Helpdesk Huisvesting

FAQ en eerste hulp bij kameraanvragen Universitaire Homes

Te ondernemen stappen?

Voorbereidende informatie?

Technische problemen bij de kameraanvraag?

"101"

Vaak voorkomende problemen

Hardnekkige problemen: Q&A

Nazicht en vervolledigen van de kameraanvraag

Wijzigingen na de aanvraag?

Alle helpdesks op een rijtje

Verloop van de kameraanvraag, toewijs en wachtlijst

Te ondernemen stappen?

In volgorde dien je deze stappen te ondernemen:

1. Neem de informatie op onze webpagina's grondig door. * 
2. Maak een account aan en bevestig je e-mailadres. 
3. Controleer je persoonsgegevens en vul aan.
4. Vul een gsm-nummer in.
5. Geef een adres op. Duid bovenaan aan dat dit je correspondentieadres is.
6. Bevestig jouw registratie.
7. Valideer bij voorkeur jouw account met je eID of Itsme. Indien je dit niet doet, kan je steeds verder (er is steeds een optie om verder te gaan zonder) en zal je dit later moeten doen.
8.  Start de registratie van de (vermoedelijke) opleiding voor volgend academiejaar. *
   • (Indien niet via eID of Itsme-koppeling reeds ingevuld: geef je voorgeschiedenis in.)
   • (Indien niet via eID of Itsme-koppeling reeds ingevuld: indien reeds in je bezit: laad je diploma op. Dit kan uiteraard nog niet als je nog niet bent afgestudeerd. Als je dit correct hebt aangeduid, kan je perfect verder zonder deze stap)
   • Laad (indien je nog geen diploma hebt), een bewijs van je huidige inschrijving (secundair of hoger onderwijs) op, of sla deze stap over indien je dit later wil doen
   • Bevestig jouw voorgeschiedenis.
   • Kies het volgende academiejaar en zoek jouw (vermoedelijke) richting. *  
   • Vervolledig jouw talenkennis.
   • Geef een bankrekeningnummer op (type: "Studiegeld").
   • Vervolledig desgewenst de statistische gegevens voor onderzoek.
   • Geef desgewenst aan of je flexibel zal studeren of een speciaal statuut wenst aan te vragen.
   • Vervolledig desgewenst de statistische gegevens voor onderzoek.
   • Controleer je gegevens, bevestig je gender en kies een foto voor je studentenkaart
   • Leg je inschrijving voor
     • Mogelijks krijg je onderstaande melding. De inschrijving is nog niet compleet maar voor een kameraanvraag is dit ook niet noodzakelijk.
     • Als alles goed is verlopen, zou je onder de tab 'Inschrijving' een opleiding bij het academiejaar 2024-2025 moeten zien staan.
9. Vanaf 1 maart:
   1. Zoek onder volgend academiejaar (AJ 25-26) de module voor "Kameraanvragen".
   2. Lees de (verouderde) landingspagina grondig na. Je vindt alle info op ugent.be/kameraanvraag 
      Indien je echter geen landingspagina ziet er vermeld staat "Je bent er bijna", ben je stap 8 (hierboven) vergeten.
      • Duid in geen geval aan dat je een hogeschoolstudent met functiebeperking bent indien dit niet het geval is.
   3. Kies om een nieuwe aanvraag voor een kamer/kamer plus/studio of voor een tweepersoonsflat (koppels) in te dienen. Je kan na het vervolledigen van de ene ook de andere nog starten indien gewenst.
   4. Duid - indien dit gevraagd wordt - aan of je (bijna-)beursstudent zal zijn, dit wil laten onderzoeken of niet in aanmerking komt.
      
      • Dit kan nog steeds gewijzigd worden, of later berekend. Deze melding - indien aanwezig - is louter indicatief.
      • Je krijgt via e-mail de nodige instructies, of je vindt deze verder op deze pagina ook opgesomd.
   5. Selecteer de type wooneenheden waarvoor je in aanmerking wil komen.
   6. Versleep de homes in de volgorde van jouw voorkeur.
      • Indien we een kamer toewijzen, en jouw eerste voorkeur is niet beschikbaar, gaan we kijken naar de tweede voorkeur (etc.).
   7. Indien je "kamer" als optie hebt aangeduid, kan je desgewenst 1 of twee homes uitsluiten.
      • Lees hier de verschillen nog even na.
   8. Indien je een functiebeperking hebt of begeleiding wil geven aan studenten met een functiebeperking, duid dit aan.
   9. Laat het veld "opmerkingen" leeg, tenzij je een gegronde (medische) reden hebt.
      • Met diepgaandere voorkeuren dan bovenstaande opties (voorkeuren homes) zal geen rekening worden gehouden.
   10. Ga akkoord met het intern reglement, de principes rond annuleringen en bevestig dat je de aan jou toegestuurde e-mails zal opvolgen.
   11. Dien je aanvraag in.
   12. Indien je interesse hebt om je in te zetten als preventiestudent, dan kan je dit registreren (geen verplichting, maar deze biedt een nuttige EHBO-opleiding, spannende brandweeropleiding, een certificaat van participatie en een eenmalige vergoeding van min. 150 euro aan). Je kan je later nog bedenken, dit is louter indicatief.
   13. Bevestig alle gegevens (je krijgt hiervan een afschrift via e-mail).
   14. Je komt op de overzichtspagina met alle huisvestingsaanvragen (meestal slechts 1 uiteraard). Controleer of de status "ingediend" bij je aanvraag staat: in dit geval kan je zelf niets meer wijzigen in je aanvraag. Zie verder op deze pagina naar sjablonen om aanpassingen via e-mail aan ons door te geven.
   15. Bovenaan de overzichtspagina staat een blauwe infobalk. Je vindt er de dienstverlening van de Sociale Dienst terug. Voor jouw huisvestingsaanvraag kan je desgewenst prioriteit aanvragen.
       Als je dit vergeten bent, of deze brengt je tot een foutmelding, kijk dan verder op deze pagina om deze op een later tijdstip alsnog in te dienen.
   16. Volg je e-mails goed op.
       • Indien je documenten moet bezorgen, dan verwittigen we je via e-mail.

(*) Voorbereidende informatie

Prioriteit?

1. Beursstudenten en bijna-beursstudenten krijgen een hogere prioriteit dan niet-beursstudenten. 
   • TIPS
     1. De benodigde gegevens zullen na de kameraanvraag aan de Sociale Dienst bezorgd kunnen worden.
     2. Je komt de URL van het nieuwe programma van de Sociale Dienst sowieso tegen na je kameraanvraag in OASIS. 
     3. Dien eerst je kameraanvraag in. Volg je e-mails goed op en dien je vraag voor prioriteit in via het nieuwe programma van de Sociale Dienst nadat je de bevestigingsmail hebt nagelezen.
2. Een student, die zich voor de 1e keer inschrijft aan een instelling voor hoger onderwijs (=generatiestudent), krijgt een hogere prioriteit dan een ouderejaarsstudent.
   • Dit hoef je niet te bewijzen.

Onzeker?

1. Aanpassen van je homevoorkeuren
   • is mogelijk tot twee weken na je kameraanvraag.
   • Sluit dus gerust aan op een bezoekdag en dien alvast je kameraanvraag in op 1 maart
   • Stuur bij het wijzigen van je volgorde van voorkeurhomes dit ingevulde sjabloon naar accommodatie@ugent.be.
2. Annuleren van je kameraanvraag 
   • is steeds mogelijk en zonder kosten tot midden juni.
   • is steeds mogelijk en zonder kosten indien je je uiteindelijk niet inschrijft aan de UGent, ook na midden juni (voor je contract ingaat).
   • Je kan je aanvraag niet zelf aanpassen in OASIS. Gebruik de sjablonen onderaan de pagina.
   • TIP: plaats 15 juni in je agenda om wijzigingen of annuleringen tijdig door te geven.
3. Aanpassingen aan je studiekeuze:
   • zijn steeds mogelijk tot je definitieve inschrijving aan de UGent (vanaf begin augustus tot start academiejaar).
   • ook voor studies met ingangsexamens of ijkingstoetsen, kan je steeds aanpassen tot je definitieve inschrijving: dit heeft geen weerslag op je huisvestingsaanvraag.
   • Je kan je voorlopige inschrijving zelf aanpassen in OASIS. Hou er rekening mee dat je wel een nieuwe UGent-inschrijving registreert.

(Technische) problemen bij de kameraanvraag?

"101"

• Open een incognito-venster in (bij voorkeur) Chrome.
• Kopieer deze link in je nieuwe incognito-venster: https://oasis.ugent.be/oasis-web/registratie?target=kamer .
• Volg de "te ondernemen stappen" zoals hierboven worden opgesomd en sla zeker geen modules over.
• Lees alle informatie in OASIS vanaf het begin zeer grondig na en sla geen velden over. De ontbrekende factor zit mogelijk in een klein aan te duiden vinkje.

Vaak voorkomende technische problemen:

1. eID geblokkeerd of PIN-code vergeten:
   • Bij het aanmaken van een account: kies om een account aan te maken via e-mail (rechts, onderaan de pagina).
   • Bij het opnieuw inloggen: contacteer helpdesk.oasis@ugent.be.
2. Wachtwoord vergeten?
   • Reset je wachtwoord
3. "Je bent er bijna"-melding:
   • Controleer dat je het juiste academiejaar hebt geselecteerd (waarvoor je huisvesting wil aanvragen!).
   • Start stap "8" van de "te ondernemen stappen", zoals hierboven vermeld.
   • Duid in geen geval aan dat je een student bent aan de hogeschool indien dat niet het geval is. Jouw aanvraag zal in dat geval immers worden geweigerd.
4. Bankaccount ontbreekt:
   • Zoek "Bankrekeningen" onder "Mijn Oasis" en registreer een (nieuwe) bankrekening onder het type "Studiegeld"
5. "Identiteit is nog niet gevalideerd":
   • Je kan deze stap voor enkele weken overslaan. Er is sowieso een knop om verder te gaan zonder te valideren.
   • Volg zeker je e-mails goed op: je zal gevraagd worden om een kopie van je ID-kaart te bezorgen.

Andere of hardnekkige problemen:

• Live Q&A chat tijdens de beginperiode (maart) van de kameraanvragen:
• Live Q&A chat, elke donderdag van februari tot midden juli, via TEAMS (geen installatie nodig), en dit telkens om 12 uur.
  • Elke donderdag, 12u00  
• Of mail naar Afdeling Huisvesting via dit sjabloon  

Nazicht, vervolledigen en opvolging van je kameraanvraag

IMPORTANT NOTICE for international students within an exchange, degree, training, or PhD program (applications from 01.05.2024 onwards).

Due to a technical error, you were forwarded to this page. You do not need to check any of these options (even if your confirmation mail forwards you to this page). 
You will given the right priority through your enrolment/admission/letter of invitation automatically (which is different for local students, whom have to apply through the Social Service Platform).

As a result of this technical error, a lot of information in your summary email is not applicable to you. Ignore everything from "Kindly check whether the following steps...."

Voor lokale studenten (toekomstige inschrijving voor een Bachelor of Masterdiploma via diplomacontract):

Ga volgende stappen na om je kameraanvraag te vervolledigen en op te volgen

Na jouw aanvraag voor een wooneenheid in de universitaire homes of residenties zal je een e-mail ontvangen op het geregistreerde e-mailadres.

Kijk je persoonlijke gegevens goed na en verbeter in OASIS indien nodig!
Indien je nog wijzigingen wil doorvoeren aan je homevoorkeuren, dan dien je deze door te geven via mail. Je vindt het sjabloon terug onder de sectie "problemen en wijzigingen van de kameraanvraag".

Ga ook even na of volgende stappen voor jou van toepassing of belang kunnen zijn én of je interesse hebt:

• Prioriteit (voorrang) aanvragen (via formulier studiefinanciering op studentenportaal)
  

  Je kan prioriteit aanvragen bij de toekenning van je kamer/kamer+/studio in de Universitaire homes.
  Je kan voorrang krijgen als (bijna) beursstudent of op uitzonderlijke sociaal-financiële omstandigheden.

  Dien je aanvraag prioriteit in via het studentenportaal van de Sociale Dienst.
  Start je dossier op binnen de 14 dagen na het indienen van je kameraanvraag.

  
  
• Is het moeilijk om de studiekosten te dragen?
  Studeren kost geld. De Sociale Dienst kan een simulatie maken van je recht op een studietoelage van de Vlaamse overheid en/of studiefinanciering van de Sociale Dienst UGent.

Er zijn bepaalde financiële ondersteuningen:

• Studietoelage van de Vlaamse overheid
• Studiefinanciering van de Sociale Dienst

Bij een aanvraag prioriteit onderzoekt de Sociale Dienst voor jou waar je recht op hebt.
Je zal in het studentenportaal van de Sociale Dienst de simulatie kunnen raadplegen.

• Aangepaste wooneenheid wegens functiebeperking
  Indien je hebt aangegeven aangepaste huisvesting nodig te hebben wegens een motorische beperking, sensoriële beperking, chronische ziekte, … vul dan binnen de 14 dagen het formulier in dat je vindt op https://forms.office.com/e/EsA1Nzaxg4.
  Het team student & functiebeperking verwerkt de aanvragen en wenst hiervoor meer informatie in functie van een mogelijke prioritaire toewijzing.

• Kandidaat omkaderingsstudent
  Omkaderingsstudenten worden ingezet  als assistenten van studenten met een functiebeperking die gehuisvest zijn in Home Vermeylen en Bertha. Ze voeren kleine taken uit zoals iemand in een andere rolstoel zetten, cursusmateriaal nemen… Hulp bieden aan studenten met een functiebeperking is een boeiende en leuke ervaring.
  Wil je een omkaderingsstudent worden of heb je interesse? Vul dan volgend formulier in zodat een collega van het team student en functiebeperking je kan aanschrijven:
  https://forms.office.com/e/yeYtbvpL21
  
  

• Kandidaat preventiestudent
  Als preventiestudent speel je een cruciale rol in het bevorderen van het welzijn van medestudenten. Je werkt samen met een team van toegewijde studenten en professionals om verschillende preventie-initiatieven op de campus te ondersteunen en zo bij te dragen aan een positieve studentenervaring en een veilige leeromgeving. Wil je preventiestudent worden? Je kan je interesse hier te kennen geven: https://forms.office.com/e/SGzRQ37rhS
  In OASIS vergeten wat het allemaal inhoudt? Je leest er alles over op https://www.ugent.be/student/nl/meer-dan-studeren/wel-in-je-vel/preventiestudenten.

• Verdere correspondentie, timing en kamertoewijzing
  Alle correspondentie (huurfacturen, huurcontract e.a.) wordt verstuurd naar het in Oasis geregistreerde e-mailadres. Let wel, van zodra je over een UGent-account beschikt, wordt jouw UGent-mailadres standaard. Controleer regelmatig jouw UGent-mailbox. Mocht er een probleem zijn met jouw aanvraag, dan zal sturen wij jou een e-mail. Eens jouw kameraanvraag compleet en door onze diensten verwerkt is, mag je (eveneens) een bevestigingsmail verwachten.

  Nieuws over jouw kameraanvraag (wachtlijst of toewijzing) mag je verwachten in de laatste week van juni. Dit is ruim een week voor de bekendmaking van de examenresultaten en dus het moment waarop vele kamers vrijkomen, zowel bij de UGent als op de private kamermarkt. 

  TIP: Plaats 15 juni in jouw agenda om wijzigingen of annuleringen tijdig door te geven!

  Tot 15 juni kan je sowieso GRATIS je kameraanvraag annuleren. Vergeet dit zeker niet ook na te gaan als je ook nog aanvragen hebt ingediend bij andere hogescholen, universiteiten en/of private verhuurders!

  Weet dat je ná 15 juni een annuleringsvergoeding moet betalen, als jou dan een kamer wordt toegewezen en je die toch niet wenst. Belangrijk om weten is dat, zolang je op de wachtlijst staat, annuleren GRATIS blijft.

  Kijk voor een verder verloop en inschatting (volgens de academische kalender) de planning na bij "Algemeen verloop van de kameraanvragen, toewijzing en wachtlijst".

Problemen en wijzigingen van de kameraanvraag

1. Geen bevestigingsmail
   • Stuur dit ingevulde sjabloon naar accommodatie@ugent.be.
2. Wijzigingen en annuleren

• Je kan je aanvraag gratis annuleren via dit sjabloon. Annuleren is sowieso steeds gratis tot 15 juni.
• Volgorde home-voorkeuren wijzigen

• Stuur dit ingevulde sjabloon naar accommodatie@ugent.be. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven tot twee weken na het indienen van je aanvraag.
• Registratie rond preventiestudenten (bevestigingsmail)

Dit is een vaak voorkomende time-out fout (onze bevestigingsmail was net iets te snel de deur uit).

Je hoeft je geen zorgen te maken: wat in OASIS geregistreerd en te lezen staat, wordt meegenomen.

 3. Aanvraag voor prioriteitsonderzoek/beursinschatting/prioriteit voor een home vergeten te vervolledigen

Klik hier om prioriteit aan te vragen of je beursstatus voor volgend jaar te laten onderzoeken.

Opgelet: door de drukte lijkt de app van onze collega's gecrasht te zijn. Als je kameraanvraag reeds ingediend is, vormt dit geen probleem. Probeer gewoon later even opnieuw.

• Bezorg ontbrekende stavingsdocumenten aan de Sociale Dienst binnen de 14 dagen na het indienen van je vraag tot prioriteit.

 4. Status opvolgen van mijn dossier

• Log in op OASIS en lees de status af naast jouw aanvraagnummer. Volg je e-mails goed op: je krijgt een melding als er documenten ontbreken.

 5. Zelf nog een vraag stellen

• Stuur dit ingevulde sjabloon naar accommodatie@ugent.be.

Alle (relevante) helpdesks op een rijtje

1. Technisch gebruik van OASIS
   • helpdesk.oasis@ugent.be
   • 09 264 98 08
2. Vragen over curriculum, examenresultaten, masterproef
   • Facultaire studentenadministratie 
   • (contact verschilt per faculteit)
3. Vragen over her-inschrijving, studiegeld, persoonsgegevens, attesten
   • Afdeling Studentenadministratie en Studieprogramma's 
   • Live chat
4. Vragen over de kamertypes, huurprijs, huurovereenkomst., niet op deze FAQ voorkomende problemen...
   
   • Live Q&A chat, elke donderdag van februari tot midden juli, via TEAMS (geen installatie nodig), en dit telkens om 12 uur
     • Donderdag, 12u00  
   • Mail naar Afdeling Huisvesting (sjabloon) 
   • 09 264 71 00 (8-12u & 13-20u)

Algemeen verloop van de kameraanvraag, toewijs en wachtlijst

Kameraanvraag indienen

• Tot en met 1 mei kan je een kameraanvraag indienen. Hierbij wordt binnen elke prioriteitsgroep het principe van first come first served Je krijgt prioriteit als generatiestudent boven ouderejaarsstudenten, en als (bijna-)beursstudent boven niet-beursstudenten.
• Aanvragen na 1 mei kunnen uitsluitend nog prioriteit verkrijgen na een individueel dossieronderzoek van de Sociale Dienst.
• Controleer op de dag van je aanvraag je bevestigingsmail grondig en volg deze op.
• Indien je prioriteit aanvraagt, bezorg dan binnen de 14 dagen na je aanvraag je aanvraagformulier voor prioriteit aan de Sociale Dienst.
• Indien de Sociale Dienst een gesprek wenst of indien er documenten ontbreken, zal je via e-mail verwittigd worden.

(Gratis) annuleren van de kameraanvraag

• Tot en met 15 juni is annuleren sowieso gratis. Gebruik hiervoor dit sjabloon.
• Annuleren is daarna in nog twee gevallen gratis:
  • indien je je uiteindelijk niet zal inschrijven voor een UGent-opleiding.
  • indien we jou nog geen huurovereenkomst via e-mail gestuurd hebben.
• Voor een annulering nadat we je een huurovereenkomst toegestuurd hebben, rekenen we een administratieve kost aan van 100 euro.

Prioriteitsonderzoek

Klik hier om prioriteit aan te vragen of je beursstatus voor volgend jaar te laten onderzoeken.

Opgelet: door de drukte lijkt de app van onze collega's gecrasht te zijn. Als je kameraanvraag reeds ingediend is, vormt dit geen probleem. Probeer gewoon later even opnieuw.

• Start binnen de 14 dagen na je kameraanvraag je prioriteitsaanvraag bij de Sociale Dienst.
• Indien de Sociale Dienst een gesprek wenst of indien er documenten ontbreken, zal je via e-mail verwittigd worden.
• Ben je beurs- of bijnabeursstudent, krijg je 4 weken na het indienen van je aanvraag een antwoord. Ofwel konden wij jou een kamer toewijzen en krijg je een huurcontract, ofwel berichten wij jou dat jouw aanvraag op de wachtlijst staat.
  
  Let op! De antwoordtermijn van 4 weken is enkel haalbaar als je (1) aansluitend op je aanvraag voor een kamer, jouw voorrang als beurs- of bijnabeursstudent aanvraagt bij de Sociale Dienst en (2) tijdig alle nodige bewijsdocumenten bij de Sociale Dienst indient.

 Bekendmaking toewijs/wachtlijst

• In de laatste week van juni, een week voor de bekendmaking van de examenresultaten en dus het moment dat de meeste wooneenheden vrijkomen (in de homes, residenties als private markt), sturen we de contracten op en maken we de wachtlijst bekend. Zelf eerder informeren naar de stand van zaken/inschatting is helaas nutteloos: de meeste kamers toewijzen kan pas als deze zijn vrijgekomen, en dit is logischerwijze bij de bekendmaking van de punten.
• De wooneenheden worden toegewezen volgens de opgegeven voorkeuren: pas als er geen wooneenheid beschikbaar is in de home van de eerste voorkeur, wordt naar de (eventueel opgegeven) volgende voorkeur gekeken. Indien er geen verdere voorkeur is, wordt de aanvraag op de wachtlijst geplaatst en de vrije eenheden aan de volgende student aangeboden.
  De voorkeuren wijzigen is mogelijk tot 2 weken na je kameraanvraag.
• Je krijgt 1 week de tijd om een toegestuurd contract te ondertekenen en ons terug te bezorgen. 
  Doe je dit niet, dan wordt jouw huurovereenkomst onherroepelijk geannuleerd en kennen we jouw aangevraagde kamer toe aan iemand op de wachtlijst.
• Je kan je progressie op de wachtlijst opvragen aan ons onthaal om je kansen goed in te schatten.

Vooruitgang wachtlijst

• Kamers van geannuleerde huurovereenkomsten en afzwaaiende huidige huurders worden doorlopend toegewezen aan de wachtlijst.
  Je kan je progressie op de wachtlijst wekelijks opvragen via ons onthaal.
• In de eerste week van juli worden examenresultaten van de eerste zittijd bekendgemaakt. De aangevraagde kamers van studenten die op dit momenten afstuderen, kennen we toe aan aanvragers op de wachtlijst.
• In de tweede week van juli kunnen kamers van geannuleerde aanvragen vrijkomen, die toegekend worden aan aanvragers op de wachtlijst.
• In de tweede week van september worden examenresultaten van de tweede zittijd bekendgemaakt. De aangevraagde kamers van studenten die op dit momenten afstuderen, kennen we toe aan aanvragers op de wachtlijst.
• Ook tijdens het jaar kunnen studenten beslissen om te heroriënteren naar bijvoorbeeld een andere universiteit of hogeschool. Ook dan wijzen we de vrijgekomen kamers toe aan de wachtlijst. Vraag regelmatig jouw plaats op de wachtlijst op aan ons onthaal.
• Lees alle info nog even na op ugent.be/wachtlijsthomes

Start huurovereenkomst & start academiejaar

• Op 21 september starten de huurovereenkomsten: vanaf die dag (en niet vroeger) zal je over je wooneenheid beschikken.
  Informatie zal stelselmatig worden meegedeeld op deze webpagina.
• Op 23 september start het nieuwe academiejaar.