Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen logo faculty

Uitwisseling voor stage

Click here for the English version.

Vrijwillige stage (buiten je curriculum)

  • Voor een stage die je niet in je curriculum opneemt moet je geen uitwisselingsaanvraag in Oasis registeren
  • Er zijn geen beurzen beschikbaar voor vrijwillige stages
  • Om verzekerd te zijn moet je wel een ondertekend stagecontract hebben: meer info

Tijdslijn

Een beknopt stappenplan vind je in de figuur. Daaronder staat meer uitleg bij elke stap. Download de tijdslijn.

Tijdslijn uitwisseling stage

 1. Interesse?

Let op: als je je stage in de zomer van 2025 aflegt, gaat de verdediging door in december 2025 en komt het vak in je curriculum in academiejaar 2025-2026.

2. Bestemming

Zoek een stageplaats in het buitenland via één van deze kanalen:

  • De lijst beschikbaar voor je opleiding (voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen)
  • Een organisatie die stages in het buitenland faciliteert
  • De stageverantwoordelijke van je opleiding
  • Je kan ook steeds zelf een stageplaats en -onderwerp voorstellen

3. Financiering

Afhankelijk van je bestemming zijn er verschillende financieringsmogelijkheden. Meer info vind je via deze links:

Voor een vrijwillige stage (= een stage die je niet in je curriculum opneemt) zijn geen beurzen beschikbaar.

4. Uitwisselingsaanvraag in Oasis

Als je je bacheloropleiding niet aan UGent hebt gevolgd: vul hier eerst een inschrijvingsaanvraag in om je in Oasis te kunnen aanmelden. Daarna kan je de procedure volgen zoals hieronder beschreven.

Voor een vrijwillige stage (= een stage die je niet in je curriculum opneemt) moet je geen uitwisselingsaanvraag in Oasis registreren.

Aanvraagprocedure

Ga naar oasis.ugent.be. Ga in het linkermenu naar het academiejaar van je uitwisseling, en selecteer 'Uitwisseling'.

In de Oasis handleiding vind je algemene instructies. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Mobiliteitsdoel: selecteer 'Stage'
  • Financieringskanaal: afhankelijk van het feit of en welke beurs je aanvraagt vul je het volgende in:
    • Erasmus+ traineeship > Erasmus+ traineeship
    • Bilaterale raamakkoorden buiten Europa > Beurs voor buiten Erasmuszone
    • VLIR-UOS > Beurs voor buiten Erasmuszone
    • Flanders Trainee Programme > Andere
    • Als je geen beurs wil aanvragen > Eigen middelen

Praktische infosessies

  • Bekijk de presentatie van de praktische infosessie op deze site. 
Deadline ingeven in Oasis: 31 januari 2025(enkel indien je een beurs wil aanvragen)
Elke student die naar het buitenland gaat moet zo snel mogelijk een uitwisselingsaanvraag registreren, ook als je geen beurs wil aanvragen!
Dit moet ten laatste 6 weken voor vertrek in Oasis worden ingegeven, conform artikel 46 §4 in het Onderwijs- en examenreglement.

Selectie ter goedkeuring

Voor je geselecteerd kan worden ter goedkeuring in Oasis, moet jouw stageonderwerp goedgekeurd worden door de stageverantwoordelijke van je opleiding. Lees zeker ook de procedure hiervan via onderstaande linken.

5. Curriculum in uitwisseling

Geef in je curriculum in uitwisseling (ciu) het uitwisselingsvak 'Practical training in the framework of the Internship' in. Algemene instructies voor het invullen van je ciu staan in de Oasis handleiding. Enkele belangrijke richtlijnen:

  • Aantal studiepunten van het uitwisselingsvak: aantal studiepunten van je stage - 2.
  • Voor studenten Biowetenschappen (campus Schoonmeersen): duid aan dat het vak 'Stage' uit je UGent-opleiding gedeeltelijk in het buitenland wordt gerealiseerd.
  • Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (campus Coupure): duid aan dat het vak 'Internationale stage' of 'Uitgebreide internationale stage' uit je UGent-opleiding gedeeltelijk in het buitenland wordt gerealiseerd.

6. Learning agreement

  1. Download het sjabloon voor 'Learning Agreement for Traineeships'.
  2. Vul dit document in waar nodig en onderteken het zelf. 
  3. Laat het document ondertekenen door de promotor van je stage.
  4. Stuur een ingescande versie door naar de gastinstelling om hun deel van het document aan te vullen en ook van hen een handtekening te verkrijgen
  5. Laad het opnieuw op in Oasis wanneer je learning agreement door de 3 partijen (UGent, student, gastinstelling) ondertekend is, als type 'Learning agreement'.
Start deze procedure zeker op tijd, zodat het document volledig ondertekend is vóór je naar het buitenland vertrekt!

7. Beursaanvraag (enkel voor VLIR-UOS en bilaterale raamakkoorden)

Studenten die binnen Europa op uitwisseling gaan en financiering via Erasmus+ of SEMP ontvangen, moeten geen aparte aanvraag voor een beurs indienen.

Voor studenten die buiten Europa op uitwisseling gaan: volg de richtlijnen die op de webpagina van de afdeling internationalisering worden vermeld. Meer over de UGent beurzen voor buiten de Erasmus+ zone vind je hier. 

Je vraagt een beurs voor buiten de Erasmuszone aan vanaf je een uitwisselingsaanvraag indient op Oasis met als financieringskanaal ‘beurs voor buiten de Erasmuszone’. Voor de selectie kijkt men ten eerste naar de academische motivatie die je in Oasis zou moeten geschreven hebben bij je uitwisselingsaanvraag. Dit is dus niet een motivatie voor je beurs, maar wel waarom die bestemming een academische meerwaarde voor jou is. Daarnaast worden ook enkele plus- en minpunten meegenomen in de selectie van de beurzen, wat die plus- en minpunten zijn kan je lezen in het document 'Richtlijnen voor studenten voor beurzen buiten de Erasmus+ zone'.

Deadline voor de uitwisselingsaanvraag met academische motivatie = 31 januari 2025
Deadline voor bijkomstige zaken i.v.m. selectie van beurzen =  Zie document 'Richtlijnen voor studenten voor beurzen buiten de Erasmus+ zone'

8. Confirmation of stay

  1. Druk dit document af via Oasis
  2. Laat het luik arrival ondertekenen eens je ter plekke bent aangekomen.
  3. Laat het luik departure ondertekenen voor je naar huis terugkeert.
  4. Laad het op in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag, als type 'Verblijfsperiode - vertrek'.

FAQ's

Mag ik verschillende keren op uitwisseling tijdens mijn opleiding?

  • Ja, een combinatie van uitwisseling voor stage en vakken en/of masterproef is mogelijk. Voor elk type mobiliteit gelden andere regels en procedures, die je op deze website kan vinden.

Mag ik verschillende stage vakken opnemen?

  • Voor studenten Biowetenschappen (campus Schoonmeersen): enkel het vak Stage (6 SP) kan opgenomen worden.
  • Voor studenten Bio-ingenieurswetenschappen (campus Coupure): je mag maximum 10 studiepunten stage opnemen, de opties hiervoor zijn:
    • 1 x uitgebreide stage (10 SP) of 1 uitgebreide internationale stage (10 SP)
    • 1 x gewone stage (5 SP) en 1 x internationale stage (5 SP)

Wanneer moet ik een uitwisselingsaanvraag indienen voor mijn stage?

  • Elke verplaatsing buiten het Vlaamse Gewest moet als mobiliteit worden geregistreerd. (bv. een stage in een bedrijf in het Waals Gewest valt ook onder de noemer mobiliteit)
  • Een stage in een Vlaams bedrijf, een Belgische ambassade of een Flanders Investment & Trade kantoor wordt ook als buitenlandse stage beschouwd als de effectieve werkplaats buiten Vlaanderen ligt. (bv. een stage in een afdeling in het buitenland, met hoofdkantoor in Vlaanderen)

Ben ik door UGent verzekerd tijdens mijn verblijf in het buitenland?

  • Voor je ziekteverzekering moet je bij je eigen ziekenfonds langsgaan om te informeren wat de voorwaarden zijn voor terugbetaling van kosten in het buitenland. Zorg dat je zeker een Europese Ziekteverzekeringskaart hebt, herkenbaar aan de blauwe kleur.
  • Voor de ongevallenverzekering gelden dezelfde voorwaarden als wanneer je aan de UGent les volgt.
  • Voor studenten die naar het buitenland gaan is er ook reisbijstand voorzien door UGent.
  • Voor arbeidsongevallen ben je ook verzekerd tijdens je stage in het buitenland.
  • Denk zeker ook eens na over extra verzekeringen.

Hoe zit het met terugbetaling indien ik toch geen toestemming krijg om op uitwisseling te vertrekken (door bv. reisrisico)?

  • Financiële compensaties kunnen enkel gegarandeerd worden indien is voldaan aan verschillende voorwaarden. 
  • Er is een terugbetaling mogelijk van maximum €4500.

Vragen?

Neem gerust contact op via .