar, dus ook voor het semester dat je in Gent doorbrengt. De uitwisselingsvakken worden dus samen met de vakken in Gent voorgelegd aan de curriculumcommissie. Studenten die voor het hele jaar op uitwisseling gaan leggen uiteraard een uitwisselingscurriculum voor het hele academiejaar voor.

Learning Agreement Wijzigingen in orde brengen

Het uitwisselingsdeel van je curriculum wordt nagekeken en geadviseerd door de UWC van je opleiding. Bij een positief advies wordt er in Oasis automatisch een nieuwe, ondertekende versie van je Learning Agreement aangemaakt. Dat is het Learning Agreement Wijzigingen.

Niet-EWP: print het Learning Agreement Wijzigingen af en onderteken het zelf. Daarna leg je het voor aan je gastinstelling ter ondertekening. Laad het daarna op in je uitwisselingsaanvraag in Oasis onder de sectie ‘documenten’.
EWP: onderteken het LA online in Oasis. Het LA wordt nu automatisch doorgestuurd naar je gastinstelling. Eens de gastinstelling het heeft ondertekend, zit het LA in je dossier in Oasis. Je hoeft dit niet meer apart op te laden.

Transcript of Records

Op het einde van je uitwisseling zorg je ervoor dat je gastinstelling ons een Transcript of Records bezorgt zodat wij tijdig de puntenomzetting kunnen doen en je scores kunnen registreren in het puntensysteem. Puntenbrieven kunnen elektronisch naar ons gestuurd worden op iro.law@ugent.be.

De puntenomzetting gebeurt conform het Onderwijs- en examenreglement en verloopt volgens de hier omschreven methode. De hierop gebaseerde omzettingstabel die wij hanteren voor de puntenomzetting kan je raaplegen op de Ufora-insfostie Welcome Abroad.

Administratie beurs

Naast je academische administratie voor de faculteit dien je ook tijdig de administratieve verplichtingen voor je beurs te vervullen. Zie hiervoor de info die je krijgt van het International Support Team. Met vragen hierover kan je altijd terecht bij het IST zelf: international@ugent.be.