Compensatie bij niet vertrek na eerder gegeven toelating
Financiële compensaties kunnen enkel gegarandeerd worden indien is voldaan aan volgende voorwaarden:
- Je kreeg aanvankelijk een bericht met de expliciete toestemming van de faculteit, international@ugent.be of actueel@ugent.be dat je op uitwisseling kon vertrekken. De status van je uitwisselingsaanvraag in OASIS is geen bewijs dat je een finale toelating kreeg.
- Je kreeg vervolgens een bericht van je faculteit, international@UGent.be, actueel@ugent.be of je gastinstelling dat de eerdere toelating/aanvaarding voor je uitwisseling werd ingetrokken. Dit kan gaan om diverse externe en uitzonderlijke redenen: sluiten grenzen, oorlog, natuurrampen, negatief reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken, sluiten partnerinstelling of stageplaats… OPGELET! Persoonlijke force majeur en dus een persoonlijke beslissing om niet te vertrekken of terug te keren omwille van ziekte, sterfgeval, slechte examenresultaten, niet bekomen visum, niet vinden van accommodatie… enz. tellen niet mee.
- Je mogelijke gemaakte reis- en verblijfskosten werden niet vergoed door een andere instantie (bv. terugbetaling ticket/uitgave voucher vanwege luchtvaart-/treinmaatschappij, verzekering, andere compensaties...).
Je vraagt een terugbetaling van je reële kosten met een maximum van 4500€
- Zoek de mail van actueel@ugent.be, je faculteit of je gastinstelling dat de toelating voor je uitwisseling werd ingetrokken.
- Verzamel alvast voor jezelf de bewijsstukken van je gemaakte reis- en verblijfskosten kosten (factuur kot, betalingsbewijs…).
- Contacteer international@ugent.be en dit ten laatste 2 maanden na gepland vertrek.
- Je krijgt verdere instructies en informatie over de verder te zetten stappen.
Compensatie bij terugroepen door UGent
Hier wordt geval per geval bekeken wat de compensatie voor gemaakte kosten is naargelang de specifieke omstandigheden. Mogelijke compensaties kunnen slaan op:
- Omboeken/nieuwe reservering vervoer
- Betaling resterende huur duur verblijf
- Mogelijke kosten verzenden/stockeren persoonlijke spullen bagage