Alternatieve examenregeling bij uitwisseling
Situering
Elk academiejaar vertrekken er tal van studenten uit de opleidingen Rechten en Criminologische Wetenschappen op uitwisseling. Omdat het academiejaar bij onze uitwisselingspartners vaak anders gestructureerd is dan aan onze instelling, overlapt de uitwisseling van een aantal studenten met de examenperiode in Gent. Om te voorkomen dat de uitwisseling in het gedrang komt, bieden beide opleidingen die studenten de mogelijkheid aan om een alternatieve examenregeling af te spreken met de betrokken lesgever(s).
Opgelet, deze regeling heeft enkel betrekking op examens van de eerste zittijd. Concreet gaat het over de examenperiode in januari voor studenten die in het tweede semester op uitwisseling gaan. Dit is dus niet van toepassing voor examens van de tweede zittijd. In het geval van herexamens wordt geen alternatieve examenregeling voorzien.
Mogelijkheden voor een alternatief examen
Een examen vóór de start van de uitwisseling
De lesgever organiseert een vervroegd examen vóór de datum waarop de student geacht wordt af te reizen naar zijn uitwisselingsbestemming.
Een examen tijdens de uitwisseling
Een aandachtspunt hierbij is dat het niet ideaal is voor de student om bij de start van de uitwisseling examens af te leggen. De eerste weken op uitwisseling zijn cruciaal om tal van praktische en administratieve zaken te regelen en vooral om te acclimatiseren en te integreren in de nieuwe omgeving. De impact van die eerste weken op uitwisseling valt niet te onderschatten. Het ligt dan ook niet voor de hand dat studenten in die omstandigheden examens afleggen. Maar het is aan de lesgever en de student zelf om te oordelen over de wenselijkheid hiervan.
Voor een examen tijdens de uitwisseling zijn er twee mogelijkheden:
- Een examen bij de gastinstelling onder toezicht van onze collega’s bij de gastinstelling op het moment waarop het examen in Gent plaatsvindt.
- Een online mondeling examen op een met de student afgesproken tijdstip.
De eerste optie is natuurlijk enkel mogelijk als de gastinstelling bereid is om het examen daar in te richten. Dit moet ad hoc met hen besproken worden. Vaak is men daar wel toe bereid, maar de start van de uitwisseling voor onze gastinstellingen is een bijzonder drukke periode. Bovendien is de kans groot dat het tijdstip waarop het examen in Gent plaatsvindt bepaalde academische of sociale activiteiten bij de gastinstelling doorkruist. Voor sommige bestemmingen kan het tijdsverschil een bijkomend obstakel vormen.
Indien het vak zich leent voor een mondelinge evaluatie, dan biedt de tweede optie, een online mondeling examen, eventueel een mogelijkheid. Het voordeel is dat de lesgever geen beroep moet doen op de partnerinstelling. Het is wel nodig dat de lesgever en de student goede afspraken maken over het verloop van het examen. Nuttig hierbij zijn de richtlijnen voor online evaluaties.
Het Onderwijs- en examenreglement voorziet in de mogelijkheid om een examen onder een afwijkende evaluatievorm te organiseren mits daar een gegronde reden voor is, maar het is aan de lesgever om te oordelen of een afwijkende examenvorm voldoende toelaat te evalueren of de student de in het opleidingsonderdeel beoogde kennis en de competenties heeft verworven.
Een examen na de uitwisseling
In dit geval legt de student het examen af in de tweede zittijd, waarbij dit examen dan geldt als eerstekansexamen. De student krijgt de mogelijkheid om een herkansing te doen op het moment waarop het inhaalexamen wordt georganiseerd.
Ook bij deze regeling vallen een aantal aandachtspunten te formuleren. De lange periode tussen het volgen van de lessen en het afleggen van het examen van de eerste zittijd is niet ideaal. Ook de korte tijd tussen het eerste examen en de herkansing kan problematisch zijn. Voor de lesgever kan het lastig zijn om dit praktisch te organiseren. Voor de student kan dit inhouden dat er te weinig voorbereidingstijd is.
Procedure aanvraag afwijkende examenregeling
Eens het examenrooster bekend is, checkt de student of één of meerdere examens in het gedrang komen door de uitwisseling. Indien zo, legt de student het aanvraagformulier Request form deviation exam periods voor aan de gastinstelling om de exacte startdatum van de uitwisseling te verifiëren. Opgelet, zonder een verklaring van de gastinstelling kan geen afwijkende examenregeling aangevraagd worden.
Van zodra de student het formulier met de bevestiging van de startdatum door de gastinstelling heeft ontvangen, neemt de student contact op met de lesgevers van de vakken waarvoor een afwijkende examenregeling aangevraagd wordt. Voor elk van de examens gebruikt de student een aparte kopie. De student en de lesgever spreken samen af welke regeling van toepassing zal zijn en ondertekenen allebei het formulier.
De student dient het formulier per mail in bij het IRO (iro.law@ugent.be) én bij de FSA (fsa.rechten@ugent.be) vóór de start van de examenperiode. Bovendien laadt de student het formulier op in het uitwisselingsdossier in Oasis onder ‘documenten’.