Wanneer start je een interne beroepsprocedure: artikel 81 Onderwijs- en examenreglement (OER) gefileerd 

Als student kan je conform artikel 81 van het OER een interne beroepsprocedure opstarten als je niet akkoord gaat met

• een examenbeslissing
• een examentuchtbeslissing
• een weigering tot vrijstelling
• het niet mogen volgen van een voorbereidings- en/of schakelprogramma
• een beslissing over een aanvraag van uitzondering op de toelatingsvoorwaarden inzake leerkrediet
• een beslissing inzake het opleggen van bindende voorwaarden of weigering tot inschrijving
• een beslissing inzake het vroegtijdig beëindigen van stage of een ander praktisch opleidingsonderdeel
• een beslissing inzake het niet krijgen van aanvullende faciliteiten voor studenten met het bijzonder statuut functiebeperking
  
• een beslissing inzake het weigeren van toegewezen faciliteiten met betrekking tot onderwijs- en examenmodaliteiten voor studenten met het bijzonder statuut

Hoe start je de procedure ontvankelijk en correct op?

Je moet je beroepschrift aangetekend (= een via Bpost aangetekende brief) en ondertekend (= jouw handtekening) binnen 7 kalenderdagen na bekendmaking van de beslissing opsturen naar de Rector, Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent. 
Je stuurt op hetzelfde moment een elektronische kopie aan ombuds@ugent.be.
Een niet-aangetekend of ondertekend beroepschrift is niet ontvankelijk en ook van de termijn van 7 kalenderdagen kan niet worden afgeweken.  Dat is immers een decretaal bindende vervaltermijn, vastgelegd in de Codex Hoger Onderwijs (= onderwijswetgeving voor Vlaanderen).
Zorg dus dat je dit alvast correct volgt anders wordt je beroep niet behandeld. 

Bij examenbeslissingen en deliberaties moet je binnen 7 kalenderdagen na de proclamatie (= bekendmaking puntenlijst op OASIS) beroep aantekenen.
Als de feedback later dan deze 7 kalenderdagen valt, dan kan je al bewarend beroep indienen. Bewarend beroep betekent dat je binnen de beroepstermijn van die 7 kalenderdagen al het aangetekend en ondertekend beroepschrift opstuurt met daarin de melding dat de feedback later is dan de 7 kalenderdagen (voeg de feedbackdatum toe) en de melding dat je na de feedback het beroep zal stofferen met inhoudelijke argumenten dan wel het beroep zal stopzetten als het cijfer correct zou blijken. Bij een bewarend beroep wordt de lesgever hier nog niet van op de hoogte gebracht zodat de feedback in alle sereniteit kan verlopen.
Opgepast: ook deze bewarende termijn is niet oneindig: hou de ombudsdienst op de hoogte (ombuds@ugent.be) zodra de feedback is gebeurd.
Het aanvullen van je beroep met argumenten kan maar tot 7 kalenderdagen na het verstrijken van de eigenlijke beroepstermijn. Houd daar ook rekening mee bij het vastleggen van een feedbackdatum. Na deze periode wordt een bewarend beroep zonder voorwerp als de student niet tijdig aanvullende feitelijke argumenten aan de ombudsdienst heeft bezorgd.

Voor alle andere beslissingen begint de termijn te lopen de 1ste dag na kennisgeving van de beslissing (en dus niet vanaf de dag je zelf kennis neemt van de beslissing).

Welke argumenten moet ik in mijn beroepschrift zetten?

De procedure meldt dat je 'een uiteenzetting van feiten en middelen' moet geven. Concreet betekent dit dat je inhoudelijke en bij voorkeur bewijsbare argumenten moet geven. Hou hierbij rekening met het feit dat de bewijslast, bij alle betwistingen, bij jou rust. Dat betekent dat als je iets beweert, je dat ook moet bewijzen door de nodige stukken toe te voegen aan je beroepschrift. De UGent zal ook geen extra bewijsstukken opvragen: zorg dat je dossier inhoudelijk meteen volledig is en alle bewijsstukken bevat.

Examencijfer

Ga je op basis van concrete elementen niet akkoord met een gekregen examencijfer? Dan moet je aantonen dat je antwoord wel correct was en dit met concrete elementen staven. Het is immers vaste rechtspraak dat er uitgegaan wordt van een vermoeden van deskundigheid en objectiviteit van de lesgever, en dat het aan de student is om, ingeval die aanvoert dat een lesgever niet objectief heeft geoordeeld of het examen niet correct heeft verbeterd, dat ook met concrete elementen te staven.

Argumenten als ‘ik heb ontzettend hard gestudeerd’, ‘ik had minstens een 10 moeten krijgen’ of ‘ik had het gevoel dat het deze keer echt goed ging’ zijn geen concrete feiten maar aanvoelens. Aanvoelens kunnen niet meegenomen worden in de afweging of een cijfer al dan niet correct is.

Wees je er ook van bewust dat de lesgever de autonomie heeft om het examencijfer vast te leggen.
Feedback kan in dat opzicht al heel verhelderend werken: ga altijd eerst naar de feedback vooraleer je een intern beroep instelt.
Let wel: als de feedback later dan 7 kalenderdagen na de bekendmaking van de resultaten zou vallen, moet je toch alvast tijdig (binnen 7 kalenderdagen na de proclamatie) bewarend beroep instellen (zie 'Hoe start je de procedure ontvankelijk en correct op').

Deliberatie

Ga je in beroep tegen het niet gedelibereerd zijn conform de regelgeving in het OER, weet dan dat er een dubbele bewijslast bij jou rust: een uitzonderlijke deliberatie is immers enkel mogelijk als er sprake is van bijzondere persoonlijke of familiale omstandigheden én mits blijkt dat de doelstellingen van het opleidingsprogramma globaal verwezenlijkt zijn. Beide voorwaarden zijn cumulatief en ook hier rust de bewijslast bij jou.

Examentucht

Wees je bij een intern beroep tegen een examentuchtsanctie van bewust dat de UGent bewust een heel streng beleid heeft wat onregelmatigheden en fraude betreft. De UGent streeft er immers naar om enkel waarheidsgetrouwe creditbewijzen uit te reiken en de deontologische code te respecteren.

Vrijstelling

Ga je in beroep tegen het niet krijgen van een vrijstelling?
Dan mag je in het intern beroep geen nieuwe elementen of bewijsstukken toevoegen (zie artikel 29 OER) maar enkel argumenteren waarom de beslissing van de curriculumcommissie niet correct zou zijn.
De reden dat je geen extra stukken kan toevoegen bij deze procedure is omdat de curriculumcommissie nog steeds het best geplaatst is om een uitspraak te doen over een vrijstellingsaanvraag, en het dan ook belangrijk is dat de curriculumcommissie kennis heeft van jouw volledige dossier. 
De UGent aanvaardt dan ook niet dat je, nadat de curriculumcommissie je dossier heeft beoordeeld, nog nieuwe informatie toevoegt aan dat dossier tijdens een beroepsprocedure. Het is jouw taak om bij een vrijstellingsprocedure meteen een volledig gestoffeerd dossier in te dienen bij de curriculumcommissie.

Het niet krijgen van specifieke faciliteiten bij een bijzonder statuut functiebeperking

Conform de Codex Hoger Onderwijs (artikel II.221) kan enkel een student met het bijzonder statuut functiebeperking in beroep gaan tegen het niet toekennen van specifieke faciliteiten.
Dit kan bij de Beroepscommissie faciliteiten functiebeperking. Probeer dit echter eerst via bemiddeling te regelen. Je kan hiervoor terecht bij de facultaire ombudspersoon of institutionele ombudspersoon.

De overige bijzondere statuten kunnen niet in beroep gaan tegen het niet krijgen van specifieke faciliteiten, zij moeten zich neerleggen bij de al dan niet gekregen faciliteiten.

Voor meer info: zie artikel 25§10 OER.

Het niet toepassen van gekregen faciliteiten bij een bijzonder statuut

Studenten met het bijzonder statuut bij wie de toegekende faciliteiten inzake onderwijs- en examenmodaliteiten niet toegepast worden, kunnen hiertegen beroep aantekenen bij de Institutionele Beroepscommissie, zoals bepaald in artikel 81. Probeer dit echter eerst via bemiddeling te regelen, zeker bij niet-weigerbare faciliteiten (het woord zegt het al zelf) kan je allicht zo een lange procedure vermijden. Je kan hiervoor terecht bij de facultaire ombudspersoon of institutionele ombudspersoon.

Weigerbare faciliteiten kunnen enkel geweigerd worden indien de lesgever van oordeel is dat de faciliteit raakt aan de essentiële opleidingscompetenties of wanneer het verlenen van de faciliteit praktisch niet haalbaar is. De lesgever moet dit in samenspraak met de facultaire onderwijsdirecteur of de voorzitter van de opleidingscommissie ook motiveren.

Weigering inschrijving

Je kan in beroep gaan tegen de weigering tot inschrijving, waarvan melding wordt gemaakt op je puntenbriefje na afloop van de 2de zittijd.
Vooraleer je dit doet, is het raadzaam om goed na te denken of de gekozen opleiding voor jou wel de juiste is, zeker als je nog aan het begin van je studies staat. Je hoeft dit denkproces niet alleen te doen, ga langs bij het monitoraat van je faculteit of Team Studieadvies. 

Ga je toch in beroep? Let dan op volgende zaken:

• Geef aan waarom je er niet in geslaagd bent de gevraagde studievoortgang te maken. Staaf dit met de nodige bewijsstukken (let wel: post factum of dixit-attesten worden niet aanvaard).
• Geef aan waarom je het komende academiejaar er wel in zal slagen om de gevraagde studievoortgang te maken (wat is er gewijzigd/wat zal wijzigen aan je situatie?) en staaf ook dit met de nodige bewijsstukken. Enkel melden dat dit de gedroomde richting is voor jou, zal helaas de commissie niet overtuigen.

De institutionele beroepscommissie zal jouw argumenten en bewijsstukken naast je concrete studievoortgang leggen (de behaalde cijfers) om tot een gedragen beslissing te komen.

Lees ook zeker de webpagina Studievoortgang en Leerkrediet.

Bindende voorwaarden

Een intern beroep tegen de opgelegde bindende voorwaarden heeft enkel kans op slagen indien je als student het afgelopen academiejaar met een aantoonbare en langdurige overmachtssituatie te maken had.
Ga dus enkel in beroep tegen bindende voorwaarden als je je in een dergelijke situatie bevond.
Bindende voorwaarden zijn immers geen sanctie maar een prikkel om je tot de gevraagde studievoortgang aan te zetten, minstens om een meer haalbaar vakkenpakket te kiezen (indien mogelijk).
Het argument dat een bindende voorwaarde extra stress geeft, wordt dan ook niet weerhouden.

Hoe verloopt de procedure?

De zitting van de institutionele beroepscommissie verloopt op stukken/documenten. Dit betekent dat je als student niet wordt uitgenodigd om effectief ‘gehoord’ te worden. Zorg er dus voor dat je beroepschrift helder en beknopt de belangrijkste argumenten bevat en dat ook alle nodige bewijstukken zijn toegevoegd. Ook de lesgever wordt niet gehoord: alles verloopt op stukken.

Extern beroep bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen

Als je intern beroep ongegrond of onontvankelijk wordt verklaard, dan kan je hiertegen in beroep gaan bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen. Dit extern beroepsorgaan, onderdeel van de Dienst van de Bestuursrechtscolleges, heeft een marginale toetsingsbevoegdheid, wat wil zeggen dat de Raad enkel kan nagaan of de beslissing van de institutionele beroepscommissie niet onredelijk en goed gemotiveerd is, en of alle toepasselijke rechtsregels werden gerespecteerd.
De Raad doet met andere woorden het intern beroep niet over maar toetst enkel de regelmatigheid en de redelijkheid van de beslissing af.
In je beroepschrift moet je dus uiteenzetten waarom je van oordeel bent dat de beslissing van de Institutionele beroepscommissie onregelmatig of onredelijk is.

Let wel: Als je extern beroep instelt bij de Raad, dan mag je geen nieuwe argumenten of bewijsstukken toevoegen die je niet in het intern beroep bij de institutionele beroepscommissie naar voor hebt gebracht hoewel je dat wel had gekund. Het is immers vaste rechtspraak dat de Raad geen nieuwe argumenten of bewijsstukken kan beoordelen waar de Institutionele beroepscommissie geen rekening mee kon houden.

Wil je de externe beroepsprocedure uitputten? Volg dan zeker correct hun procedure en hou er rekening mee dat de Raad momenteel met een vertraging kampt waardoor de beslissingstermijn tot 4 maanden en langer kan oplopen.

Bronnen

Onderwijs- en Examenreglement UGent (artikel 24, artikel 25, artikel 29, artikel 67, Artikel 71, Artikel 81)

Codex Hoger Onderwijs