Procedure na aankomst

Aanmelden in de buitenlandse universiteit

Meld je na aankomst op je bestemming zo spoedig mogelijk aan bij het International Relations Office of de Erasmus- /uitwisselingscoördinator van je gastinstelling.

Leg het programma dat voor je vertrek goedgekeurd werd door de faculteit in je gastinstelling voor aan de Erasmus- of uitwisselingscoördinator of de persoon bevoegd voor het vastleggen van je curriculum.

In vele gevallen blijkt het goedgekeurde studieprogramma niet uitvoerbaar (vakken overlappen of worden niet meer gedoceerd). In dit geval vraag je een programmawijziging aan in Gent. Hier volg je de procedure die de faculteit je meegeeft vóór je vertrek.

Als je wijzigingen aanvraagt, zal er een document "Learning Agreement Wijzigingen" opgesteld worden. Dit verloopt automatisch via Oasis. In het eerste deel van dit document worden de vakken opgenomen die je oorspronkelijk had opgenomen (= gedeelte "Before the Mobility"). Daaronder vind je het gedeelte "During the Mobility" met daarin de gewijzigde vakken.
Eens er een handtekening verschijnt op het document "Learning Agreement Wijzigingen", betekent dit dat je vakkenkeuze door de faculteit werd goedgekeurd. Onderteken het document zelf en leg het vervolgens voor aan je gastinstelling ter goedkeuring. Nadat de 3 partijen hebben ondertekend, laad je het op in je uitwisselingsdossier op Oasis onder "Documenten".

Uiterste datum van indienen voor programmawijzigingen en indienen van het ondertekende studieprogramma: voor studenten die in het eerste semester vertrekken: 15 oktober, voor studenten die voor het tweede semester vertrekken naar het buitenland: 25 februari.

Zorg aan het einde van je verblijf dat de punten die je in het buitenland behaalde tijdig opgestuurd worden naar Gent. Je zal zelf het initiatief moeten nemen om de buitenlandse instelling te vragen je Transcript of Records tijdig door te sturen naar Gent. Het effectief doorsturen ervan door de gastinstelling dien je ook in het oog te houden en zelf tijdig bij te sturen waar nodig. Gent heeft je originele puntenbriefjes nodig vóór de deliberaties.

Normaal gezien zijn de puntenbriefjes ondertekend en voorzien van een stempel/ zegel door de gastinstelling. Elektronische ontvangst van puntenbriefjes worden ook aanvaard zolang ze door de gastinstelling verstuurd werden.

Omwille van het aantal uitwisselingen kan ontvangst van puntenbriefjes niet automatisch worden bevestigd.
Het International Relations Office komt enkel tussen wanneer het buitenland de punten niet tijdig heeft afgeleverd én indien de student kan aantonen voorafgaandelijk het nodige gedaan te hebben om de punten tijdig te bekomen.