Privacy en persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten

Reglementering

De verwerking van studentengegevens is onlosmakelijk verbonden met de onderwijsopdracht van de UGent.

De UGent gaat nauwkeurig en zorgvuldig om met persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten in toepassing van

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (GDPR) (Privacywetgeving)
• Generieke gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie

• Reglement voor correct gebruik van de ICT-infrastructuur van de Universiteit Gent

Verwerking

De (kandidaat)-studenten worden zowel bij (online) inschrijvingsaanvraag, (her)inschrijving en registratie ingelicht over het gebruik van hun gegevens.

Alle persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten die via (online) inschrijvingsaanvraag, (her)inschrijving en registratie worden ingezameld, worden opgeslagen in een gegevensdatabank van de UGent.

Deze persoonsgegevens worden in de eerste plaats gebruikt voor het beheer van de studieloopbaan van betrokken (kandidaat-)student in het kader van het onderwijsgebeuren.

Daaronder vallen alle administratief noodzakelijke verwerkingen van persoonsgegevens in functie van een kwaliteitsvolle uitvoering van de onderwijsopdracht van de UGent op basis van een wettelijke grondslag, zoals onder meer:

• Administratieve handelingen m.b.t.

  • Inschrijvingsaanvraag, (her)inschrijving, registratie
  • Studiegeld
  • Examen- en studievoortgangsbeslissingen overeenkomstig het Onderwijs- en examenreglement
  • Studentenvoorzieningen en studietoelage

• Verwerking in het kader van

  • Studieadvies, studiekeuzebegeleiding, studie- en trajectbegeleiding, psychosociale begeleiding op vraag van betrokkene en begeleiding m.b.t. beroepskeuze
  • Voorbereiding van (onderwijsgerelateerde) beleidsbeslissingen
  • Kwaliteitszorg en organisatie-analyse
  • Alumniwerking

• Verzenden van voor (kandidaat-)studenten relevante informatie in het kader van voormelde kwaliteitsvolle uitvoering van de onderwijsopdracht.

Naast wettelijke verplichte verwerkingen kunnen in het kader van studenten- en onderwijsadministratie ook bepaalde verwerkingen plaats vinden ingeval de student hier bij inschrijving expliciet toestemming voor heeft gegeven (zoals bijvoorbeeld het ter beschikking stellen van studieresultaten aan de secundaire school voor de abituriëntenwerking).

Studentenvoorzieningen en studietoelage

Voor het onderzoeken van jouw eventueel recht op de aangevraagde studiefinanciering, hebben we bepaalde (persoons)gegevens van jou nodig. Het gaat om je naam, voornaam, adresgegevens, studentennummer, telefoonnummer en nationaliteit. Afhankelijk van het type aanvraag dat je indient, kunnen er nog bijkomende persoonsgegevens nodig zijn zoals bv. over je sociale en financiële situatie. Deze gegevens worden verzameld uit Oasis of via jou tijdens je aanvraag en dit ter uitvoering van de onderwijsopdracht van de UGent in het algemeen belang, dan wel op basis van een overeenkomst tussen jou en de UGent, en de voorbereiding daarvan.

Binnen de UGent worden deze gegevens verwerkt door de medewerkers van Team Sociale Dienst en de Financiële administratie. Deze gegevens worden verder enkel doorgegeven aan de Afdeling Studietoelagen van de Vlaamse Overheid (in het kader van voorschotten op studietoelagen).

Uitwisseling persoonsgegevens in het kader van internationale en interuniversitaire samenwerkingsakkoorden

In het kader van internationale en interuniversitaire samenwerkingsakkoorden worden persoonsgegevens uitgewisseld. Dit gebeurt steeds conform de GDPR-bepalingen en verwerkingsbepalingen vermeld in de betrokken akkoorden tussen de partijen die de gegevens uitwisselen. Al naar gelang het type van samenwerking waarbinnen de inschrijving of registratie van de student kadert, gaat het om de volgende lijsten van persoonsgegevens:

1. Gezamenlijke opleidingen en opleidingsonderdelen Vlaamse en Franse Gemeenschap
2. Gezamenlijke internationale opleidingen
3. Double Degrees en '3+2-overeenkomsten'
4. Internationale studentenuitwisseling

Er kunnen persoonsgegevens worden uitgewisseld in context van inschrijving/registratie, toelatings- en selectieprocedure, persoonlijk curriculum en studieresultaten, studentenmobiliteit en ad hoc probleemoplossingen op verzoek van de student.

De reeksen persoonsgegevens omvatten een concrete opsomming van alle persoonsgegevens die kunnen worden uitgewisseld.

Toegang

Eens de inschrijving voltooid kan de student zijn/haar privacyvoorkeur ten alle tijde raadplegen en aanpassen in de Oasis-webtoepassing voor studenten.

Meedelen van persoonsgegevens aan derden

Persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten worden niet aan derden doorgegeven, uitgezonderd indien de UGent hiertoe verplicht is op basis van een wettelijke of decretale verplichting of in gevallen en op wijze hieronder vermeld.

De studenten worden bij (online) inschrijvingsaanvraag, (her)inschrijving en registratie gewezen op onderhavige regeling. Ze kunnen te allen tijde via de daartoe beschikbare webtoepassing hun persoonlijke privacy-instellingen m.b.t. meedelen van persoonsgegevens aan derden raadplegen en wijzigen.

De UGent deelt geen examenresultaten of gegevens m.b.t. het afstuderen mee aan derden, tenzij in specifieke gevallen waarvoor de student expliciete toelating heeft gegeven middels de webtoepassing Oasis.

Zo kunnen bijvoorbeeld de studieresultaten van studenten die daartoe via de webtoepassing hun toestemming hebben gegeven, worden meegedeeld aan hun secundaire school of kunnen studenten aangeven of zij wensen gecontacteerd te worden door de pers wanneer er interesse is voor hun masterproef.

Op verzoek van de student of derden kan de UGent de authenticiteit van door haar uitgereikte diploma’s, getuigschriften en attesten verifiëren indien deze documenten aan Universiteitsdienst Onderwijs en Onderzoek - Functiedomein Onderwijs - Team Studentenadministratie worden voorgelegd. 

Op officieel verzoek van politie en gerecht (gericht aan Universiteitsdienst Mens en Organisatie - Functiedomein Bestuur, Juridische zaken en Compliance) kunnen persoonsgegevens van (kandidaat-)studenten worden meegedeeld.

Inzage en correctie

Elke (kandidaat-)student kan verzoeken om inzage en correctie van de persoonsgegevens die de UGent over hem/haar bewaart d.m.v. het aanvraagformulier.

Aanvragen tot inzage en correctie hebben betrekking op de door de UGent structureel in bestanden opgeslagen gegevens, niet op de inzage en correctie van individuele dossiers.

Binnen 30 dagen na ontvangst van uw aanvraag zal u een antwoord ontvangen.

Om zekerheid te verkrijgen over de gegrondheid van een aanvraag of de identiteit van een aanvrager kan de UGent om aanvullende informatie vragen.

De UGent behoudt zich het recht voor om, mits gemotiveerde redenen, geen gevolg te geven aan uw aanvraag. Dit is bijvoorbeeld wanneer uw aanvraag kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Voor verdere vragen over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy of indien u meent dat uw persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door de UGent kan u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming of Data Protection Officer van de UGent via privacy@ugent.be

Indien u meent dat er onvoldoende gevolg werd gegeven aan uw verzoek of klacht, kan u zich wenden tot de Vlaamse toezichthouder. Dit kan op volgende contactgegevens:

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 553 50 47
Contact

Contact

Team Studentenadministratie