Aanvraagprocedure

Alle studenten*, ingeschreven aan de UGent, die in het kader van hun studies naar het buitenland (of naar de Franstalige Gemeenschap) gaan, dienen een uitwisselingsaanvraag aan te maken via de Oasis website (ga naar academiejaar van je uitwisseling en kies ‘Uitwisseling’ onder ‘Curriculum’).

Registratie is een belangrijke voorwaarde voor:

erkenning (buitenlandse studiepunten worden overgenomen in je curriculum)
vermelding van buitenlandse ervaring op het Diploma Supplement
in aanmerking te komen voor beurzen en financiële ondersteuning

* UITZONDERING: wanneer de opleidingsonderdelen die worden opgenomen aan de partnerinstelling in het buitenland in de UGent-studiekiezer opgenomen staan én er met de gastinstelling een akkoord is over gezamenlijke diplomering. Meer info bekom je via je faculteit.

Aanvraag

Informeer bij je faculteit naar de mogelijke bestemmingen. Je kan enkel op uitwisseling gaan naar instellingen waarmee een akkoord bestaat voor studentenuitwisseling behalve voor specifieke mobiliteitsdoelen (Mobiliteitsgegevens incl. mobiliteitsdoel).

De aanvraag bestaat uit volgende elementen:

Mobiliteitsgegevens incl. mobiliteitsdoel

Cursussen (incl. bachelor-/masterproef): je volgt een aantal cursussen aan een buitenlandse instelling of werkt aan je bachelor-/masterproef onder begeleiding van een promotor aan de buitenlandse instelling. Akkoord voor studentenuitwisseling altijd verplicht;
Stage: de cursus ‘stage’ wordt erkend binnen je curriculum en wordt in het buitenland gevolgd. Informeer bij je faculteit of je beperkt bent tot instellingen waarmee een akkoord voor studentenuitwisseling bestaat;
Klinische stage: je loopt stage in een klinische praktijk verbonden aan een buitenlandse onderwijsinstelling. Akkoord voor studentenuitwisseling altijd verplicht;
Onderzoek: desk research, veldwerk, labowerk… Je brengt, met goedkeuring van je Gentse promotor, een periode door in het buitenland in het kader van je bachelor-/masterproef. Je schrijft je bachelor-/masterproef in Gent maar een praktisch gedeelte van je onderzoek doe je in het buitenland. Informeer bij je faculteit of je beperkt bent tot instellingen waarmee een akkoord voor studentenuitwisseling bestaat;
Summer School: tijdens de zomer/winter volg je een intensieve cursus in het buitenland en je wil hiervoor erkenning (bijv. Summer School kan erkend worden als keuzeopleidingsonderdeel). Informeer bij je faculteit of je beperkt bent tot instellingen waarmee een akkoord voor studentenuitwisseling bestaat;
Blended programma van korte duur: je neemt deel aan een blended programma van korte duur (een online luik in combinatie met een korte mobiliteit) georganiseerd door een partnerinstelling. Akkoord voor studentenuitwisseling altijd verplicht. Vul bij verblijfsperiode de periode van je verblijf in het buitenland in;
Andere: je gaat naar het buitenland in een kader dat hierboven niet vermeld werd.

Motivering

Ga na bij je faculteit wat de richtlijnen zijn m.b.t. motivering.

Taalkennis

Je dient sowieso je kennis van het Nederlands, Engels aan te duiden (taalbewijs is optioneel) en eventueel de taal van het gastland.

Contactpersoon

Dit is een contactpersoon (vader, moeder, vriend(in)...) die in geval van nood gecontacteerd kan worden.

Learning Agreement

Het learning agreement wordt gegenereerd op basis van je curriculum in uitwisseling bij de uitwisselingsaanvraag. Ga na bij je faculteit of je een voorstel van curriculum in uitwisseling moet opstellen voor elke initiële uitwisselingsaanvraag of enkel voor de uitwisselingsaanvraag die geselecteerd wordt nadat je hierover bericht heb gekregen.

Voor studies kan je het learning agreement initiëren via documenten in Oasis, in het geval van stages is er een apart template beschikbaar.

Documenten

In de loop van de procedure kan je documenten opladen via de tab documenten. Bij de initiële aanvraag hoef je hier geen documenten toe te voegen.

Verloop procedure

Selectie: na de facultaire deadline voor het indienen van uitwisselingsaanvragen, zal de faculteit één bestemming selecteren.
Learning agreement: Dit is een formeel document dat door drie partijen ondertekend dient te worden (UGent, student en de gastinstelling). Het learning agreement wordt gegenereerd op basis van het curriculum in uitwisseling bij de uitwisselingaanvraag. Indien je geen learning agreement hebt samengesteld bij je initiële aanvraag (ga de richtlijnen na die gelden voor jouw faculteit), moet dit gebeuren na selectie. Het learning agreement for studies kan je afdrukken via documenten in Oasis, gebruik voor traineeships steeds het officiële template.
Online learning agreement Erasmus Without Paper: voor uitwisselingen in kader van Erasmus+ studies wordt het learning agreement online opgesteld en ondertekend. Na ingave van het studieprogramma via curriculum in uitwisseling en goedkeuring door de faculteit kan je het learning agreement digitaal ondertekenen. Vervolgens wordt het automatisch doorgestuurd naar de partner ter ondertekening. Indien de partner ondertekend of opmerkingen heeft, kan je dit opvolgen via documenten van de uitwisselingsaanvraag. Je wordt ook op de hoogte gehouden via een automatische mail vanuit Oasis.
Nominatie bij gastinstelling (uitwisselingen in kader van akkoord): je geselecteerde aanvraag wordt gecontroleerd door de afdeling Internationalisering. De afdeling Internationalisering nomineert je bij de gastinstelling (in sommige gevallen staat de faculteit hier voor in). Na deze nominatie ga je zelf na wat modaliteiten zijn m.b.t. procedures en deadlines bij de gastinstelling.

Contact

Afdeling Internationalisering
International Support Team
international@ugent.be

Tip: raadpleeg het stappenplan met praktische info en tips via de stap voor stap op de overzichtspagina.